Googleスプレッドシートで履歴書を作成する方法

「パソコンで履歴書を作成したいけど、どうやって作ったらいいのか、やり方がわからない」という方もいると思います。

初めて作るときには、ちょっとむずかしそうに感じますよね。

 

でもパソコンの履歴書作成はそれほどむずかしくないですし、覚えてしまうと非常に簡単です。

ここでは「パソコンのGoogleスプレッドシートで履歴書を作成して用紙に印刷するまでの手順」を解説していきます。

なるべくわかりやすく説明してみました。

 

ここで作成した履歴書は転職活動やパート・アルバイトの応募にも使えます。

履歴書を作成するときの参考にしてください。

 

作成した履歴書

Googleスプレッドシートで作成したA3の履歴書がこちらです(クリックすると拡大できます)。

 

A4の履歴書がこちらです。

こんな感じで履歴書が作成できます。

ここからは履歴書のつくり方を説明していきます。

 

パソコンの履歴書作成に必要なもの

パソコンで履歴書を作成するときに必要なものは、

・ネットにつながっているパソコン
・Googleのアカウント
・コピー用紙代20円

だけです。

 

ここではワード(Word)やエクセル(Excel)などは使用しません。

インターネットにつながるパソコンがあれば、自宅で履歴書が作成できます。

自宅に「プリンター」と「A3またはA4の用紙」があると便利ですが、ないときはコンビニで印刷できます。

そのやり方もふくめて順番に説明していきます。

 

「パソコンを持ってない!」という方は、ネットカフェのパソコンを使って作成してください。

おすすめのネットカフェは「快活CLUB」です。

自宅の近くにあるときには利用してみてください。

 

ハローワークの履歴書のテンプレートを利用する

まずは履歴書のテンプレートをダウンロードします。

Googleで「履歴書 テンプレート」と検索すれば、たくさん出てきますので、自分で好きなものを使っていいのですが…

ここではハローワークが無料で配布している一般的な履歴書を使います。

 

ハローワークインターネットサービスの「厚生労働省履歴書様式例」に「PDF版」と「Excel版」があります。

それぞれ説明すると、

「PDF版」は履歴書のフォーマットを用紙に印刷してからボールペンで書き込む手書き用

「Excel版」はパソコンで文字を打ってから用紙に印刷するPC作成用

です。

 

(A3)はA3用紙1枚に履歴書が印刷されます。

(A4)はA4用紙2枚に分割して印刷されます。

ここでは「Excel版(A3)」をクリックしてください。

これをクリックすると、ファイル名「kouroushourirekisho」で保存ができますが、ファイル名はわかりやすく「履歴書」と書き換えてデスクトップに保存しましょう。

「Excel版(A4)」で作成するときは下の追記までごらんください。

 

Googleスプレッドシートで履歴書を作成する

履歴書作成にワードやエクセルを使う方が多いですが、ここではGoogle(グーグル)のスプレッドシートを使って履歴書を作成します。

「スプレッドシート」は「無料で使えるGoogle版のエクセル(Excel)」です。

操作の仕方もエクセルとほとんど変わらないですし、使いやすくて便利なアプリです。

これを使って履歴書を作成していきます。

 

スプレッドシートを利用するには、「Googleアカウント」が必要です。

持っていない方はつくりましょう。

Googleアカウントお持ちでない方はこちらで登録してください。

 

登録後は、パソコンの画面でGoogleのサイトに行きます。

Googleにログインした後に、右上の□の「Googleアプリ」をクリックすると下の画面になります。

Googleが提供しているいろいろなアプリが出てきます。

その中に「スプレッドシート」がありますので、それをクリックします。

はじめてスプレッドシートを使うときは、下の「使い方ガイド」が出てきます。

この「使い方ガイド」を一通り見てください。

 

履歴書をアップロードする

次に履歴書をスプレッドシートにアップロードします。

スプレッドシートの下の「空白」をクリックします。

そして「ファイル」から「開く」を選択します。

「アップロード」の「デバイスのファイルを選択」をクリックします。

そして先ほどデスクトップに保存したハローワークの「履歴書」を選択します。

これで履歴書が開きます。

 

ハローワークの履歴書の説明

下がハローワークの履歴書です。

上の新しい厚生労働省の履歴書は性別の欄が任意になりました。

以前は性別欄の「男・女」のどちらかに〇をする欄がありましたが、履歴書の下に記載があるように性別は「未記載」でも可能になりました。

性別を記入するときは「男」または「男性」、「女」または「女性」としておきましょう。

 

