ハローワークが紹介状を発行する理由ともらい方の説明

転職活動

就職・転職活動でハローワークの求人に応募するときには「紹介状」が必要になります。

でも「紹介状って何?」とか「なぜ紹介状が必要なのか?」と疑問に思う方もいますよね。

ここではハローワークが発行する「紹介状」についての説明をしていきます。

ハローワークを利用する際の参考にしてください。

 

ハローワーク求人の応募に紹介状が必要になる理由

インターネットの求人サイトや就職情報誌の求人に応募するときには紹介状は必要ありません。

でもハローワークの求人に応募するときには紹介状が必要になります。

何が違うのでしょうか?

 

 

これは雇用関係の助成金が関係していると思われます。

企業がハローワークに求人を出して助成金の対象となっている人を採用すると、国(厚生労働省)から助成金がもらえるのですね。

助成金の対象となるのは主に高齢者、若年者、障害者などです。

ハローワークが紹介状を発行しているのは、その証明書として応募者に持たせて企業に渡しているのです。

 

直接企業に電話して応募することはできる

実際にハローワークに掲載されている求人は、ハローワークを通さずに直接企業に電話して応募することもできます(よくあるご質問Q4)。

しかし、この場合はハローワークを通していないため、企業は助成金をもらえなくなってしまいます。

助成金と関係のない求人なら応募できますが、関係がある場合は「ハローワークから紹介状をもらって応募してください」といわれると思います。

 

助成金と関係のない求人もたくさんありますが、ハローワークではすべての求人に対して紹介状を発行してくれます。

ちなみに紹介状は正社員や派遣・契約社員、パート・アルバイトなどすべての雇用形態で発行しています。

 

紹介状があると採用されやすくなる?

ハローワークから紹介状を発行してもらえると、採用されやすくなるのかというと?

実際にはそんなことはありません。

ハローワークの紹介状を企業に提出しても不採用になることはあります。

 

企業は人を募集するときは、例えばリクナビなどの転職サイトやハローワークや求人情報誌などのいろんな求人媒体に自社の求人を掲載します。

例えば、転職サイトとハローワークに同じ求人が掲載されることがありますが、応募者はどちらから応募しても、選考で有利・不利になることはありません。

「転職サイトよりもハローワークで紹介状をもらって、ハローワークから応募した方が有利になる」ということはありません。

 

どの求人媒体から応募しても同じ

企業からすれば、応募者本人からの直接の申し込みよりも、ハローワークから紹介された人の方が、ある程度素性もわかっていて、安心して面接できるという面もあるかもしれません。

 

ただ書類選考や面接の結果は結局、応募者次第で決まります。

ですので転職サイトやハローワークなど、どこから応募しても変わりはありません。

転職サイトとハローワークの両方に求人が掲載されている時は、紹介状がいらない転職サイトの方が応募が簡単ですよね。

 

紹介状に書いてある内容

「ハローワークが発行する紹介状には何が書いてあるのか?」気になりますよね。

ここでは紹介状の内容を説明していきます。

紹介状はA4の用紙1枚で、表と裏に記載があります。

表と裏ともに、応募者が記入する欄はありません。

 

紹介状の表側

下が紹介状の表側です。

出典:ハローワークインターネットサービス

表側は、

「応募先の企業名や採用担当者名」「求人番号」「職種」「求人区分」「雇用形態」「求職者の氏名」「紹介状を発行したハローワーク」「ハローワークの担当者名」

などが掲載されています。

 

紹介状の裏側

下が紹介状の裏側です。

裏側は「選考結果通知」になります。

企業の採用担当者が合否の結果を記入するようになっています。

企業の採用担当者は面接が終わった後に、裏面に「採用した」「採用しなかった」の結果を書きます。

そしてハローワークにFAXで結果を送信するか、電話で結果を伝えます。

 

合否の結果はハローワークにも伝わる

書類選考や面接の合否の結果は、求人先の企業から応募者のところへ連絡が行きます。

また、その結果はハローワークにも伝わっています。

失業保険を申請していなければ、応募者からハローワークへ合否の結果を伝える必要はありません。

合否の結果が出た時点で企業からハローワークへ連絡がいきますので。

残念ながら不採用だったときは、またハローワークに行って別の求人を探しましょう。

 

紹介状の発行の流れ

ハローワークの求人に応募するときには紹介状が必要になります。

紹介状を発行してもらうには「ハローワーク受付票」を作成しておきましょう。

ハローワーク受付票を作成することによって、ハローワークのいろいろなサービスを利用することができます。

 

ハローワーク受付票のつくり方は下の記事をごらんください。

在職中だけど初めてハローワークへ行ってみた【登録の仕方を紹介】
「仕事を探すためにハローワークに行きたいけど、なんとなく怖いので行けない」という方もいますよね。そんな方のために、ここでは初めてハローワークへ行くときの最初の登録の手順などを紹介していきます。これから行こうとしている方は参考にしてください。

