履歴書を入れる封筒の選び方と応募先企業への郵送の仕方

履歴書

求人に応募するときには、その企業宛に応募書類(履歴書やエントリーシート、職務経歴書)を郵送することが多いです。

 

しかし新卒の就職活動や転職活動のときは応募書類の郵送の仕方やマナーなどは忘れてしまっている方も多いですよね。

「封筒には宛先をどうやって書くんだっけ?」とか「郵送にはいくらかかるのか?」などわからないこともあると思います。

ここでは「応募書類を入れる封筒の選び方や書き方」「応募書類の郵送の仕方」を紹介していきます。

 

応募書類を郵送する封筒の選び方

市販の履歴書を購入すると、履歴書を郵送するための封筒が入っていることがあります。

大きめの「角形2号」の封筒と、小さめの「長形3号」の封筒です。

角形2号は、A4サイズ(A3の2つ折り)の履歴書や職務経歴書を折ることなく入れることができる封筒です。

 

そして表の左下には「応募書類在中」とか「履歴書在中」と赤い文字で書かれています。

これは「封筒に応募書類が入ってますよ」と中身がわかるようにするためのものです。

 

封筒の中に履歴書と職務経歴書を入れるのなら「応募書類在中」と書いてあれば問題ありません。

履歴書在中」と書いてあっても会社の担当者は「応募書類が入っている」ことをわかってくれますので、「応募書類在中」に書き直す必要はなく、そのまま使用できます。

 

履歴書と一緒に上のような封筒が入っていたら、この封筒を使って応募書類を郵送しましょう。

 

また角形2号の封筒と一緒に、小さめの長形3号の封筒が入っていることもあります。

これは履歴書や職務経歴書を3つ折りにしないと入らないサイズの封筒です。

履歴書や職務経歴書を3つ折りにして長形3号の封筒で郵送してもいいのですが、最近は履歴書や職務経歴書は折らずに封筒に入れて郵送する方が多いです。

 

履歴書や職務経歴書は重要な書類ということで「折り目をつけずにきれいな形で相手に渡したい」という方が多いのですね。

できれば角形2号の大きな封筒を使って応募書類を郵送することをおすすめします。

 

封筒を購入する場所とおすすめの封筒の色

市販の履歴書に封筒が入っていなかったり、封筒の枚数が足りないときは、自分で買ってくる必要があります。

郵送する封筒は100円ショップやコンビニ、書店、文房具店などで購入できます。

 

おすすめは100円ショップです。

角形2号の封筒が何枚か入っているものが108円で買えるので安くてお得です。

そして封筒の色は「白」を選びましょう。

 

今は薄いピンクやブルー、グレーなどの色の入った封筒もよく見かけますし、茶色の封筒も100円ショップなどに売っています。

色の入った封筒でも問題はありませんが、一般的には白い封筒を使う方が多いです。

100円ショップでも白封筒が多く売っています。

応募書類を郵送する封筒は「角形2号の白い封筒」を使うようにしましょう。

 

そして100円ショップに行ったときには一緒に「A4サイズの透明のクリアファイル」も買ってきてください。

透明ではなく乳白のクリアファイルでもOKです。

このクリアファイルに応募書類をはさんで、封筒に入れて郵送してくる方も多いです。

 

クリアファイルに応募書類をはさむ理由は、応募書類が折れ曲がったり、雨に濡れてしまうのを防ぐためです。

しかし郵送中に応募書類が折れ曲がったり、雨で濡れてしまうことはほとんどありませんので、クリアファイルに入れずに応募書類を直接封筒に入れて郵送しても問題ありません。

クリアファイルにはさんでなくても合否には関係ありませんので、この辺はお好きな方を選んでください。

 

応募書類をコピーしておきましょう

また履歴書や職務経歴書は封筒に入れて封をする前にコピーを取っておきましょう。

自分で書いた書類でも内容を忘れてしまうこともありますし、応募企業ごとに書いた内容が違えば面接のときに混乱してしまいます。

コピーした用紙は保管しておいて、面接の前に見なおせるようにしておきたいですね。

 

応募書類のコピーはコンビニのコピー機でできます。

外へ出かける際には100円ショップやコンビニで購入しておきたいものは、

・角形2号の白い封筒

・A4サイズの透明のクリアファイル

・「テープのり」もしくは「スティックのり」

封筒を郵送するときのために用意しておきましょう。

 

