履歴書やESを郵送する際の封筒の書き方と郵送方法の説明

履歴書

新卒の就職活動や転職活動では、志望する企業へ履歴書やエントリーシート(ES)などの応募書類を提出します。

応募書類は封筒に入れて郵送することが多いですが、その際に「封筒の宛先の書き方がわからない」とか「封筒の郵送の仕方がわからない」という方もいると思います。

ここでは応募書類を入れる封筒の書き方や郵送の仕方を紹介していきます。

就活や転職の際は参考にしてください。

 

応募書類を郵送する封筒の選び方

応募書類を郵送するための封筒は、100円ショップやコンビニ、書店、文房具店などで購入できます。

おすすめは100円ショップです。

どこで購入しても封筒の質は変わりありませんので、封筒が税込み110円の100円ショップで買いましょう。

 

封筒の色は「白」

郵送用の封筒の色は「白」を選びましょう。

今は薄いピンクやブルー、グレーなどの色の入った封筒もよく見かけますし、茶色の封筒も100円ショップなどに売っています。

色の入った封筒でも問題はありませんが、一般的には白い封筒を使う方が多いです。

100円ショップで白封筒を購入しましょう。

 

封筒のサイズ

応募書類を郵送する封筒は、

A4サイズの履歴書…角形2号
B5サイズの履歴書…角形3号

と、履歴書などの用紙のサイズに合わせて封筒を購入しましょう。

 

上の封筒を選ぶと、履歴書を折らずに封筒に入れることができます。

今は履歴書や職務経歴書やエントリーシート(ES)などはA4サイズが一般的ですので、その場合は角形2号の封筒を選びましょう。

また履歴書などの応募書類は、折りたたんで小さな封筒に入れて郵送しても問題ありません。

ただ今は折らずに郵送する方も多いので、折らずに郵送できる封筒を使用することをおすすめします。

 

封筒以外に購入するもの

100円ショップに行ったときには一緒に「透明のクリアファイル」も購入してください。

透明がない場合は、乳白のクリアファイルでもOKです。

A4サイズの応募書類の場合は、A4サイズのクリアファイルを選びましょう。

このクリアファイルに応募書類をはさんで、封筒に入れて郵送してくる方も多いです。

 

クリアファイルに応募書類をはさむ理由は、応募書類が折れ曲がったり、雨に濡れてしまうのを防ぐためです。

しかし郵送中に応募書類が折れ曲がったり、雨で濡れてしまうことはほとんどありません。

ですので、クリアファイルに入れずに応募書類をそのまま封筒に入れて郵送しても問題ありません。

クリアファイルを使っても使わなくても合否には関係ありませんので、この辺はお好きな方を選んでください。

あとは封筒の封をするための「テープのり」か、もしくは「スティックのり」を購入しておきましょう。

 

100円ショップやコンビニで購入しておきたいものは、

・白い封筒
・クリアファイル
・テープのりorスティックのり

封筒を郵送するときのために用意しておきましょう。

 

封筒の宛先の書き方

ここからは郵送する際の、封筒の表側と裏側の書き方の説明をします。

 

封筒の表側の書き方

封筒の表側の書き方は下の図のようになります。

封筒の表には応募する企業の「郵便番号」「住所」「宛名」を黒のボールペンかサインペンで書いていきます。

宛先は求人に書いてありますので、間違えないように記載していきましょう。

会社名を書くときは「株式会社」も省略しないで、正式な会社名を書きます。

 

会社名は「株式会社〇〇」か「〇〇株式会社」なのかも、間違えないように気をつけてください。

会社内の部署名が書いてあったら部署名も書きます。

「〇〇〇〇様」は送り先の人事担当者の名前を書きますが、相手の名前がわからないときは「採用ご担当者様」と書いておきます。

 

封筒の表の左下には赤いボールペンかサインペンで「応募書類在中」「履歴書在中」「エントリーシート在中」など封筒の中身を書き込みます。

赤いペンがないときは黒のボールペンかサインペンで書いてもOKです。

 

市販の履歴書に同封されている封筒は「応募書類在中」や「履歴書在中」の文字が赤い枠でかこってあります。

文字を四角でかこむ必要はありません。

文字を四角でかこむ意味がありませんし、そこまでするのも面倒ですよね。

封筒を受け取る人が中身を確認できれば問題ないので、左下に書類名を書いておくだけでOKです。

 

