送付状をパソコンで作成する方法と用紙に印刷するまでの手順を紹介

履歴書

新卒の就職活動や転職活動の時は履歴書やESや職務経歴書などの応募書類を封筒に入れて郵送します。

それらの応募書類と一緒に「送付状(そうふじょう)」も同封します。

就職活動をしたことがなければ、「送付状(添え状とも言う)って何?必要なの?」とか、

「そんなもの入れずに履歴書を郵送していたよ」という方もいますよね。

私も昔は送付状を知らずに履歴書を郵送していましたが…

そんな方のために、ここでは「送付状の書き方や作り方」を紹介していきます。

 

送付状(添え状)って何?

送付状とは書類などを封筒に入れて郵送するときに「送付する用紙」です。

送付状は書店や文房具店などに売っているものではなく、自分で用紙を用意して作成します。

 

送付状のつくり方は、

・記載する内容に決まった形式はない
・A4サイズのコピー用紙に横書きで作成するのが一般的
・パソコンなどで作成するか、黒のボールペンで手書きでもOK

※履歴書や職務経歴書やESがB5サイズの場合は、送付状もB5サイズにしましょう。

記載する内容としては主に「日付」「宛先や担当者名」「送付者の氏名や住所や連絡先」「あいさつ文」「同封した書類名や枚数」などです。

 

履歴書に送付状は必要なのか?

「送付状って絶対に必要なの?」ということを聞かれますが、「絶対に必要」というわけではありません。

求人の募集要項に「送付状が必要」と書いてあるわけでもなく、送付状に大事なことを書くわけでもないのですが…

それでも、とりあえず送付状は作成して応募書類と一緒に同封しておきましょう。

 

私としては、送付状は必要ないと思っています。

実際、私の勤めている会社では応募書類が入った封筒が届いたときは、まず封筒を開封します。

そのあとは履歴書や職務経歴書などの重要な書類だけを取り出します。

そして送付状は取り出さずにそのまま封筒と一緒に処分してしまいます。

送付状を書いてくれた方には大変申し訳ないのですが、送付状まで読むことはありません。

必要なのは応募書類だけですから、それ以外のものは捨ててしまいます。

 

しかし企業によって考え方も違います。

中には「応募書類が入っている封筒には送付状を入れておくのが常識だよね」という企業の採用担当者もいるでしょう。

実際に送付状までしっかりと読む企業の採用担当者もいると思います。

そういうこともありますので、ビジネスマナーとして送付状を同封しておくことをおすすめします。

ただ求人に「送付状は必要ありません」と書いてあったら、送付状は同封しないでおきましょう。

 

封筒に送付状を入れ忘れたときは?

応募書類と一緒に送付状を入れるのをうっかり忘れてしまったり、もともとこのようなビジネスマナーを知らない方もいます。

実際に送付状なしで応募書類を郵送してくる方もたくさんいます。

おそらく多くの企業では送付状を同封しなかったとしても選考で不利にはならないと思います。

応募書類のみで選考がおこなわれるので心配しなくていいでしょう。

送付状を入れ忘れたために、封筒に送付状だけを入れて郵送してくる方もいますが、それでは意味がないです。

応募書類に送付状を入れ忘れてしまったときは、あまり気にしないで次から気をつけるようにしましょう。

 

パソコンでの送付状の作り方

送付状の書面は一応の体裁がととのっていれば、それでいいと思います。

書式や文章などにこだわる必要はなく、ある程度のかたちが出来上がれば、それでOKとしましょう。

時間をかけて自分で文章を考えるものではないのです。

 

作り方としては、就職・転職活動の対策本やネットから、送付状の例文をマネして作るのが一番簡単でおすすめです。

送付状はほかの応募者と同じような書式や文面でもいいのです。

送付状は選考には影響しないのですから。

そして、いろんなことを書き込んで文字数を多くするより、わかりやすいシンプルな文面のほうが読む側も読みやすいです。

 