 

紹介状はハローワークへ行かないと発行してもらえません。

紹介状をもらうときには、紹介状が折れまがったり雨でぬれたりしないようにA4サイズの用紙が入るカバンや封筒やクリアファイルなど持って行くと便利ですよ。

 

求人応募の際に紹介状を発行してもらえます

ハローワークの所在地は下から確認してください。

全国ハローワークの所在案内

ハローワークの利用時間は8:30~17:15(平日)です。

それ以外に平日19時まで開いていたり、土曜日に開いているところもありますので調べてみてください。

土曜日に利用できるハローワークの所在地と営業時間
ハローワークは基本的に平日は利用できますが、土曜日・日曜日・祝日・年末年始は休みになります。しかし利用者が多い都市部では土曜日に開庁しているハローワークもあります。ここでは土曜日に利用できるハローワークの所在地と開庁時間をまとめてみました。

 

現在は、ハローワークにはマスクを着用していきましょう。

 

まずハローワークに設置されているパソコンで求人を探します。

そして応募したい求人を見つけたら、求人票をプリンターで用紙に印刷します。

求人票を総合案内の職員のところへ持って行き「この求人に応募したいのですが…」と伝えます。

 

番号札を渡されますので、順番が来るまで待ちます。

自分の番号を呼ばれたら担当の職員に「この求人に応募したいのですが…」と求人票を渡します。

職員から説明を聞いた後は、職員が求人の企業に電話をして応募する旨を伝えてくれます。

 

企業の採用担当者から「応募できますよ」という返事がもらえたら、その場で紹介状を発行してくれます(紹介状の本人控えももらえます)。

そして求人票と紹介状とその他履歴書の書き方などをもらって帰ります。

その後は応募書類を郵送して書類選考、または後日に面接となります。

これが一連の流れになります。

 

紹介状の郵送

「現在は、紹介状を受け取るためにハローワークへ行くのは抵抗がある」という方もいますよね。

その点に関してはハローワークへ相談してみてください。

 

ハローワークインターネットサービスの「求職者の皆様へ(求職申込み手続き等のご案内)」をごらんください。

そこに下の記載があります。

来所によらない手続きを希望される場合は、郵送による求職申込み手続きや電話による職業相談・職業紹介もご利用いただけます。

 

上の説明のように、「職業相談・職業紹介(紹介状の発行)」は電話でもできます。

ハローワークへ行かなくても、求人応募の際に紹介状は発行してもらえます。

くわしくは「求職者の皆様へ(求職申込み手続き等のご案内)」をごらんください。

 

紹介状は複数枚発行してもらえます

同時に複数の求人に申し込むときには、それにあわせて紹介状も複数枚発行してもらえます。

ハローワークによって発行枚数は違いますが、何枚も必要なときは職員に聞いてみましょう。

また紹介状をなくしてしまったり、汚れてしまったときは、また申し出れば再発行してもらえます。

 

紹介状は全国どこでも発行してもらえます

ハローワーク受付票があれば、どこのハローワークでも紹介状を発行してもらえます。

ハローワークは全国の求人を閲覧することができますし、自分の住んでいる地域以外の他の都道府県の求人にも応募することができます。

 

例えば大阪のハローワークのパソコンで東京の求人を閲覧したり、応募するための紹介状を発行してもらうこともできます。

また福岡に住所がある人が東京のハローワークを利用して東京の求人を閲覧したり、紹介状を発行してもらうこともできますよ。

所轄のハローワークで行わなければならないのは、雇用保険の申請のときです。

求人検索や紹介状の発行は全国どこのハローワークでもできます。

 

紹介状を郵送する際の注意点

ここでは紹介状を郵送する際の注意点を紹介していきます。

 

応募書類を封筒に入れる時の順番

基本的に転職活動で必要になる応募書類は、「履歴書」「職務経歴書」です。

その他には「送付状」と、ハローワークの求人に応募するときには「紹介状」が必要になります。

 

これらを封筒に入れる際には、上から、

「送付状」

「紹介状」

「履歴書」

「職務経歴書」

の順番でかさねて封筒に入れましょう。

 

応募書類は透明のクリアファイルにはさんでから封筒に入れて郵送してもかまいません。

応募書類や紹介状はなるべく折らずに封筒に入れて郵送しましょう。

 

送付状のつくり方は下の記事をごらんください。

送付状をパソコンで作成する方法と用紙に印刷するまでの手順を紹介
新卒の就職活動や転職活動の時は履歴書やESや職務経歴書などの応募書類と一緒に「送付状(そうふじょう)」も同封します。でも送付状の作り方がわからない方もいますよね。ここではパソコンを使った「送付状の作り方」を説明していきます。