封筒の裏側の書き方

封筒の裏側の書き方は下の図のようになります。

封筒の裏には送り主である自分の「郵便番号」「住所」「名前」を書きます。

表の住所の書き間違えなどで封筒が宛先に届かないときには、裏面に書いた送り主の住所に封筒が戻ってきます。

裏面に自分の名前等を書いてない方もいますが、宛先に届かなかったときのことも考えて忘れずに書いておきたいですね。

 

封筒入れる中身

新卒の就職活動で必要になる応募書類は主に「エントリーシート」や「履歴書」です。

転職活動で必要になる応募書類は主に「履歴書」と「職務経歴書」です。

これらを封筒の中に入れてください。

 

あとは「送付状(添え状)」と「クリアファイル」です。

送付状の作成のしかたは、下の記事をごらんください。

送付状をパソコンで作成する方法と用紙に印刷するまでの手順を紹介
新卒の就職活動や転職活動の時は履歴書やESや職務経歴書などの応募書類と一緒に「送付状(そうふじょう)」も同封します。でも送付状の作り方がわからない方もいますよね。ここではパソコンを使った「送付状の作り方」を説明していきます。

 

応募書類は上から「送付状」「履歴書」「職務経歴書」の順にかさねてクリアファイルにはさんで封筒に入れます。

ハローワークから求人の応募したときは、ハローワークが発行してくれる「紹介状」がありますので忘れないように封筒に入れておきましょう。

他にも応募先の企業から「返信用封筒」を同封するように指示がある場合もあります。

これは書類選考で不採用になった場合、履歴書などを応募者に返却するための封筒です。

企業から指示があった場合は返信封筒も入れておきましょう。

封筒の封をする前に中身はよく確認して、入れ忘れや間違いがないようにしておきたいですね。

 

封筒はのりづけで封をします。

ホチキスやセロハンテープで封をするのは厳禁です。

 

封をするのりは「テープのり」や「スティックのり」が便利です。

これらは100円ショップやコンビニや書店、文房具店に売っています。

封筒ののりづけが甘いと配達途中に中の書類が出てしまうこともあります。

封がはがれないようにのりづけされているか、しっかり確認しておきましょう。

 

応募書類をコピーしておく

また履歴書や職務経歴書は封筒に入れて封をする前にコピーを取っておきましょう。

自分で書いた書類の内容を忘れてしまうこともありますし、応募企業ごとに書いた内容が違えば面接のときに混乱してしまいます。

コピーした用紙は保管しておいて、面接の前に見なおせるようにしておきたいですね。

応募書類のコピーはコンビニのコピー機でできます。

 

応募書類を郵送する方法

応募書類を封筒に入れて封をしたら、自宅近くの郵便局へ持っていきます。

セブンイレブンやローソンやファミマなどのコンビニに切手は売っていますので、そこで切手を買って封筒の表の左上に貼り付けて、近くのポストに直接投函することもできますが…

自分で判断すると切手代が不足している場合もあります。

 

切手代は封筒の種類や重さで変わってきます。

封筒に切手を貼らなかったり、切手代が不足しているときは、送り先の受け取り人が不足分を支払うか、もしくは自分のところに封筒が戻ってきてしまうので気をつけましょう。

料金が不足していて応募先の会社に迷惑をかけてしまったり、応募の締め切り間際なのに封筒が自分のところへ戻ってくるとあせりますよね。

 

一番確実なのは郵便局に封筒を持っていって重さをはかってもらい、指定された料金を支払うことです。

そのほうが料金不足などの間違えもありませんし、封筒に切手を貼る手間もはぶけます。

郵便局が自宅から遠いと行くのが面倒ですが、大事な応募書類を郵送するときは郵便局まで行きましょう。

 

郵便料金(切手代)はいくらになるのか?