Googleドキュメントで送付状を作成する

送付状の作成するには「Google(グーグル)ドキュメント」を使いましょう。

Googleドキュメントは、Googleが無料で提供しているアプリで、ブラウザ上で書類の作成ができます。

マイクロソフトオフィスのワード(Word)を使って送付状を作成してもいいのですが、GoogleドキュメントはWordと同じように書類の作成ができます。

しかもGoogleアカウントがあれば無料で作成できます。

Googleアカウントをお持ちでない方はこちらで登録してください。

 

ここからはパソコン上でGoogleドキュメントを使いながら送付状をつくる手順を紹介していきます。

パソコンがない方はネットカフェのパソコンで作ってみてください。

ネットカフェはパソコンとプリンターがありますので、送付状はすぐに作成できます。

 

まずグーグルのサイトに行きます。

そして画面右上の赤枠□の「Googleアプリ」をクリックして「ドキュメント」を選択します。

 

そしてGoogleアカウントでログインした後は、Googleドキュメントが開きます。

下の「空白」をクリックすると新しく文章が作成できるようになります。

そして左上の「無題のドキュメント」は「送付状」と書き換えておきましょう。

 

Googleドキュメントの使い方

Googleドキュメントを使うときの注意点を上げていきます。

Googleドキュメントに記載した文字は、すぐに自動保存されます。

そのためWordのような「保存ボタン」はありません。

作成したファイルを別にして保存したいときは「ファイル」→「コピー作成」で名前を変更して保存してください。

 

Googleドキュメントの左上にある「青いファイル」をクリックするとホームに戻ります。

その後は右上からほかのGoogleアプリを選ぶことができたり、Googleアカウントからログアウトすることができます。

 

ひとつ前の作業に戻るときはキーボードの「Ctrl」キーを押しながら「Z」キーを押すと戻ります。

左上の「編集」から「元に戻す」でも同じですが、作業中に何かミスをしたときは「Ctrl」+「Z」で元に戻りますよ。

文字が小さいと思ったときはフォントサイズを変えてみましょう。

 

またGoogleアカウントがあればパソコンのほかにスマホやタブレットでもGoogleドキュメントにログインして書類を作成したり編集ができます。

スマホでGoogleドキュメントを使って送付状をつくることもできますし、ネットカフェなどの自宅以外のパソコンでもGoogleドキュメントは利用できます。

ぜひためしてみてください。

 

送付状の例文

これは私がGoogleドキュメントで作成した送付状です。

このような感じで作ってみましょう。

 

文章の書き方

送付状を作成する方法を紹介していきます。

最初は下のように「左揃え」で文章をひととおり書いていきましょう。

読みやすいように「文字の大きさ(フォントサイズ)」も変えて、文章全体が枠内に収まるように調整してみてください。

「〒」←「ゆうびん」で変換できます。

 

Googleドキュメントの上のメニューバーには、下のボタンがあります。

これは「左揃え」「中央揃え」「右揃え」で、文章を左に寄せたり、中央にそろえたり、右に寄せたりすることができます。

マウスで文章を選択した部分や、カーソルが置いてある行を「左」「中央」「右」に移動させることができます。

このボタンを使って文章を整えましょう。

 

記載内容の説明

送付状は、基本的には「提出日の日付」「宛先・部署名・担当者名」「自分の郵便番号・住所・電話番号・氏名」「本文」などを書きます。

それぞれの番号ごとに説明していきます。

 

1.日付は記載した日ではなく、履歴書や職務経歴書と同じ提出日を記載します。(右揃え)

2.宛先は正式の会社名を書きましょう。(左揃え)

「〇〇〇〇株式会社」と「株式会社〇〇〇〇」は違う会社になるので気をつけてください。

あとは「会社の部署名」と「採用担当者名」を書きます。

「採用担当者名」がわからない場合は、氏名のところは「採用ご担当者様」と記載しておきましょう。

3.送付者である自分の郵便番号・住所・電話番号・氏名を書きます。(右揃え)

4.本文はこのようにしました。

応募書類の送付について(←中央揃え)

