Excel(エクセル)で履歴書を作成する方法

「パソコンで履歴書を作成したいけど、作り方がわからない」という方もいると思います。

パソコンで履歴書をつくるのはむずかしそうに感じますが、表計算ソフト「Excel(エクセル)」があると簡単にできますよ。

 

ここでは「パソコンのExcelを使って履歴書をつくる方法」を紹介していきます。

Excelで文字入力ができれば、履歴書作成もむずかしくはありません。

転職活動やパート・アルバイトの応募でも利用できますので、履歴書を作成するときは参考にしてください。

 

作成した履歴書

下はA3の履歴書です(画像をクリックすると拡大できます)。

下はA4の履歴書2枚です(画像をクリックすると拡大できます)。

こんな感じで作成できます。

それでは作り方を説明していきます。

 

ハローワークの履歴書テンプレートを利用する

まずは履歴書のテンプレートをダウンロードします。

ここではハローワークが無料で配布している履歴書を使います。

 

ハローワークインターネットサービスの「厚生労働省履歴書様式例」に「PDF版」と「Excel版」があります。

「PDF版」は用紙に印刷してからボールペンで書き込む手書き用

「Excel版」はパソコンで文字を打ってから用紙に印刷するPC作成用

です。

(A3)はA3用紙1枚に履歴書が印刷されます。

(A4)はA4用紙2枚に履歴書が印刷されます。

作成のしかたはA3とA4どちらも同じですが、ここではExcel版(A3)」で説明していきます。

 

Excel版(A3)」をクリックすると、「名前を付けて保存」の画面が出てきます。

ファイル名「kouroushourirekisho」をわかりやすく「履歴書」に書き換えてデスクトップなどに保存しましょう。

デスクトップに保存したファイルをダブルクリックすると、エクセルで履歴書が開きます。

 

厚生労働省の履歴書の説明

下が履歴書です。

上の「編集を有効にする」をクリックすると、履歴書に文字の入力ができるようになります。

右下で履歴書の拡大・縮小できますので、100%ぐらいの大きさにしてください。

 

厚生労働省の新しい履歴書は性別の欄が任意になりました。

以前は「男・女」のどちらかに〇をする欄がありましたが、履歴書の下に記載があるように性別は「未記載」でも可能になりました。

また以前の履歴書は「通勤時間」「扶養家族数」「配偶者有・無」「配偶者の扶養義務有・無」の欄が右下ありましたが、これらがなくなって志望動機欄が広くなり、よりシンプルな履歴書になりました。

この履歴書は転職活動で使えるのでおすすめです。

 

履歴書の文字入力のしかた

履歴書を記入してみました(画像をクリックすると拡大します)。

下がA3の履歴書です。

下がA4の履歴書です。

A3とA4は文字入力の仕方が同じです。

履歴書のそれぞれの項目の書き方がよくわからない方は、履歴書の項目の書き方を参考にしてください。

 

また「日付」「生年月日」「学歴・職歴」「免許・資格」の年は、和暦(令和〇年)と西暦(202x年)のどちらかに統一しておきましょう。

ここでは時系列がわかりやすい西暦で書きました。

ひとつ前の作業に戻るときは「Ctrl」キーを押しながら「Z」キーを押すと戻ります。

「編集」から「元に戻す」を選択しても同じです。

文字の入力を間違えるなど、履歴書作成中にミスをすることもありますので、「Ctrl」+「Z」はけっこうよく使います。

ここからは、それぞれの項目の入力のしかたを説明していきます。

 

「氏名」

左上の「ふりがな」と「氏名」の文字は、上下でズレています。

その対策もしておきましょう。

「ふりがな」と「氏名」に文字を入力した後、キーボードの「Space」キーを押すと文字を右へ移動させることができます。

「BackSpace」キーを押すと文字を左へ移動させることができます。

これで「ふりがな」と「氏名」が上下でそろうように調節してみてください。

氏名の漢字を最初に右に寄せてください。

苗字と下の名前の間も間隔をあけて調節するとうまくできますよ。

 

「日付」と「生年月日」

「履歴書の日付」「生年月日」の文字を入力すると余計な空白が増えていきますので、増えた分の空白は削除しましょう。

カーソルの左側の文字や空白を削除するには「BackSpace」キーを押します。

 

また日付「202x年 x月 x日現在」と生年月日「19xx年 x月 x日生(満 XX歳)」は文字サイズが11です。

入力後はダブルクリックをしてマウスで上の文字を選択して文字サイズを12に変更しました。

文字サイズの変更は、上のツールバーの数字があるところで変更できます。

 

「性別」

この履歴書では、性別の入力は任意になりましたので、未記載でもOKとなりました。

入力する場合は、「男」もしくは「男性」、「女」もしくは「女性」としておきましょう。

性別の文字サイズは11→12に変更しました。

 

「現住所」と「連絡先」

「現住所」の郵便番号は全角数字と半角数字のどちらでもかまいません。

現住所のふりがなと漢字や数字は全角で入力します。

現住所のふりがなと漢字はそろえるのはむずかしいので、無理にそろえる必要はないと思います。

現住所の文字数が多くて書ききれないときは、文字のサイズを小さくして枠に収まるように入力してください。

 

「連絡先」は、現住所と連絡先が違う場合は、連絡先の住所を記入します。

現住所と連絡先が同じときは、連絡先の欄には中央寄せで「同上」と記入します。

連絡先の欄は「同上」と書く方が多いと思いますが、ハローワークの見本を見ると「eメールアドレス」が記入してあります。

そのため、ここではハローワークの例にならって、連絡先の欄に「eメールアドレス」を書いておきました。

 

