パソコンを使った履歴書の作り方!用紙に印刷するまでの手順を紹介

履歴書

「パソコンで履歴書を作成したいけど、どうやって作ったらいいのか、やり方がわからない」という方もいると思います。

初めて作るときには、ちょっとむずかしそうに感じますよね。

でもパソコンの履歴書作成はそれほどむずかしくないですし、覚えてしまうと非常に簡単です。

ここでは「パソコンで履歴書を作成して用紙に印刷するまでの手順」を解説していきます。

なるべくわかりやすく説明してみました。

ここで作成した履歴書は新卒の就職活動や転職活動やパート・アルバイトの応募にも使えます。

履歴書を作成するときの参考にしてください。

※2019年6月19日に公開した記事ですが、記事内容を修正・追記して2020年8月25日に再度公開しました。

 

パソコンの履歴書作成に必要なもの

パソコンで履歴書を作成するときに必要なものは、

・ネットにつながっているパソコン
・Googleのアカウント
・コピー用紙代20円

だけです。

ここではワード(Word)やエクセル(Excel)などは使用しません。

インターネットにつながるパソコン(OS:Windows)があれば、自宅で履歴書が作成できます。

自宅に「プリンター」と「A3の用紙」があると便利ですが、ないときはコンビニで印刷できます。

そのやり方もふくめて順番に説明していきます。

 

「パソコンを持ってない!」という方は、ネットカフェのパソコンを使って作成してください。

おすすめのネットカフェは「快活CLUB」です。

自宅の近くにあるときには利用してみてください。

 

ハローワークの履歴書のテンプレートを利用する

最初は履歴書のテンプレートをダウンロードします。

Googleで「履歴書 テンプレート」と検索すれば、たくさん出てきますので、自分で好きなものを使っていいのですが…

ここではハローワークが無料で配布している一般的な履歴書を使います。

 

ハローワークインターネットサービスの「JIS規格履歴書様式例」に「PDF版」と「Excel版」があります。

それぞれ説明すると、

「PDF版」は履歴書のフォーマットを用紙に印刷してからボールペンで書き込む手書き用

「Excel版」はパソコンで文字を打ってから用紙に印刷するPC作成用

です。

(A3)はA3用紙1枚に履歴書が印刷されます。

(A3分割)はA4用紙2枚に分割して印刷されます。

ここでは「JIS規格履歴書様式例」の「Excel版(A3)」をクリックしてください。

これをクリックすると、ファイル名は「JISrirekisho」となっていますが、わかりやすく「履歴書」と書き換えてデスクトップに保存しましょう。

この履歴書は新卒の就職活動や転職活動でも幅広く使えるのでおすすめです。

 

Googleアカウントを作成する

そして「Google(グーグル)アカウント」を使います。

持っていない方はつくりましょう。

アカウントお持ちでない方はこちらで登録してください。

 

まずパソコンの画面でグーグルのサイトに行きます。

Googleにログインした後に、右上の□の「Googleアプリ」をクリックすると下の画面になります。

Googleが提供しているいろいろなアプリが出てきます。

その中に「スプレッドシート」がありますので、それをクリックします。

はじめてスプレッドシートを使うときは、下の「使い方ガイド」が出てきます。

この「使い方ガイド」を一通り見るとわかりますが、

「スプレッドシート」は「無料で使えるGoogle版のエクセル(Excel)」です。

操作の仕方もエクセルとあまり変わらないですし、使いやすくて便利なアプリです。

これを使って履歴書を作成していきます。

 

履歴書をアップロードする

そして「スプレッドシート」の下の「空白」をクリックします。

そして「ファイル」から「開く」を選択します。

「アップロード」の「デバイスのファイルを選択」をクリックします。

そして先ほどデスクトップに保存したハローワークの「履歴書」を選択します。

 

スプレッドシートの履歴書の記載のしかた

上のように履歴書が開きます。

ここでは基本的なスプレッドシートの文字入力の仕方を説明します。

スプレッドシートはエクセルと同じく「セル」に文字を入力していきます。

セルとは、横がアルファベット、縦が数字で区切られた枠のことです。

セルに文字を入力するには、入力したいセルをマウスでダブルクリックして選択して、キーボードから入力します。

入力する枠をダブルクリックするとカーソル(点滅する縦の棒)があらわれますので、その右側に文字を入力できます。

カーソルの右側の文字を削除するには「Delete」キーを、左側の文字を削除するには「BackSpace」キーを押します。

入力した文字はカーソルの左側にありますので「BackSpace」キーを押して消しましょう。

セルに文字を入力して「Enter」キーを押すと確定します。

左上の「日付」や「氏名」から、右下の「本人希望記入欄」まで打ち込んでいきます。

 