封筒の宛先の書き方と応募書類の入れ方

100円ショップやコンビニで買った白い封筒の表には何も書いてありません。

ですので、封筒の表の左下には赤いボールペンかサインペンで「応募書類在中もしくは履歴書在中」「エントリーシート在中など自分で書き込むようになります。

赤いペンがないときは黒のボールペンかサインペンで書いてもOKです。

 

市販の履歴書に同封されている封筒には「応募書類在中履歴書在中の文字が赤い枠でかこってあります。

しかし自分で文字を書くときは定規などを使ってきっちりと文字を四角でかこむ必要はありません。

そこまでするのも面倒ですよね。

封筒を受け取る人が中身を確認できればいいので、文字を書いておくだけで大丈夫です。

 

封筒の表側の書き方は下の図のようになります。

封筒の表には応募する企業の「郵便番号」「住所」「宛名」を黒のボールペンかサインペンで書いていきます。

宛先は求人に書いてありますので、間違えないように記載していきましょう。

会社名を書くときは「株式会社」も省略しないで、正式な会社名を書きます。

 

会社名は「株式会社〇〇」なのか「〇〇株式会社」なのかも、間違えないように気をつけてください。

会社内の部署名が書いてあったら部署名も書きます。

「〇〇〇〇 様」は送り先の人事担当者の名前を書くのですが、相手の名前がわからないときは「採用ご担当者様」と書いておきます。

 

封筒の裏側の書き方は下の図のようになります。

封筒の裏には送り主である自分の「郵便番号」「住所」「名前」を書きます。

表の住所の書き間違えなどで封筒が宛先に届かないときには、裏面に書いた送り主の住所に封筒が戻ってきます。

裏面に自分の名前等を書いてない方もいますが、宛先に届かなかったときのことも考えて忘れずに書いておきたいですね。

 

封筒の中に入れるものは?

新卒の就職活動で必要になる応募書類は主に「エントリーシート」や「履歴書」です。

転職活動で必要になる応募書類は主に「履歴書」と「職務経歴書」です。

 

これらを封筒の中に入れてください。

中には「履歴書のみでOK」で職務経歴書は不要という求人もありますので、求人をよく読んでおきましょう。

 

あとは「送付状(添え状)」と「クリアファイル」です。

応募書類は上から「送付状」「履歴書」「職務経歴書」の順にかさねてクリアファイルにはさんで封筒に入れます。

 

ハローワークから求人の応募したときは、ハローワークが発行してくれる「紹介状」がありますので忘れないように入れておきましょう。

他にも応募先の企業から「返信用封筒」を同封するように指示がある場合もあります。

封筒の封をする前に中身はよく確認して、入れ忘れや間違いがないようにおきたいですね。

 

封筒はのりづけで封をしましょう。

ホチキスやセロハンテープで封をするのは厳禁です。

 

封をするのりは「テープのり」や「スティックのり」が便利です。

これらは100円ショップやコンビニや書店、文房具店に売っています。

封のりづけが甘いと配達途中に中の書類が出てしまうこともありますので、封がはがれないようにのりづけされているか、しっかり確認しておきましょう。

 

応募書類を郵送する方法

応募書類を封筒に入れて封をしたら、自宅近くの郵便局へ持っていきます。

セブンイレブンやローソン、ファミマなどのコンビニに切手は売っていますので、そこで切手を買って封筒の表の左上に貼り付けて、近くのポストに直接投函することもできますが…

自分で判断すると切手代が不足している場合もあります。

 

切手代は封筒の種類や重さで変わってきます。

封筒に切手を貼らなかったり、切手代が不足しているときは、送り先の受け取り人が不足分を支払うか、もしくは自分のところに封筒が戻ってきてしまうので気をつけましょう。

料金が不足していて応募先の会社に迷惑をかけてしまったり、応募の締め切り間際なのに封筒が自分のところへ戻ってくるとあせりますよね。

 

一番確実なのは郵便局に封筒を持っていって重さをはかってもらい、指定された料金を支払うことです。

そのほうが料金不足などの間違えもありませんし、封筒に切手を貼る手間もはぶけます。

郵便局が自宅から遠いと行くのが面倒ですが、大事な応募書類を郵送するときは郵便局まで行きましょう。

 

郵便料金(切手代)はいくらになるのか?

