【就活・転職】面接をキャンセルするときの電話・メール連絡の仕方

面接

新卒の就職活動や転職活動では、応募した企業の面接を辞退(キャンセル)することもあります。

面接を辞退する理由としては、

・面接当日にはずせない用事ができてしまった

・他社に内定が決まった

・風邪などの体調不良で行けなくなった

・面接を受ける気がなくなった

などがあります。

 

でも「面接を辞退するときにどうやって伝えたらいいか?」で悩む方もいますよね。

ここでは面接を辞退するときの電話やメールでの伝え方を紹介していきます。

 

面接を辞退するときは電話かメールか?

「面接を辞退したい」と思ったら、なるべく早めに企業の採用担当者に連絡して伝えましょう。

企業の採用担当者も面接の準備をして時間をあけて応募者が来るのを待っています。

無断欠席をされると時間がムダになり迷惑をかけてしまいますので、面接を辞退するときには必ず連絡をしましょう。

 

面接の辞退は基本的には電話をかけて採用担当者に伝えることをおすすめします。

面接辞退をメールで伝えてもいいのですが、メールだと相手の反応がわかりません。

面接辞退することを伝えても返信メールが返ってこなかったり、辞退する理由を聞きたいために折り返し電話をかけてくる場合もあります。

 

また採用担当者は面接辞退を了承する返信メールを送ってくれますが、そんなメール文をつくるのもひと手間かかります。

企業の採用担当者に電話をして面接辞退することを伝えて相手の了承を得たほうが、はやく済みますし確実です。

特に面接当日に都合が悪くなって行けなくなったときは電話で伝えた方がいいですね。

 

ただ面接日程の調整など企業との連絡は電話ではなく、すべてメールやネットでやり取りしているのであれば、面接辞退の連絡もメールやネットで伝えましょう。

 

企業に電話・メール連絡をする時間帯

企業に電話をする時間帯は、基本的には勤務時間帯なら、何時でもいいと思います。

平日の朝9時から夕方17時までの間は、電話をかければどの企業でも普通に電話対応してくれます。

 

その時間帯の中でも仕事始めの9~10時は、採用担当者もほかの業務で忙しい場合もあります。

そして昼休みの12~13時はゆっくりしたい時間です。

 

電話をするのは平日の午前10~12時、午後13~17時の時間帯がおすすめです。

特に急ぎの用事でなければ、その時間帯に電話をしてみましょう。

その時間帯なら採用担当者も気持ちに余裕を持って対応してくれると思います。

 

メールは個人宛ではなく企業宛のメールであれば、24時間いつでも送信OKです。

日中に送ってもいいですし、深夜や休日でも迷惑になりませんし失礼でもありません。

 

深夜などの勤務時間外に送信したメールは翌日の朝に企業の採用担当者が確認します。

メールを作成したら送り忘れないようにすぐに送信しましょう。

 

面接を辞退するときの電話での伝え方の例

面接を辞退するときの電話での言い方は、それほどむずかしくはありません。

 

まず応募した企業に電話をします。

それで「はい、〇〇会社です」と社員の方が電話に出ます。

 

そうしたら、

「私(わたくし)、○日○時から面接の予約を入れました○○(自分の名前)と申します。恐れ入りますが、採用担当〇〇様(もしくは採用担当者様)はいらっしゃいますでしょうか?」

と言いましょう。

 

電話に出た人が「採用担当ですね、少々お待ちください」と言います。

そして採用担当者に電話をかわってもらったら、

 

「私(わたくし)、○日の○時から面接の予約を入れました○○(自分の名前)と申します。誠に申し訳ありませんが、面接を辞退したいと思いまして、お電話いたしました」

と言いましょう。

 

それで採用担当者も「そうですか、わかりました」受け付けてくれるはずです。

そうしたら「よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします」といって電話を切りましょう。

 

風邪などの理由で当日に面接をキャンセルするときも、同じ言い方でOKです。

最終面接までいくと「面接を辞退する理由」を聞かれるかもしれません。

 

