転職の提出書類に添え状はいらない理由

転職活動で履歴書や職務経歴書を封筒に入れて郵送するとき、添え状(または送付状)を同封する方もいます。

しかし「添え状って必要なのかな?」と思う方もいらっしゃいますよね。

ここでは履歴書などの提出書類を郵送する際に添え状が必要なのかどうかを説明していきます。

転職活動の際の参考にしてください。

 

添え状は本当に必要なのか?

結論から申し上げますと、履歴書や職務経歴書などの提出書類を郵送する際に添え状は必要ありません。

添え状を入れなくても企業の採用担当者は特に気にせず、履歴書や職務経歴書を見て書類選考してくれます。

封筒には履歴書や職務経歴書など必要な書類のみを入れて郵送して問題ないのです。

郵送の際に添え状を同封するのはあくまでも「マナー」であって、かならず必要な書類というわけではないのですね。

実際に私の会社でも添え状なしで郵送してくる方は多いですし、そうした方も書類選考に通過しています。

また、このような添え状を同封するマナーは知ってる人と知らない人がいます。

添え状というマナーを知らずに郵送してきた人を不採用にしていたら、優秀な人まで不採用にしてしまい、企業側は不利益を被ります。

添え状なしでも書類選考には通りますし、不採用になったらそれ以外が原因だと思った方がいいです。

まともな企業なら添え状なしでもしっかり評価してくれます。

 

転職で必要になる提出書類

転職活動で必要になる書類は履歴書や職務経歴書があります。

その他には内定が決まった後の内定承諾書や入社誓約書や卒業証明書などがあります。

新卒採用ならエントリーシートや履歴書などがあります。

履歴書や職務経歴書の郵送には添え状を同封するかどうかは本人の自由です。

「どうしても添え状を入れておきたい」という場合には添え状を作成して同封しておきましょう。

添え状はWord(ワード)で作成する方法Googleドキュメントで作成する方法があります。

作成する際は参考にしてみてください。

もし心配な時には企業に連絡をして添え状が必要なのかどうか確認してみてもいいですね。

 

内定が決まった後の内定承諾書や入社誓約書や卒業証明書などの入社書類に添え状は必要ありません。

もう内定が決定しているため気を使う必要はないです。

添え状を入れなくても内定取り消しになることはないですし、添え状なしで必要書類だけを封筒に入れて入れて郵送しても問題ありません。

書類は送り先の処理の手間を省くためにも「必要最低限のものだけを提出する」という考え方も大事です。

 

添え状の作成はめんどくさい

ハッキリ言って添え状の作成はめんどくさいです。

私も転職活動で何度か添え状をつくったことがありましたが、

困った顔
著者

なぜ添え状をつくらないといけないのか?

と疑問に思ったことが何度もありました。

履歴書と職務経歴書の作成だけでも疲れ果てるのに、その上に添え状までつくるなんて大変ですよね。

これまでは「書類の郵送の際に添え状を入れるのは社会人としてのマナーだから」という理由で片づけられていました。

しかしこのようなあまり意味がないマナーを応募者に求めるのは今でも納得がいかないです。

応募者は履歴書や職務経歴書など選考に必要な書類だけを封筒に入れて郵送すればいいのです。

マナーと称して必要のない添え状などの書類作成を強いるところは、ある意味では日本の企業文化の悪いところだと思っています。

 

紙の書類をやめられない日本企業

日本企業の職場には今でも紙の書類や資料があふれています。

私の会社では会議に使う書類をパソコンで作成してA4用紙に印刷して配布しますが、受け取った人はそんなに書類を読むこともなく、会議が終われば捨てられます。

時間をかけて書類を作ったにもかかわらず、あまり見られることもなく役に立ってないのですね。

これは添え状も同じで、応募者が時間をかけて作ったにもかかわらず採用担当者にはほとんど読まれません。

郵送した封筒が企業に届けば履歴書など必要な書類のみを取り出して、添え状は封筒と一緒に処分されてしまうことが多いです。

もちろん添え状を読む採用担当者もいると思いますが、添え状は選考の対象の書類ではありません。

もう必要ないのであれば当事者に書類をつくらせるなど余計な負担はかけないで欲しいものです。

しかし日本には紙の文化がいまだに根強く残っているため、無駄なことを廃止するところまでいかないのですね。

もう何十年も前から紙の使用を減らす「ペーパーレス化(紙の使用の削減)の推進」が言われているにも関わらず、紙を減らすことができない企業が多いのです。

 

虚礼廃止をおこなっている企業は増えている

最近は「虚礼廃止」をおこなう企業も多くなってきました。

「虚礼廃止」とは中身がともなっていない形だけの儀式や習慣をやめるということです。

実際に企業が虚礼にあたるとして廃止にしているものは、

・年賀状
・お中元、お歳暮
・バレンタイン
・飲み会への参加

などがあります。

 

例えば、年賀状やバレンタインなどは習慣化されています。

本当はやりたくはないけど毎年の習慣として定着しているためにイヤイヤやっているという方も多いでしょう。

こうしたかたちだけの行為はなるべく廃止に持って行きましょうという考えです。

さらにムダな業務を省略したり廃止することで空いた時間をほかの業務に使うことができます。

そのほうが会社の生産性の向上にもつながります。

そのために虚礼廃止をおこなっている企業は増えています。

私は添え状のマナーも虚礼廃止のひとつとして廃止になってほしいと思っています。

 

不明瞭なマナーは応募者を混乱させる

求人の募集要項を見ると「応募希望の方は履歴書を郵送してください」と書いてあります。

しかし「履歴書と一緒に添え状も郵送してください」とは書いてありません。

このように求人に記載されていない不明瞭な添え状の習慣は応募者を混乱させます。

バレンタインデーのチョコと同じで「職場の人にチョコをあげた方がいいのか判断に迷う」ということがあります。

こうしたことは取り決めではっきりさせた方が職場の人のためにもなります。

もう必要のない習慣は見直したり廃止すべきです。

企業側も「履歴書の郵送の際に添え状の同封は必要ありません」などの一文を記載しておいた方が親切です。

今後は応募者によけいな負担がかからないように企業も応募しやすい方法を考えた方がいいと思います。

その方が優秀な人が応募してくる可能性が高くなります。

ここまで説明しましたが、

・ペーパーレス化の推進
・虚礼廃止
・不明瞭なマナーの廃止

という点で添え状がなくなることも強く願います。

職場では必要のない業務の見直しや廃止がおこなわれていますが、転職活動でも必要のないものに関しては見直しや廃止が進んでほしいところです。

「転職経験者のブログ」を書いている人

(やまよし おさむ)
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東京のとある企業で人事担当の仕事をしております。
応募者の面接担当を受け持つこともありますが、私自身もこれまで3度の転職経験があります。
応募する側と採用する側の両方の経験がありますので、それを生かしてこのブログでは転職希望者に向けた情報を提供していきます。

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