文字入力の際の注意点

履歴書を記載するときの注意点としては、

・スプレッドシートに入力した文字はすぐに自動保存されます。

そのためエクセルのような「保存」ボタンはありません。

・左上の「緑色のファイル」の絵をクリックすると、最初のメイン画面に戻ります。

作業が終わったら、メイン画面の右上からほかのアプリを選んだり、ログアウトすることができます。

・ひとつ前の作業に戻るときは「Ctrl」キーを押しながら「Z」キーを押すと戻ります。

「編集」から「元に戻す」を選択しても同じです。

文字の入力を間違えるなど、履歴書作成中にミスをすることもありますので、「Ctrl」+「Z」はけっこうよく使います。

・志望動機欄の改行をするときは「Alt」キーを押しながら「Enter」キーを押してください。

・「電話」や「志望動機欄」の文字が小さいと思ったときはフォントサイズ(上の11のところ)を変えて文字を入力してみましょう。

・「男・女」「配偶者有・無」「配偶者の扶養義務有・無」の○をする項目は用紙に印刷してからボールペンで○をしてください。

 

履歴書の文字入力する際のコツ

履歴書を記入してみました。

 

「氏名」の書き方

左上の「ふりがな」と「氏名」の文字は、用紙に印刷するとズレてしまうことが多いです。

その対策もしておきましょう。

まず「氏名」の漢字はそのまま入力します。

そしてその上の「ふりがな」の入力欄をダブルクリックして、ふりがなを入力します。

そのあと、上の「水平方向の配置」でふりがなを左によせます。

ふりがなを左に寄せたら、入力したふりがなの左側にカーソルを持ってきます。

そして「Space」キーを押してふりがなを右へ移動させます。

左へ移動させるには「BackSpace」キーを押します。

下の図のようにふりがなは漢字一文字分ぐらい、右に寄せます。

これで用紙に印刷したときに「ふりがな」と「氏名」の位置がきれいにそろいます。

下で紹介する「印刷のプレビュー画面」を見ると、印刷したときの文字の位置が確認できます。

「ふりがな」と「氏名」がズレていても特に問題はないのですが、気になる場合には上のようにしてみてください。

 

「履歴書の日付」「生年月日」「通勤時間」の書き方

また「履歴書の日付」「生年月日」「通勤時間」を入力する場合は、セルを選択してダブルクリックします。

そのあとはマウスを使うか、キーボードの矢印←→でカーソルを動かして入力する場所を選択して文字を入力します。

このとき文字を入力すると余計な空白が増えていきますので、増えた分の空白は削除しましょう。

カーソルの右側の文字や空白を削除するには「Delete」キー、左側の文字や空白を削除するには「BackSpace」キーを押します。

また住所のふりがなと漢字や数字は全角で入力します。

住所のふりがなと漢字はそろえるのはむずかしいので、無理にそろえる必要はないと思います。

郵便番号は全角、半角数字のどちらでもかまいません。

 

「電話」の書き方

「電話」を入力する箇所が2カ所ありますが、これは「固定電話」と「携帯電話」の番号を入力します。

固定電話を持っていないときには携帯電話の番号のみを上の欄に入力しておきましょう。

携帯電話の番号を入力しておけば、下の欄の「電話」は空白でかまいません。

電話のデフォルトのサイズは「11」ですが、11は小さいので「14」がおすすめです。

文字の大きさは上の「フォントサイズ」から変更できます。

「連絡先」の項目には「eメールアドレス」を記載しておきました。

 

「学歴・職歴」「免許・資格」の書き方

「学歴・職歴」はそれぞれまとめて記載します。

「学歴」と「職歴」の文字は「水平方向の配置」で中央に配置します。

「学歴」と「職歴」の間は一行あけましょう。

上の履歴書では「年」は和暦で書きましたが、和暦と西暦のどちらで書いてもOKです。

「日付」「生年月日」「学歴・職歴」「免許・資格」は和暦と西暦のどちらかに統一しておきましょう。

また学歴の学校名や職歴の会社名やその他の詳細、免許・資格の名前や本人希望記入欄を記載するときは、「Space」キーを1回押して左に空白をつくってから書き始めたほうがきれいかと思います。

最後の「以上」の文字は「水平方向の配置」で右に配置します。

その際に「以上」の文字の右側にカーソルを置いて「Space」キーを1回押すと、文字の右側に空白ができます。

ためしてみてください。

 