封筒の切手代に関しては、くわしくは郵便局のHPの料金表をごらんください。

角形2号の封筒は「定形外郵便物・規格内」になります。

 

定形外郵便物・規格内の料金表

重量 料金
50g以内 120円
100g以内 140円
150g以内 205円
250g以内 250円

 

封筒内に「送付状」「履歴書」「職務経歴書」「クリアファイル」を入れれば、だいたい重さが100g以内でおさまり、郵便料金は120円か140円になります。

さらにハローワークから応募すれば「紹介状」も封筒に入れるようになりますし、応募先から返信用封筒まで同封するように言われると、その分も重量が増えます。

封筒やクリアファイルによって重さも多少変わりますので、郵便局にもっていって重さをはかった方が確実です。

 

また長形3号の封筒は「定型郵便物」になります。

定形郵便物の料金表

重量 料金
25g以内 82円
50g以内 92円

こちらの方が郵便料金は安いのですが、応募書類を折り曲げて長形3号の封筒に入れて郵送するよりは、角形2号で折らずに郵送することをおすすめします。

 

郵送するときは「普通郵便」か「簡易書留」か?

応募書類を入れた封筒に切手を貼ってポストに投函するか、郵便局の窓口で「(郵送を)お願いします」と言って封筒を渡せば「普通郵便」としてあつかわれます。

応募書類を郵送するときは普通郵便で問題ないですし、普通郵便で送ってくる方も多いです。

しかし普通郵便で送ると応募先の会社に確実に郵送されたのか、心配になる方もいますよね。

 

そのために郵便局ではオプションサービスをそろえています。

応募書類を送るときに使うと便利なのは、

「簡易書留」

「特定記録」

「速達」

の3つです。

 

「簡易書留」

「簡易書留」はネット上で配達状況を確認することができます。

また配達員が受取人に封筒を渡したとき、送り先の会社の方から受け取り印をもらいますので、確実に相手の手元に届いたことがわかるようにもなっています。

簡易書留はちょっと料金が割高ですが、相手先に届いたかどうか心配になる方は利用してみてください。

 

郵便局の窓口で封筒を渡すときに「簡易書留でお願いします」といえば手続きしてくれますし、簡易書留で履歴書を送ってくる方も多いです。

応募する会社から「書留で送ってください」などの指定があったら、簡易書留で送りましょう。

簡易書留の料金は、角形2号封筒(50g以内)の場合、郵便料金(120円)+310円になります。

 

「特定記録」

「特定記録」もまた、ネット上で配達状況を確認できます。

ただ受取先から受け取り印はもらわずに郵便受け箱への投函となりますので、相手に手渡しではないという点が簡易書留とは違います。

特定記録郵便の料金は、角形2号封筒(50g以内)の場合、郵便料金(120円)+160円になります。

 

「速達」

「速達」は郵便物を受取人にはやく届けてくれるサービスです。

応募書類の締め切りが期日ギリギリで間に合わないときに速達で郵送してくる方もいます。

 

速達は郵便局の窓口で受け付けていますし、ポストに投函することもできます(やり方は郵便局のオプションサービスの「速達」をごらんください)。

速達でも郵便局に出した当日に届くわけではないので、いつ頃受取人に届くのかは郵便局の窓口の職員に聞いてみてください。

速達の料金は、角形2号封筒(50g以内)の場合、郵便料金(120円)+280円になります。

 

また速達と一緒に「簡易書留」や「特定郵便」も併用して利用することができます。

応募する会社からの指示がなければ「普通郵便」「簡易書留」「特定記録」「速達」のどれで送っても選考に影響はありません。

自分の好きな方法で郵送しましょう。

 

郵送する前に応募先に電話をしたほうがいい?

応募書類が入った封筒を郵送するときに、応募先の企業に電話して伝えるか迷う方もいると思います。

求人に「履歴書を郵送してください」と書かれているだけの場合は、電話連絡しないで履歴書を郵送しても大丈夫です。

事前に電話がほしいときは、「電話連絡の上、履歴書を郵送してください」といったことが書かれていますので、その場合は電話連絡をいれましょう。

 

また履歴書を郵送した後に心配になって、「私の履歴書は届いていますか?」といったメールや電話で問い合わせするのは、相手も仕事が忙しい中で大変だと思います。

そのへんはちょっとわきまえて、心配だったら郵便局のオプションサービスを使うほうがいいですね。

以上ですが、応募書類を郵送する際の参考にしてください。

履歴書
スポンサーリンク
このブログを書いている人

東京のとある企業で人事担当の仕事をしております。

応募者の面接担当を受け持つこともありますが、私自身もこれまで3度の転職経験があります。

応募する側と採用する側の両方の経験がありますので、それを生かしてこのブログでは転職希望者や新卒者に向けた情報を提供していきます。

山吉 治(やまよし おさむ)をフォローする
転職経験者のブログ

コメント

タイトルとURLをコピーしました