【就活・転職】面接日程の通知メールに対する返信メールの例文

面接

新卒の就職活動や転職活動では、連絡のやり取りをメールでおこなう企業もあります。

書類選考後の一次面接や二次面接や最終面接までの面接日程を、メールで伝えてくることもあります。

 

面接の日程は企業側が指定してきたり、応募者の希望を聞いた上で日時を調整する場合もあります。

例えば「○月○日の○時から面接をおこないます」とか「面接の希望日時を教えてください」という連絡が企業からメールで届きます。

 

それに対して応募者は「了承しました」「面接は〇月〇日にお願いします」「面接は辞退させてください」などの返信をするようになります。

その時の返信メールの例文を作成してみました。

就活や転職の際に例文を活用してみてください。

 

返信メールを作成する方法

メールはスマホの「Gmail」を参考にして説明していきます。

ほかのメールでもやり方はほぼ同じです。

 

相手から届いたメールを開いて「返信」ボタンを押すと、返信メールの作成ができます。

返信メールの内容は、

「From」は差出人(自分)のメールアドレス

「To」は宛先(相手)のメールアドレス

になります。

ここは特になおす必要はありません。

 

「件名」は「Re:〇〇〇〇」となります。

自分に届いたメールの件名が「面接日程のご案内」だったら、返信メールは「Re:面接日程のご案内」と表示されます。

件名もこのままの状態で、特になおす必要はありません。

 

あとは「元のメッセージ」が本文に表示されますが、これも消さずにそのまま表示しておきましょう。

元のメッセージを残しておいた方が、どういう用件に対する返信メールなのか相手もわかりやすいですよね。

 

そして元のメッセージの上に本文を記載していきます。

 

メール本文の書き方

最初に宛先の会社名を書きます。

会社名は「株式会社」まで書きましょう。

また「株式会社 ○○」「○○株式会社」と、社名が右か左のどちらかになりますので間違えないようにしましょう。

 

会社名の下に「採用担当○○様」と書きます。

企業の採用担当者の名前がわからないときは「採用担当者様」と書いておきましょう。

 

そして本文では、学生は「学校名」と「自分の名前」を書きます。

社会人は「自分の名前」だけ書いておきます。

本文は下に紹介した例文をまねてつくってみてください。

 

最後に「署名」をつけます。

署名は「自分の名前(ふりがな)」「学校名」「電話番号」「メールアドレス」などを書いておきます。

社会人は「学校名」は記載しません。

 

あとはハイフンなどの記号を使って線を引いて本文と区切るのが一般的です。

Gmailの署名の作成なども参考にしてください。

 

このようにして返信メールをつくって送信してみましょう。

 

メールを送信する時間帯は日中でも深夜でもかまいません。

個人の携帯電話へのメールは相手が寝ている時間帯に送るのはやめたほうがいいですが、企業宛てのメールはどの時間に送信しても失礼にはなりません。

深夜に送信したメールは翌日の朝に企業の担当者が確認しますので、送り忘れないように文章ができたら送信しましょう。

 

「面接日程を了承する」場合の返信メールの例文

応募した企業から「○月○日○時から面接をおこないますが、ご都合はよろしいでしょうか?」というメールが届くこともあります。

指定された面接日時に参加できるときは、簡単な文章でいいので返信メールを送っておきましょう。

 

その際の返信メールの本文は、

○○株式会社
採用担当○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○と申します。

面接日程のご連絡ありがとうございます。
それでは○月○日(○)○時に貴社にお伺いします。
当日は何卒よろしくお願い致します。

————————————-

〇〇〇〇(〇〇〇〇)←(自分の名前とふりがな)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
携帯電話:〇〇-〇〇-〇〇
e-mail:〇〇〇〇

————————————-

上の例文の〇の部分を消して書き換えてください。

署名の「←(自分の名前とふりがな)」も消してくださいね。

 

このメールを送信したあと、企業から「では〇月〇日〇時にお待ちしております」「お会いするのを楽しみにしています」などの返信メールがくる場合もあります。

それに対しての企業宛の返信メールは、もう必要ないです。

返信してもいいのですが、ここでメールのやり取りが途切れても失礼ではないので返信しないでおきましょう。

 

「希望する面接日程を記載する」場合の返信メールの例文

企業からメールで「ご希望の面接日時をいくつかの候補の中から選択してください」といわれたり、

「自分から面接日時を指定できる」場合もあります。

 

そのときの返信メールの本文は、

○○株式会社
採用担当○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○と申します。

面接日程のご連絡ありがとうございます。
希望する面接の日程は以下のとおりです。

第一希望 ○月○日(○)○時~
第二希望 ○月○日(○)○時~

ご調整の程よろしくお願い致します。

————————————-

〇〇〇〇(〇〇〇〇)←(自分の名前とふりがな)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
携帯電話:〇〇-〇〇-〇〇
e-mail:〇〇〇〇

