転職活動では、連絡のやり取りをメールでおこなう企業もあります。
書類選考後の一次面接や二次面接や最終面接までの面接日程を、メールで伝えてくることもあります。
例えば「〇月〇日の〇時から面接をおこないます」とか「面接の希望日時を教えてください」という連絡が企業からメールで届きます。
それに対して応募者は「面接日時を了承しました」「面接は〇月〇日にお願いします」「面接日程を変更してください」などの返信をするようになります。
その時の返信メールの例文を作成してみました。
転職活動の際にメールの例文を活用してください。
「面接日程を了承する」場合のメールの例文
応募した企業から「〇月〇日〇時から面接をおこないますが、ご都合はよろしいでしょうか？」というメールが届くこともあります。
指定された面接日時に参加できるときは、簡単な文章でいいので返信メールを送っておきましょう。
その際の返信メールの本文はこちらになります。
〇〇株式会社
採用担当〇〇様
お世話になっております。
〇〇と申します。
面接日程のご連絡ありがとうございます。
それでは〇月〇日（〇）〇時に貴社にお伺いします。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
————————————-
〇〇〇〇（〇〇〇〇）
携帯電話：〇〇-〇〇-〇〇
e-mail:〇〇〇〇
————————————-
上の例文の〇の部分を消して書き換えてください。
署名の「〇〇〇〇（〇〇〇〇）」は自分の名前とふりがなを書いてください。
このメールを送信したあと、企業から「では〇月〇日〇時にお待ちしております」「お会いするのを楽しみにしています」などの返信メールがくる場合もあります。
それに対しての企業宛の返信メールは、もう必要ないです。
返信してもいいのですが、ここでメールのやり取りが途切れても失礼ではないので返信しないでおきましょう。
「希望する面接日程を記載する」場合のメールの例文
企業からメールで「ご希望の面接日時をいくつかの候補の中から選択してください」といわれたり、
「自分から面接日時を指定できる」場合もあります。
そのときの返信メールの本文はこちらになります。
〇〇株式会社
採用担当〇〇様
お世話になっております。
〇〇と申します。
面接日程のご連絡ありがとうございます。
希望する面接の日程は以下のとおりです。
第一希望 〇月〇日（〇）〇時～
第二希望 〇月〇日（〇）〇時～
ご調整の程よろしくお願い致します。
————————————-
〇〇〇〇（〇〇〇〇）
携帯電話：〇〇-〇〇-〇〇
e-mail:〇〇〇〇
————————————-
上の例文の〇の部分を消して書き換えてください。
署名の「〇〇〇〇（〇〇〇〇）」は自分の名前とふりがなを書いてください。
この場合は企業から面接日程の確定メールが送られてきます。
その日時で問題なければ了承するメールを送信しておきましょう。
「面接日程はまだ決まっていません」に対する返信メールの例文
例えば、一次面接は通過したけど、二次面接の予定がまだ調整中で「面接の日程が決まり次第また連絡をします」というメールが届くときもあります。
そのときの返信メールの例文はこちらになります。
〇〇株式会社
採用担当〇〇様
お世話になっております。
〇〇と申します。
ご連絡ありがとうございます。
〇次面接の日時について、ご連絡お待ちしております。
よろしくお願い致します。
————————————-
〇〇〇〇（〇〇〇〇）
携帯電話：〇〇-〇〇-〇〇
e-mail:〇〇〇〇
————————————-
上の例文の〇の部分を消して書き換えてください。
署名の「〇〇〇〇（〇〇〇〇）」は自分の名前とふりがなを書いてください。
「面接日程を変更してほしい」ときのメールの例文
企業から面接日程を指定してもらった当日は、
「ほかの企業と面接日程がかぶってしまった」
「休むことができない仕事がある」
「風邪などで体調が悪くなった」
「その他のはずせない用事ができた」
などの理由で「その日はどうしても面接に行けない」というときもあります。
そんなときは面接日程の変更をお願いするメールを送ってみましょう。
件名は「面接日程変更のお願い」と変えてもいいですね。
その例文は、
〇〇株式会社
採用担当〇〇様
お世話になっております。
〇〇と申します。
面接日程のご連絡ありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、〇月〇日（〇）は（～の理由で）都合がつかないため貴社にお伺いすることができません。
もし可能でしたら、面接はほかの日時に変更していただけないでしょうか。
お手数をおかけして大変恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
————————————-
〇〇〇〇（〇〇〇〇）
携帯電話：〇〇-〇〇-〇〇
e-mail:〇〇〇〇
————————————-
上の例文の〇の部分を消して書き換えてください。
また面接日程を変更する簡単な理由も書いておきましょう。
署名の「〇〇〇〇（〇〇〇〇）」は自分の名前とふりがなを書いてください。
面接の当日に体調が悪くなったり、ほかの用事で急に面接に行けなくなったときは、メールよりも電話で伝えた方がいいでしょう。
面接にいけなくなったときは、必ず連絡をするようにしたいですね。
面接日程の変更は企業によってどう対応するか分かれますが、面接日時を別の日に変更してくれるところも多いです。
「面接日程の変更を申し出ると選考に影響があるのでは？」と心配する方もいますが、また面接をおこなってもらえるのなら選考に影響はありません。
ただ面接日程を何度も変更しようとすると企業の担当者に不審に思われてしまうこともありますので気をつけましょう。
面接日時を変更をしてもらったときは、お礼メールを送ってもいいですが、面接の当日に採用担当者に会ったときに、ひと言お礼をいえば十分です。
「面接の日程を変更いただきまして、ありがとうございました」と、面接の最初のあいさつで伝えたほうが印象もよくなります。
転職の時は手帳などでスケジュール管理もおこなって、面接日など予定がかぶらないように気をつけたいですね。
以上になりますが、返信メールを送る際の参考にしてください。
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