封筒の切手代に関しては、くわしくは郵便局の料金表をごらんください。

定形外郵便物・規格内の料金表

重量料金
50g以内120円
100g以内140円
150g以内205円

 

角形2号・3号の封筒は「定形外郵便物・規格内」になります。

封筒内に「送付状」「履歴書」「職務経歴書」「クリアファイル」を入れれば、だいたい重さが100g以内でおさまり、郵便料金は120円か140円になります。

さらにハローワークから応募すれば「紹介状」も封筒に入れるようになりますし、応募先から返信用封筒まで同封するように言われると、その分も重量が増えます。

封筒やクリアファイルによって重さも多少変わりますので、郵便局にもっていって重さをはかった方が確実です。

 

また長形3号などの小さな封筒は「定型郵便物」になります。

定形郵便物の料金表

重量料金
25g以内82円
50g以内92円

こちらの方が郵便料金は安いのですが、応募書類を折り曲げて長形3号の封筒に入れて郵送するよりは、角形2号で折らずに郵送することをおすすめします。

 

郵送するときは「普通郵便」で問題なし

応募書類を入れた封筒に切手を貼ってポストに投函するか、郵便局の窓口で「(郵送を)お願いします」と言って封筒を渡せば「普通郵便」としてあつかわれます。

応募書類を郵送するときは普通郵便で問題ないですし、普通郵便で送ってくる方も多いです。

ほぼ確実に宛先に届くので問題ありません。

しかし普通郵便で送ると応募先の会社に確実に郵送されたのか、心配になる方もいますよね。

 

そのために郵便局ではオプションサービスをそろえています。

応募書類を送るときに使うと便利なのは、

・簡易書留
・特定記録
・速達

の3つです。

それぞれ説明していきます。

 

簡易書留

「簡易書留」はネット上で配達状況を確認することができます。

また配達員が受取人に封筒を渡したとき、送り先の会社の方から受け取り印をもらいますので、確実に相手の手元に届いたことがわかるようにもなっています。

簡易書留は+320円です。

ちょっと料金が割高ですが、相手先に届いたかどうか心配になる方は利用してみてください。

 

郵便局の窓口で封筒を渡すときに「簡易書留でお願いします」といえば手続きしてくれますし、簡易書留で履歴書を送ってくる方もいます。

応募する会社から「書留で送ってください」などの指定があったら、簡易書留で送りましょう。

簡易書留の料金は、角形2号封筒(50g以内)の場合、郵便料金120円+320円で、合計420円になります。

 

特定記録

「特定記録」もまた、ネット上で配達状況を確認できます。

ただ受取先から受け取り印はもらわずに郵便受け箱への投函となりますので、相手に手渡しではないという点が簡易書留とは違います。

特定記録は+160円になります。

特定記録郵便の料金は、角形2号封筒(50g以内)の場合、郵便料金120円+160円で、合計280円になります。

 

速達

「速達」は郵便物を受取人にはやく届けてくれるサービスです。

応募書類の締め切りが期日ギリギリで間に合わないときに速達で郵送してくる方もいます。

速達は250gまでは、+290円です。

 

速達は郵便局の窓口で受け付けていますし、ポストに投函することもできます(やり方は郵便局のオプションサービスの「速達」をごらんください)。

速達でも郵便局に出した当日に届くわけではないので、いつ頃受取人に届くのかは郵便局の窓口の職員に聞いてみてください。

速達の料金は、角形2号封筒(50g以内)の場合、郵便料金120円+290円で、合計410円になります。

 

また速達と一緒に「簡易書留」や「特定郵便」も併用して利用することができます。

応募する会社からの指示がなければ「普通郵便」「簡易書留」「特定記録」「速達」のどれで送っても選考に影響はありません。

自分の好きな方法で郵送しましょう。

 

郵送する前に応募先に電話をしたほうがいい?

応募書類が入った封筒を郵送するときに、応募先の企業に電話して伝えるか迷う方もいると思います。

求人に「履歴書を郵送してください」と書かれているだけの場合は、電話連絡しないで履歴書を郵送しても大丈夫です。

事前に電話がほしいときは、「電話連絡の上、履歴書を郵送してください」といったことが書かれていますので、その場合は電話連絡をいれましょう。

 

また履歴書を郵送した後に心配になって、「私の履歴書は届いていますか?」といったメールや電話で問い合わせするのは、相手も仕事が忙しい中で大変だと思います。

そのへんはちょっとわきまえて、心配だったら郵便局のオプションサービスを使うほうがいいですね。

以上ですが、応募書類を郵送する際の参考にしてください。

履歴書
このブログを書いている人

東京のとある企業で人事担当の仕事をしております。

応募者の面接担当を受け持つこともありますが、私自身もこれまで3度の転職経験があります。

応募する側と採用する側の両方の経験がありますので、それを生かしてこのブログでは転職希望者や新卒者に向けた情報を提供していきます。

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