そのときの理由は自分で考えておきましょう。

辞退する理由は「他社に内定が決まりまして、そちらに入社を決めました」など正直に伝えてもかまいません。

でも「第一志望の企業に受かりまして…」などは言わない方がいいですね。

 

採用担当者が不在だったときは、ほかの社員の方に面接辞退することを告げるか、採用担当者が戻ってくる日時を聞いて、その時間にまた電話をしてみましょう。

 

面接を辞退する連絡をしても採用担当者からキツいことを言われることはありません。

「面接辞退ですね。わかりました」と、あっさりと受け入れてくれる企業が多いと思いますので、電話をするときには緊張しなくても大丈夫ですよ。

 

面接を辞退するときのメールの例文

面接の辞退をメールで伝える時の件名と本文は、

 

件名:面接辞退のご連絡

本文:

○○株式会社
採用担当○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○と申します。

○月○日(〇)の○時から貴社の面接の予約を入れましたが、
諸事情により面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡致しました。
ご迷惑をお掛けして誠に申し訳ございませんが、よろしくお願い致します。

————————————-

〇〇〇〇(〇〇〇〇)←(自分の名前とふりがな)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
携帯電話:〇〇-〇〇-〇〇
e-mail:〇〇〇〇

————————————-

 

【件名】は返信メールの場合「Re:〇〇〇〇」となりますが、「面接辞退のご連絡」と書き換えてもかまいません。

上の例文の〇の部分を消して書き換えてください。

 

本文の会社名は「株式会社」まで書きます。

また「株式会社 ○○」「○○株式会社」と、社名が右か左のどちらかになりますので間違えないようにしましょう。

 

会社名の下に「採用担当○○様」と書きます。

企業の採用担当者の名前がわからないときは「採用担当者様」と書いておきましょう。

 

学生でない社会人の方は学校名の部分を消して「自分の名前」だけ書いておきます。

署名の「←(自分の名前とふりがな)」も消してください。

 

面接を無断欠席するとどうなる?

「面接を辞退します」などの連絡もなしに約束の時間になっても面接に来ない方もいます。

無断欠席する方の理由は、

・面接日時を間違えた

・寝坊した

・面接に行く気がなくなり連絡をする気もない

などがあります。

 

面接を無断欠席する人は一定数いますが、応募者が面接の時間になっても来なかったらそのまま不採用になります。

 

無断欠席する人の中には「気がついたら面接日時が過ぎていた」とか「面接当日にうっかり寝坊した」という人もいます。

そういう痛恨のミスをしてしまうこともありますよね。

 

どうしてもあきらめきれない企業であれば、ダメもとで連絡してみましょう。

無断欠席してしまった後に連絡しても断られることが多いかと思いますが、中にはまた面接をおこなってくれる企業もあるかもしれません。

 

また無断欠席したとしても、企業から応募者に「なんで来なかったの?」と電話をすることはありませんし、損害賠償を請求されるようなこともありません。

 

ただ学生の場合は学校に所属しているために、出身学校のイメージが損なわれる可能性もあります。

「あの学校の人がまたウチの面接をすっぽかしたよ」というように言われてしまうこともあります。

 

そうなると学校の後輩の就活にも影響を及ぼすこともありますので、面接をすっぽかすような行為はしない方がいいですね。

企業の採用担当者と面接の約束をしてそれに出席できなくなったら、キャンセルする連絡はかならず入れたいですね。

 

そして後日、無断欠席をしたことを電話やメールで謝罪してくる人もいます。

謝罪しても不採用の結果は変わりませんし、企業側もそれほど気にはとめていないので、無理に謝罪しなくてもいいと思います。

 

ただ面接の約束をした以上は責任をもって、辞退するときにはその連絡をするようにしたいですね。

以上になりますが、面接を辞退するときの参考にしてください。

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このブログを書いている人

東京のとある企業で人事担当の仕事をしております。

応募者の面接担当を受け持つこともありますが、私自身もこれまで3度の転職経験があります。

応募する側と採用する側の両方の経験がありますので、それを生かしてこのブログでは転職希望者や新卒者に向けた情報を提供していきます。

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