また以前の履歴書は「通勤時間」「扶養家族数」「配偶者有・無」「配偶者の扶養義務有・無」の欄が右下ありました。

これらがなくなって志望動機欄が大きくなり、よりシンプルな履歴書になりました。

 

文字入力のしかたの説明

ここでは基本的なスプレッドシートの文字入力の仕方を説明します。

スプレッドシートはエクセルと同じく「セル」に文字を入力していきます。

 

セルとは、横がアルファベット、縦が数字で区切られた枠のことです。

セルに文字を入力するには、入力したいセルをマウスでダブルクリックして選択して、キーボードから文字を入力します。

入力する枠をダブルクリックするとカーソル(点滅する縦の棒)があらわれますので、その右側に文字を入力できます。

 

カーソルの右側の文字を削除するには「Delete」キーを、左側の文字を削除するには「BackSpace」キーを押します。

入力した文字はカーソルの左側にありますので「BackSpace」キーを押して消しましょう。

セルに文字を入力して「Enter」キーを押すと確定します。

左上の「日付」や「氏名」から、右下の「本人希望記入欄」まで打ち込んでいきます。

 

その他の操作方法は、

・スプレッドシートに入力した文字はすぐに自動保存されます。

そのためエクセルのような「保存」ボタンはありません。

 

・左上の「緑色のファイル」の絵をクリックすると、最初のメイン画面に戻ります。

作業が終わったら、メイン画面の右上からほかのアプリを選んだり、ログアウトすることができます。

 

・ひとつ前の作業に戻るときは「Ctrl」キーを押しながら「Z」キーを押すと戻ります。

画面左上の「編集」から「元に戻す」を選択しても同じく戻ります。

文字の入力を間違えるなど、履歴書作成中にミスをすることもありますので、「Ctrl」+「Z」はけっこうよく使います。

 

履歴書の見本と入力のしかた

履歴書を記入してみました(下の画像をクリックすると拡大できます)。

 

履歴書のそれぞれの項目の書き方がよくわからない方は、履歴書の項目の書き方を参考にしてください。

ここからは、それぞれの項目の入力のしかたを説明していきます。

 

「氏名」

左上の「ふりがな」と「氏名」の漢字は、上下でズレています。

その対策もしておきましょう。

 

まず「ふりがな」と「氏名」の漢字はそのまま入力します。

「Space」キーを押すとカーソルの右にある文字を右へ移動させることができます。

「BackSpace」キーを押すとカーソルの右にある文字を左へ移動させることができます。

これで「ふりがな」と「氏名」の位置を調節してください。

 

 

氏名を少し右に寄せて、苗字と下の名前の間も適度に間をあけてみてください。

下の図のように「ふりがな」と「氏名」の位置を上下でそろえます。

左上の「ファイル」から「印刷」へ行き、印刷設定の右上の「次へ」をクリックするとプレビュー画面が出てきます。

「印刷のプレビュー画面」を見ると、印刷したときの文字の位置が確認できます。

「ふりがな」と「氏名」がズレていても特に問題はないのですが、気になる場合には上のようにしてみてください。

 

「履歴書の日付」「生年月日」

上の履歴書では「年」は西暦で書きましたが、和暦と西暦のどちらで書いてもOKです。

「日付」「生年月日」「学歴・職歴」「免許・資格」の年は、和暦と西暦のどちらかに統一しておきましょう。

 

また「履歴書の日付」「生年月日」を入力する場合は、セルを選択してダブルクリックします。

そのあとはマウスを使うか、キーボードの矢印←→でカーソルを動かして入力する場所を選択して文字を入力します。

 

このとき文字を入力すると余計な空白が増えていきますので、増えた分の空白は削除しましょう。

カーソルの右側の文字や空白を削除するには「Delete」キー、左側の文字や空白を削除するには「BackSpace」キーを押します。

 

「性別」

この履歴書では、性別の入力は任意になりましたので、未記載でもOKとなりました。

性別を入力する場合は「男」もしくは「男性」、「女」もしくは「女性」としておきましょう。

文字サイズは11→12に変更しました。

 

「現住所」「連絡先」

「現住所」の郵便番号は全角数字と半角数字のどちらでもかまいません。

現住所のふりがなと漢字や数字は全角で入力します。

現住所のふりがなと漢字はそろえるのはむずかしいので、無理にそろえる必要はないと思います。

現住所の文字数が多くて書ききれないときは、フォントサイズを小さくして枠に収まるように入力してください。

文字サイズの変更は、上のツールバーの数字があるところで調整できます。

 