拝啓、貴社ますますご清栄の事とお喜び申し上げます。

この度、貴社求人に応募させて頂きたく、応募書類を添えて、ご送付させていただきました。

ご査収のほどよろしくお願い致します。(ここまで左揃え)

敬具(←右揃え)

仕事でよく使われるビジネス定型文で文章をつくってみました。

上の文章はコピーアンドペーストして使ってください。(〇〇揃えと書いてあるカッコは消して使ってください)

個人的には上の文章で十分だと思います。

ただ追加で「時候の挨拶」や「簡単な志望動機」「自己PR」などを記載したいという方もいると思います。

その辺はお好みで入れてください。

ネットから自分の好きな文章を探してきて、それを使ってもかまいません。

 

5.同封した書類とその枚数を記載します。

最初に「記」と「添付書類」と記載します。(中央揃え)

転職活動の時は「履歴書1通」と「職務経歴書1通」になります。

ハローワークの求人に応募した方は「ハローワークの紹介状1通」の記載もお忘れなく。

新卒採用なら「履歴書1通」や「エントリーシート1通」と記載することが多いと思います。(中央揃え)

そして最後に「以上」と書いておきます。(右揃え)

すべて書き終えたら、あとは用紙に印刷をします。

 

プリンターがないときの用紙への印刷の仕方

自宅にパソコンにつながったプリンターがあるときは、Googleドキュメントの左上にある「プリンターの絵」をクリックすれば送付状を用紙に印刷できます。

プリンターがないときは、コンビニのマルチコピー機を使って用紙に印刷しましょう。

 

ファミリーマートやローソンでも印刷はできますが、ここでは「セブンイレブンのネットプリント」での印刷の仕方を紹介します。

ネットプリントを使用するときは、Googleドキュメントで作成した送付状のファイルをPDF形式で保存する必要があります。

左上の「ファイル」から「印刷」を選択します。

印刷のプレビュー画面が出てきます。

右上の「送信先:PDFに保存」を選択して、「保存」をクリックします。

ファイル名「送付状」でパソコンのデスクトップに保存しましょう。

 

ネットプリントとコンビニでの操作方法

そしてネットプリントのサイトに行きます。

右の「ユーザー登録なしでプリントする」をクリックします。

次のページで「今すぐファイル登録」をクリックします。

次のページで「利用規約および個人情報の取扱いに同意する」にチェックを入れて「利用を開始する」をクリックします。

 

「ファイルの新規登録」で「普通紙にプリント」をクリックします。

青色の「参照」をクリックして作成した「送付状.pdf」を選択すると、上の赤い四角のように表示されます。

用紙サイズは「A4」、カラーモードは「白黒」を選択して「登録する」をクリックします。

 

そうすると8ケタのプリント予約番号が出てきます。

プリント予約番号をスマホのカメラで撮影するか、スマホやメモ帳にメモをしておきます。

「メール通知」でメールアドレスにプリント予約番号を送信することもできます。

そして近所にあるセブンイレブンに行きます。

 

セブンイレブンのマルチコピー機のメニューで「プリント」を押します。

そのあとに「ネットプリント」を選択します。

あとは8ケタの予約番号を打ち込んで「確認」を押します。

A4サイズの白黒の用紙は1枚20円です。

支払いは現金かnanacoで支払いも可能です。

そして印刷します。

 

これで完成です。

印刷後はマルチコピー機の画面を、最初のメニュー画面に戻しておきましょう。

 

Googleドキュメントを使えば送付状の作成や文章の手直しも簡単です。

それに一度パソコンなどで送付状のファイルを作ってしまえば、あとはコンビニやネットカフェなどで印刷すれば何枚でも簡単に作成できます。

以上ですが、送付状の作成する際の参考にしてください。

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このブログを書いている人

東京のとある企業で人事担当の仕事をしております。

応募者の面接担当を受け持つこともありますが、私自身もこれまで3度の転職経験があります。

応募する側と採用する側の両方の経験がありますので、それを生かしてこのブログでは転職希望者や新卒者に向けた情報を提供していきます。

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