志望動機の書き方

志望動機欄の改行をするときは「Alt」キーを押しながら「Enter」キーを押してください。

また志望動機のデフォルトのフォントサイズは「11」ですが、文字が小さいと読みづらく感じる時もあります。

記載する文字数にもよりますが、フォントサイズは12~14ぐらいの大きさの方が読みやすいと思います。

志望動機を書いた後にマウスで文字を選択して、上のフォントサイズから文字サイズを変えることもできますよ。

スプレッドシートのよりくわしい操作方法はヘルプをごらんください。

 

履歴書の横スペースを調節する

またハローワークの履歴書は右半分(学歴・職歴~本人希望記入欄)が多少、左にずれています。

そのため、A3用紙に印刷して2つ折りにしたときに、右半分がちょっと左に寄ってしまうのですね。

右半分が真ん中に来るように調節をしておきましょう。

履歴書の「I」の部分をクリックします。

「1列を左に挿入」をクリックします(右に挿入でもかまいません)。

これで「I」「J」「K」の3列の空白ができます。

 

1列分の空白をつくることで、用紙に印刷したときの左右の空白スペースが均等になります。

ためしてみてください。

 

履歴書を用紙に印刷する

履歴書をすべて書き終えた後はA3の用紙に印刷します。

左上の「ファイル」から「印刷」を選択します。

 

そして印刷設定の画面右のところで、

用紙サイズ 「A3」

スケール 「高さに合わせる」

を選択します。

問題なければ、右上の「次へ」をクリックします。

 

下のプレビュー画面が出てきます。

パソコンにプリンターがつながっている場合は、右上の「送信先」でプリンターの名前を選んで「印刷」を押します。

A3の用紙に履歴書を印刷できるので、これで完成です。

ネットカフェの「快活CLUB」で用紙に印刷する場合は、食事のメニュー表のところに「プリント操作手順」がありますので、それを見ながら印刷してください。

 

プリンターがない場合は、コンビニで用紙に印刷します。

コンビニで印刷する場合には、履歴書をPDF形式で保存する必要があります。

「送信先:PDFに保存」になっていることを確認して、下の「保存」をクリックします。

次の画面でファイル名は「履歴書」、ファイルの種類は「PDFファイル」で保存します。

作成したPDFファイルはデスクトップに保存しておきましょう。

 

コンビニで用紙に印刷する方法

履歴書の印刷はどこのコンビニでもできますが…

ここでは「セブンイレブンのネットプリント」での印刷の仕方を紹介します。

まずネットプリントのサイトに行きます。

右の「ユーザー登録なしでプリントする」をクリックします。

次のページで「今すぐファイル登録」をクリックします。

次のページで「利用規約および個人情報の取扱いに同意する」にチェックを入れて「利用を開始する」をクリックします。

 

「ファイルの新規登録」で「普通紙にプリント」をクリックします。

それで下の画面が出てきます。

青色の「参照」をクリックして、デスクトップに保存した履歴書を選択します。

すると上の赤い四角のように「履歴書.pdf」と表示されます。

これで印刷するファイルの選択はできました。

用紙サイズは「A3」

カラーモードは「白黒」

を選択して「登録する」をクリックします。

 

それで8ケタのプリント予約番号が出てきます。

この予約番号をスマホのカメラで撮影するか、スマホかメモ用紙にメモをしておきます。

または「メール通知」をクリックしてプリント番号をメールに送信することもできます。

そして近所にあるセブンイレブンに行きます。

 

セブンイレブンのマルチコピー機のメニューで「プリント」を押します。

そのあとに「ネットプリント」を選択します。

あとは8ケタの予約番号を打ち込んで「確認」を押します。

A3サイズの白黒の用紙は1枚20円です。

支払いは現金かnanacoで支払いも可能です。

そして印刷します。

印刷をした後はマルチコピー機の画面を、最初のメニュー画面に戻しておきましょう。

 

下のように印刷できれば完成です(下の画像をクリックすると拡大します)。

最後は、

左上の日付(履歴書を作成した日)の記入

生年月日の横にある「男・女」

配偶者「有・無」

配偶者の扶養義務「有・無」

の項目に〇をすることもお忘れなく。

証明写真も用意してくださいね。

最近のコンビニのコピー用紙は、紙質もいいのでおすすめです。

 

Googleスプレッドシートを使えば履歴書の作成や、作成した後の文章の手直しも簡単です。

それに一度パソコンなどで履歴書のファイルを作ってしまえば、あとはコンビニで簡単に印刷ができます。

以上ですが、パソコンで履歴書を作成する際の参考にしてください。

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このブログを書いている人

東京のとある企業で人事担当の仕事をしております。

応募者の面接担当を受け持つこともありますが、私自身もこれまで3度の転職経験があります。

応募する側と採用する側の両方の経験がありますので、それを生かしてこのブログでは転職希望者や新卒者に向けた情報を提供していきます。

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