「連絡先」は、現住所と連絡先が違う場合は、連絡先の住所を記入します。

現住所と連絡先が同じときは、連絡先の欄には中央寄せで「同上」と記入します。

おそらく連絡先の欄は「同上」と書く方が多いと思いますが、ハローワークの見本を見ると「eメールアドレス」が記入してあります。

そのため、ここではハローワークの例にならって、連絡先の欄に「eメールアドレス」を書いておきました。

また「現住所」と「連絡先」は中央揃えにしましょう。

 

「電話」

「電話」を入力する箇所が2カ所ありますが、これは「携帯電話」と「固定電話」の番号を入力します。

固定電話を持っていないときには、携帯電話の番号のみを上の欄に入力しておきましょう。

携帯電話の番号を入力しておけば、下の欄の「電話」は空白でかまいません。

文字サイズは11→12に変更しました。

 

「学歴・職歴」

1行目は「学歴」の文字を中央揃えで入力します。

学歴はハローワークの記入例にならって高校入学から記載しました。

学校名や会社名を記載するときは、セルをダブルクリックしたあと「Space」キーを1回押して左に空白をつくってから学校名や会社名を書いたほうがきれいかと思います。

 

「学歴」を書き終えたら、「学歴」と「職歴」の間は一行あけましょう。

そして「職歴」の文字を中央揃えで入力します。

職歴はくわしい職務内容なども書きましたが、職務経歴書を記載するのであれば、「株式会社〇〇 入社」「株式会社〇〇 退社」のみの職歴でもOKです。

職歴を書き終えたら、最後に「以上」の文字を入力して右揃えします。

 

「免許・資格」

「免許・資格」が何もないときには、「免許・資格」の欄には「特になし」とだけ書いておきましょう。

「免許・資格」の欄の最後にも「以上」を右揃えで記入してください。

「特になし」のときは「以上」を書く必要はありません。

「免許・資格」の欄にある「※」は「こめじるし」で変換できます。

 

「志望の動機、特技、好きな学科、アピールポイントなど」

志望動機欄は改行せずに文章を入力しましょう。

志望動機欄は「Alt」キーを押しながら「Enter」キーを押すと改行できますが、改行しなくても問題ありません。

また志望動機のデフォルトのフォントサイズは「14」です。

志望動機を書いた後にマウスで文字を選択して、上のフォントサイズから文字サイズを変えることもできますよ。

余白のスペースがあまるようなら、文字サイズを大きくするなど工夫してみてください。

スプレッドシートのよりくわしい操作方法はヘルプをごらんください。

 

履歴書の横スペースを調節する

またハローワークの履歴書は右半分(学歴・職歴から本人希望記入欄)が多少、左にずれています。

そのため、A3用紙に印刷して2つ折りにしたときに、右半分がちょっと左に寄ってしまうのですね。

右半分が真ん中に来るように調節をしておきましょう。

 

最初は下の図のように「K」と「L」の列が余白になっています。

ここで「L」の部分をクリックして「左に1列挿入」をクリックします(右に1列挿入でもかまいません)。

 

 

これで「K」「L」「M」の3列の空白ができます。

 

1列分の空白をつくることで、用紙に印刷したときの左右の空白スペースが均等になります。

プレビューや印刷後に確認してみてください。

 

履歴書を用紙に印刷する

履歴書をすべて書き終えた後はA3の用紙に印刷します。

左上の「ファイル」から「印刷」を選択します。

 

そして印刷設定の画面右のところで、

用紙サイズ 「A3」

スケール 「高さに合わせる」

を選択します。

 

問題なければ、右上の「次へ」をクリックします。

 

下のプレビュー画面が出てきます。

ハローワークの履歴書は氏名とふりがなの位置がずれています。

ふりがなの位置を変えると、上のプレビュー画面のようにふりがなと氏名の位置がそろいます。

気になる場合はプレビュー画面の氏名とふりがなの位置を参考にしながら、ふりがなの位置を修正してみてください。

 

パソコンにプリンターがつながっている場合は、右上の「送信先」でプリンターの名前を選んで「印刷」を押します。

A3の用紙に履歴書を印刷できるので、これで完成です。

 

プリンターがない場合は、コンビニで用紙に印刷します。

コンビニで印刷する場合には、履歴書をPDF形式で保存する必要があります。

「送信先:PDFに保存」になっていることを確認して、下の「保存」をクリックします。

次の画面でファイル名は「履歴書」、ファイルの種類は「PDFファイル」で保存します。

作成したPDFファイルはデスクトップに保存しておきましょう。

 