————————————-

上の例文の〇の部分を消して書き換えてください。

署名の「←(自分の名前とふりがな)」も消してくださいね。

 

この場合は企業から面接日程の確定メールが送られてきます。

その日時で問題なければ了承するメールを送信しておきましょう。

 

「面接日程がまだ決まっていない」に対する返信メールの例文

例えば、一次面接は通過したけど、二次面接の予定がまだ調整中で「面接の日程が決まり次第また連絡をします」というメールが届くときもあります。

 

そのときの返信メールの例文は、

○○株式会社
採用担当○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○と申します。

ご連絡ありがとうございます。
○次面接の日時について、ご連絡お待ちしております。
よろしくお願い致します。

————————————-

〇〇〇〇(〇〇〇〇)←(自分の名前とふりがな)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
携帯電話:〇〇-〇〇-〇〇
e-mail:〇〇〇〇

————————————-

上の例文の〇の部分を消して書き換えてください。

署名の「←(自分の名前とふりがな)」も消してくださいね。

 

「面接日程を変更してほしい」ときの返信メールの例文

企業から面接日程を指定してもらった当日は、

「ほかの企業と面接日程がかぶってしまった」

「休むことができない仕事や授業がある」

「風邪などで体調が悪くなった」

「その他のはずせない用事ができた」

 

などの理由で「その日はどうしても面接に行けない」というときもあります。

そんなときは面接日程の変更をお願いするメールを送ってみましょう。

 

件名は「面接日程変更のお願い」と変えてもいいですね。

その例文は、

 

○○株式会社
採用担当○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○と申します。

面接日程のご連絡ありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、○月○日(〇)は(~の理由で)都合がつかないため貴社にお伺いすることができません。
もし可能でしたら、面接はほかの日時に変更していただけないでしょうか。
お手数をおかけして大変恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

————————————-

〇〇〇〇(〇〇〇〇)←(自分の名前とふりがな)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
携帯電話:〇〇-〇〇-〇〇
e-mail:〇〇〇〇

————————————-

上の例文の〇の部分を消して書き換えてください。

また面接日程を変更する簡単な理由も書いておきましょう。

署名の「←(自分の名前とふりがな)」も消してくださいね。

 

面接の当日に体調が悪くなったり、ほかの用事で急に面接に行けなくなったときは、メールよりも電話で伝えた方がいいでしょう。

その場合は下の記事を参考にしてください。

面接にいけなくなったときは、必ず連絡をするようにしたいですね。

 

面接日程の変更は企業によってどう対応するか分かれますが、面接日時を別の日に変更してくれるところも多いです。

「面接日程の変更を申し出ると選考に影響があるのでは?」と心配する方もいますが、また面接をおこなってもらえるのなら選考に影響はありません。

ただ面接日程を何度も変更しようとすると企業の担当者に不審に思われてしまうこともありますので気をつけましょう。

 

面接日時を変更をしてもらったときは、お礼メールを送ってもいいですが、面接の当日に採用担当者に会ったときに、ひと言お礼をいえば十分です。

「面接の日程を変更いただきまして、ありがとうございました」と、面接の最初のあいさつで伝えたほうが印象もよくなります。

就活・転職の時は手帳などでスケジュール管理もおこなって、面接日など予定がかぶらないように気をつけたいですね。

 

「面接を辞退する」ときの返信メールの例文

何かの理由で面接を辞退(キャンセル)するときもあります。

その時の件名は「面接辞退のご連絡」と変えてもいいですね。

 

返信メールの例文は、

○○株式会社
採用担当○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○と申します。

○月○日(〇)の○時から貴社の面接の予約を入れましたが、
諸事情により面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡致しました。
ご迷惑をお掛けして誠に申し訳ございませんが、よろしくお願い致します。

————————————-

〇〇〇〇(〇〇〇〇)←(自分の名前とふりがな)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
携帯電話:〇〇-〇〇-〇〇
e-mail:〇〇〇〇

————————————-

上の例文の〇の部分を消して書き換えてください。

また面接を辞退する簡単な理由も書いておいてもいいですね。

署名の「←(自分の名前とふりがな)」も消してください。

 

面接を辞退するときには電話で企業の採用担当者に伝えるようにしましょう。

面接辞退をメールで伝えて了承してくれる企業もありますが、確認のために応募者に電話をかけてくる企業もあります。

特に最終面接まで来たときには電話をして辞退した方がいいですね。

 

以上になりますが、返信メールを送る際の参考にしてください。

面接
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このブログを書いている人

東京のとある企業で人事担当の仕事をしております。

応募者の面接担当を受け持つこともありますが、私自身もこれまで3度の転職経験があります。

応募する側と採用する側の両方の経験がありますので、それを生かしてこのブログでは転職希望者や新卒者に向けた情報を提供していきます。

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