「現住所」と「連絡先」は中央揃えにしましょう。

上のツールバーに下の赤枠のボタンがあります。

これで文字を「右揃え」「中央揃え」「左揃え」にすることができます。

文字入力をしたときに中央揃えが選択できないですが、そんなときは文字入力後にEnterキーを押したり、マウスでほかのセルを選択した後に、中央揃えが選択できるようになります。

 

「電話」

「電話」を入力する箇所が2カ所ありますが、これは「携帯電話」と「固定電話」の番号を入力します。

固定電話を持っていないときには、携帯電話番号のみを上の欄に入力しておきましょう。

携帯電話の番号を入力しておけば、下の欄の「電話」は空白でかまいません。

電話の文字サイズは11→12に変更しました。

 

「学歴・職歴」

1行目は「学歴」の文字を中央揃えで入力します。

学歴はハローワークの記入例にならって高校入学から記載しました。

学校名や会社名を記載するときは、セルをダブルクリックしたあと「Space」キーを1回押して左に空白をつくってから学校名や会社名を書いたほうがきれいかと思います。

 

「学歴」を書き終えたら、「学歴」と「職歴」の間は一行あけましょう。

そして「職歴」の文字を中央揃えで入力します。

職歴はくわしい職務内容なども書きましたが、職務経歴書を記載するのであれば、「株式会社〇〇 入社」「株式会社〇〇 退社」のみの職歴でもOKです。

職歴を書き終えたら、最後に「以上」の文字を入力して右揃えします。

 

またこの履歴書の学歴・職歴欄に文字を入れると、少し上のほうに文字がずれてしまうこともあります。

これを直すには、上のツールバーの「折り返して全体を表示する」をクリックすると文字が真ん中に来ます。

 

「免許・資格」

「免許・資格」が何もないときには、「免許・資格」の欄には「特になし」とだけ書いておきましょう。

「免許・資格」の欄の最後にも「以上」を右揃えで記入してください。

「特になし」のときは「以上」を書く必要はありません。

「免許・資格」の欄にある「※」は「こめじるし」で変換できます。

 

「志望の動機、特技、好きな学科、アピールポイントなど」

志望動機欄は改行せずに文章を入力しましょう。

志望動機欄は「Alt」キーを押しながら「Enter」キーを押すと改行できますが、改行しなくても問題ありません。

また志望動機のデフォルトの文字サイズは「14」です。

志望動機を書いた後にマウスで文字を選択して文字サイズを変えることもできます。

余白のスペースがあまるようなら、文字サイズを大きくするなど工夫してみてください。

 

A4の履歴書の志望動機欄は改行ができないみたいですので、上のツールバーの「折り返して全体を表示する」にチェックを入れて改行できるようにしておきしょう。

この志望動機の欄は文字がズレることもあります。

印刷プレビュー画面をよく確認してから用紙に印刷してください。

 

印刷のしかた

履歴書をすべて記入出来たら、プレビュー画面を見てみましょう。

左上の「ファイル」をクリックして「印刷」を選択すると、下の印刷の画面が出てきます。

特に問題がなければ、左上の「印刷」ボタンをクリックします。

これで履歴書の印刷ができます。

 

コンビニでの印刷の仕方

自宅にプリンターがないときは、コンビニのマルチコピー機を使って用紙に印刷しましょう。

ファミリーマートやローソンでも印刷はできますが、ここでは「セブンイレブンのネットプリント」の印刷の仕方を紹介します。

 

まずは履歴書ファイルをPDF形式に変換します。

左上の「ファイル」をクリックして「エクスポート」を選択します。

そこの「PDF/XPSの作成」ボタンを押すとPDFファイルに変換できます。

ファイル名「履歴書」にしてデスクトップなどに保存しましょう。

 

セブンイレブンのネットプリントの使い方

ネットプリントのサイトに行きます。

「個人のお客様」をクリックして、「ユーザー登録なしでプリントする」をクリックします。

次のページで「今すぐファイル登録」をクリックします。

次のページで「利用規約および個人情報の取扱いに同意する」にチェックを入れて「利用を開始する」をクリックします。

 

下の「ファイルの新規登録」の画面が出てきます。

1)プリント用紙は「普通紙にプリント」を選択します

2)青の「参照」をクリックして、PDF形式の履歴書ファイルを選択します

選択すると、赤枠の「履歴書.pdf」が表示されます

3)プリントの設定は、用紙サイズ「A3」または「A4」を選択、カラーモードは「白黒」を選択します。

そして「登録する」をクリックします。

その後、8ケタのプリント予約番号が出てきます。

プリント予約番号をスマホのカメラで撮影するか、スマホやメモ帳にメモをしておきます。

「メール通知」でメールアドレスにプリント予約番号を送信することもできますよ。

そして近所にあるセブンイレブンに行きます。

 

セブンイレブンのマルチコピー機のメニューで「プリント」を押します。

そのあとに「ネットプリント」を選択します。

あとは8ケタの予約番号を打ち込んで「確認」を押します。

A3サイズの白黒の用紙は1枚20円です。

支払いは現金かnanacoで支払いも可能です。

そして印刷します。

 

印刷後はマルチコピー機の画面を、最初のメニュー画面に戻しておきましょう。

印刷した履歴書用紙はよく確認してください。

後は証明写真を貼れば完成です。

以上になりますが、エクセルで履歴書を作成するときの参考にしてください。

「転職経験者のブログ」を書いている人

(やまよし おさむ)
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東京のとある企業で人事担当の仕事をしております。
応募者の面接担当を受け持つこともありますが、私自身もこれまで3度の転職経験があります。
応募する側と採用する側の両方の経験がありますので、それを生かしてこのブログでは転職希望者に向けた情報を提供していきます。

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