 

紹介状を提出する期限

また紹介状には、紹介状を発行した「紹介日」が記載されています。

紹介状を発行してもらった後に履歴書などの応募書類の作成で何日かたってしまうと、「紹介日」と「応募書類を郵送した日」がズレてしまいます。

多少の日にちのズレは仕方がないと思いますが…

 

紹介状をもらったら、はやめに応募書類を作成して郵送するようにしましょう。

応募期限などはないですが、郵送が遅くなると、自分の応募書類が届く前に採用者が決まってしまうこともあります。

紹介状をもらったら、できれば3日以内、遅くても1週間以内には郵送するようにしたいですね。

 

書類選考があるときは、履歴書と一緒に紹介状を封筒にいれて応募先の企業に郵送します。

応募書類の郵送の仕方は下の記事をごらんください。

履歴書やESを郵送する際の封筒の書き方と郵送方法の説明
新卒の就職活動や転職活動では、志望する企業へ履歴書などの応募書類を提出します。しかし封筒の書き方や郵送の仕方がわからない方もいると思います。ここでは「応募書類を入れる封筒の書き方や郵送の仕方」を紹介します。就活や転職の際は参考にして下さい。

 

書類選考はなく、「面接に来てください」というときは、履歴書と一緒に紹介状を持参して企業の採用担当者に渡します。

応募書類を持参する方法は下の記事をごらんください。

履歴書やESを持参する方法と面接官への渡し方の説明
新卒の就職活動や転職活動では「会社説明会や面接のときに履歴書を持ってきてください」という企業があります。でも「履歴書を持参する方法がわからない」という方もいると思います。ここでは応募書類を持参するときのマナーや面接官への渡し方を説明します。

 

紹介状をもらった後に応募を辞退したいときの対処法

求人に応募するために紹介状を発行してもらったけど、気が変わって応募をやめるというときもあります。

その時の対応の仕方を説明します。

 

面接辞退の連絡は自分でおこなう

応募をやめるときは、求人の企業の採用担当者に自分で電話をして辞退することを伝えましょう。

ハローワークの職員は応募をするときに企業へ連絡はしてくれますが、辞退するときの連絡まではしてくれません。

特に面接日程を予約したときには企業の面接官も時間をあけて待っていますので、辞退する連絡を入れましょう。

 

書類選考がある場合、企業宛に応募書類が送らなければ「応募する意思がない」ということになります。

書類選考がある時も企業へ辞退の連絡をしたほうがいいですが、しなくても特に注意されることはないです。

 

基本的に紹介状を発行した後は、応募者とその企業との間で連絡をやりとりすることになります。

ハローワークに応募辞退することを電話で伝えてもいいですが、伝えなくても特に問題ありません。

 

面接のキャンセルの仕方は、下の記事を参考にしてください。

面接辞退をするときの企業への伝え方【電話の仕方やメールの例文】
新卒の就職活動や転職活動では、応募した企業の面接を辞退(キャンセル)することもあります。 面接を辞退する理由としては、 ・面接当日にはずせない用事ができてしまった ・他社に内定が決まった ・風邪などの体調不良で行けな...

 

応募しないときは紹介状はどうする?

応募を辞退したときは、発行してもらった紹介状はどうするか?

これに関してはハローワークから特に説明はありません。

 

心配なときは「応募は辞退しました」とハローワークへ電話連絡をして、その際に「紹介状をどうしたらいいのか?」聞いてもいいですね。

応募しないときには、次にハローワークへ行くときに紹介状を持って行って「応募は辞退しました」と職員に説明して返却してもいいですし、もう必要はないので自分で破棄してもいいと思います。

 

ただハローワークには紹介状を発行した履歴が残っています。

またハローワークへ行って新しい求人に応募するときに職員から「以前に応募した求人はどうなりましたか?」と聞かれると思います。

そのときは「~の理由で企業に面接キャンセルの連絡を入れました」と伝えておきましょう。

 

紹介状をもらっても応募を辞退することはできます。

辞退するときは、求人先の企業にことわりの連絡をしておけば、ハローワークから何も言われません。

 

しかし連絡なしに面接を無断欠席すると注意されることもありますので気をつけてください。

また一度応募を申し込んでから辞退すると、その求人は再度応募ができなくなります。

辞退するときはよく考えてからにしましょう。

以上になりますが、ハローワークが発行する紹介状に関する説明になります。

 

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このブログを書いている人

東京のとある企業で人事担当の仕事をしております。

応募者の面接担当を受け持つこともありますが、私自身もこれまで3度の転職経験があります。

応募する側と採用する側の両方の経験がありますので、それを生かしてこのブログでは転職希望者や新卒者に向けた情報を提供していきます。

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