コンビニで用紙に印刷する方法

履歴書の印刷はどこのコンビニでもできますが…

ここでは「セブンイレブンのネットプリント」での印刷の仕方を紹介します。

まずネットプリントのサイトに行きます。

右の「ユーザー登録なしでプリントする」をクリックします。

次のページで「今すぐファイル登録」をクリックします。

次のページで「利用規約および個人情報の取扱いに同意する」にチェックを入れて「利用を開始する」をクリックします。

 

「ファイルの新規登録」で「普通紙にプリント」をクリックします。

それで下の画面が出てきます。

「参照」をクリックして、デスクトップに保存した履歴書を選択します。

すると上の赤い四角のように「履歴書.pdf」と表示されます。

これで印刷するファイルの選択はできました。

あとは用紙サイズは「A3」

カラーモードは「白黒」

を選択して「登録する」をクリックします。

 

それで8ケタのプリント予約番号が出てきます。

この予約番号をスマホのカメラで撮影するか、スマホかメモ用紙にメモをしておきます。

または「メール通知」をクリックしてプリント番号をメールに送信することもできます。

そして近所にあるセブンイレブンに行きます。

 

セブンイレブンのマルチコピー機のメニューで「プリント」を押します。

そのあとに「ネットプリント」を選択します。

あとは8ケタの予約番号を打ち込んで「確認」を押します。

A3サイズの白黒の用紙は1枚20円です。

支払いは現金かnanacoで支払いも可能です。

そして印刷します。

印刷をした後はマルチコピー機の画面を、最初のメニュー画面に戻しておきましょう。

 

下のように印刷できれば完成です(下の画像をクリックすると拡大します)。

最近のコンビニのコピー用紙は、紙質もいいのでおすすめです。

そして証明写真も用意して貼りつけましょう。

 

Googleスプレッドシートを使えば履歴書の作成や、作成した後の文章の手直しも簡単です。

それに一度パソコンなどで履歴書のファイルを作ってしまえば、あとはコンビニで簡単に印刷ができます。

以上ですが、パソコンで履歴書を作成する際の参考にしてください。

 

追記:A4サイズ2枚での印刷のしかた

現在は、会社で使われる資料はA4が標準のサイズとなりました。

そのため「履歴書もA4でつくりたい」とか「会社からA4で作るように言われた」という方もいると思います。

ここではA4サイズ2枚で履歴書をつくる方法を説明していきます。

 

ハローワークには「Excel版(A4)」がありますので、私もダウンロードして履歴書をつくってみたのですが、スプレッドシートでは縦のムダな罫線が出てきてうまくつくれません。

いろいろためしてみた結果、きれいに作成できた方法を説明します。

 

ハローワークのテンプレートは「Excel版(A3)」を利用します。

そして上で説明した履歴書の間の空白を一つ増やして、「K」「L」「M」の3列の空白を作るように書きましたが、A4の時は「K」「L」の最初の状態に戻してください。

「M」のところをクリックして「列を削除」を選択します。

これで空白が「K」「L」のみになります。

 

その後、履歴書をすべて記入したら、右上の「ファイル」から「印刷」を選択します。

印刷設定の画面の右側で

用紙サイズ:A4

ページの向き:縦向き

スケール:高さに合わせる

余白:狭い

そして印刷形式をクリックして、配置:水平、右を選択します。

そうすると、1ページ目(履歴書の左側)が用紙の真ん中に来ると思います。

2ページ目(履歴書の右側)は右にズレているので、最初は1ページ目だけ印刷しましょう。

右上の「次へ」をクリックしてプレビュー画面へ行きます。

 

そして「ページ:カスタム」を選択します。

その下に「1」を入力します(1ページ目という意味)。

これで下の「印刷」または「保存」を押すと、1ページ目が印刷もしくはPDFで保存ができます。

 

2ページ目の印刷は「ファイル」→「印刷」から印刷設定の画面に行き、配置の水平のところを「左」に選択します。

そうすると2ページ目が用紙の真ん中に来ます。

これで右上の「次へ」をクリックしてプレビュー画面へ行き、ページ:カスタムを選択して、その下に「2」を入力します。

それで「印刷」または「保存」しましょう。

下がA4の1ページ目

下が2ページ目になります。

以上になりますが、履歴書をつくるときの参考にしてください。

「転職経験者のブログ」を書いている人

(やまよし おさむ)
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東京のとある企業で人事担当の仕事をしております。
応募者の面接担当を受け持つこともありますが、私自身もこれまで3度の転職経験があります。
応募する側と採用する側の両方の経験がありますので、それを生かしてこのブログでは転職希望者に向けた情報を提供していきます。

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