Word(ワード)で送付状を作成してみた

履歴書

新卒の就職活動の時は履歴書やエントリーシートを、転職活動の時は履歴書や職務経歴書を封筒に入れて志望する企業宛に郵送します。

その際に、それらの応募書類と一緒に「送付状(そうふじょう)」も封筒に入れます。

でも「送付状(添え状とも言う)の作り方がよくわからない」という方もいますよね。

ここでは「パソコンのWordを使った送付状の作り方」を説明していきます。

簡単に作成できますので、就活や転職の際の参考にしてください。

 

送付状とは?

送付状とは、書類の送付者や宛先や封筒の中身の概要や時候の挨拶などを記載した書類のことを言います。

一般的には、履歴書などの応募書類を郵送する際に、一緒に封筒に入れて郵送するのがマナーとして知られています。

送付状は書店や文房具店などに売っているものではなく、自分で用紙を用意して作成します。

 

送付状のつくり方は、

・A4サイズのコピー用紙に横書きで作成するのが一般的
・パソコンなどで作成するか、黒のボールペンで手書きでもOK

履歴書や職務経歴書やESがB5サイズの場合は、送付状もB5サイズにしましょう。

記載する内容としては特に決まっていないのですが、主に「日付」「宛先や担当者名」「送付者の氏名や連絡先」「あいさつ文」「同封した書類名や枚数」などです。

なお、送付状は郵送する際のマナーです。

応募書類を企業に持参したり、企業の採用担当者に手渡しする場合は、送付状は必要ありません。

 

送付状はかならず封筒に入れた方がいい?

求人の募集要項には「履歴書を郵送してください」などは書いてありますが、「送付状が必要」とは書いてありません。

また、送付状に重要なことを書くわけでもないのですが…

それでも送付状は作成して、応募書類と一緒に同封して郵送しましょう。

 

送付状に関しては、企業の採用担当者によって考え方も様々です。

「送付状など必要ない」という採用担当者もいますが、反対に「送付状を同封するのが常識」という採用担当者もいると思います。

ですので、ビジネスマナーとして送付状を同封しておくことをおすすめします。

ただ求人の募集要項に「送付状は必要ありません」と書いてあったら、送付状は同封しないでおきましょう。

 

送付状を封筒に入れ忘れたときは?

応募書類と一緒に送付状を入れるのをうっかり忘れてしまったり、もともとこのようなビジネスマナーを知らない方もいます。

実際に送付状なしで応募書類だけを封筒に入れて郵送してくる方もたくさんいます。

おそらく多くの企業では送付状を同封しなかったとしても、選考で不利にはならないと思います。

履歴書や職務経歴書、ESなどの応募書類のみで選考がおこなわれるので心配しなくていいでしょう。

送付状を入れ忘れたために、封筒に送付状だけを入れて郵送してくる方もいますが、そんなことをする必要はありません。

封筒に送付状を入れ忘れてしまったときは、あまり気にしないで、次から気をつけるようにしましょう。

 

送付状の作り方

送付状の書面は一応の体裁がととのっていれば、それでOKです。

書式や文章などにこだわる必要はなく、ある程度のかたちが出来上がって封筒に入っていれば、それで問題ありません。

時間をかけて自分で文章を考えるものではないです。

 

送付状の作り方は、就職・転職活動の対策本やネットから、例文をマネして作るのが一番簡単でおすすめです。

送付状はほかの応募者と同じような書式や文面でもいいのです。

送付状は選考には影響しないのですから。

そして、いろんなことを書き込んで文字数を多くするより、わかりやすいシンプルな文面のほうが読む側も読みやすいです。

 

送付状の例文

下に送付状の例文を作成してみました。

これを使って送付状をつくっていきましょう。

令和〇年〇⽉〇⽇
〇〇〇〇株式会社
⼈事部
〇〇〇〇 様
〒〇〇〇ー〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町⼀丁⽬2番3号
〇〇アパート〇号室
090-1234-5678
⼭吉 治
応募書類の送付について
拝啓、貴社ますますご清栄の事とお喜び申し上げます。
この度、貴社求⼈に応募させて頂きたく、応募書類を添えて、ご送付させていただきました。
ご査収のほどよろしくお願い致します。
敬具

【添付書類】
履歴書 1通
職務経歴書 1通
ハローワーク紹介状 1通
以上

これが送付状の全文です。

まずは上の枠内の文章をマウスで全部選択してコピーしましょう。

文章をコピーするときのキーボード操作は「Ctrl」キーを押しながら「C」キーを押すとコピーできます。

それをWordに貼りつけましょう。

パソコンでWordを開いて「白紙の文書」を選択して、そこに貼りつけます。

文章を貼りつけるときのキーボード操作は「Ctrl」キーを押しながら「V」キーを押すと、下のようにコピーした文章を貼り付けることができます。

 

文章に段落をつける

次に文章に段落をつくっていきます。

文章の「↓」にカーソルを置いて「Enter」キーを押して1~2行ぐらい文章の間をあけてください。

戻すときは「BackSpace」キーを押してください。

令和〇年〇⽉〇⽇↓

〇〇〇〇株式会社
⼈事部
〇〇〇〇 様↓

〒〇〇〇ー〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町⼀丁⽬2番3号
〇〇アパート〇号室
090-1234-5678
⼭吉 治↓

応募書類の送付について↓

拝啓、貴社ますますご清栄の事とお喜び申し上げます。
この度、貴社求⼈に応募させて頂きたく、応募書類を添えて、ご送付させていただきました。
ご査収のほどよろしくお願い致します。↓
敬具↓

記↓

【添付書類】↓

履歴書 1通↓

職務経歴書 1通↓

ハローワーク紹介状 1通↓

以上

文章が上の方にかたよらないように、1枚の用紙におさまるように、下までバランスよく文章を配置してください。

文字サイズはデフォルトの10.5のまま作成しましたが、文字が小さいと思ったら、文字サイズを大きくしてください。

 

文章を左・中央・右に配置する

次に文章を左・中央・右に配置します。

Wordのツールバーには、下の赤枠のボタンがあります。

これは「左揃え」「中央揃え」「右揃え」で、文章を左に寄せたり、中央にそろえたり、右に寄せたりすることができます。

マウスで文章を選択した部分や、カーソルが置いてある行を「左」「中央」「右」に移動させることができます。

このボタンを使って下のように文章を配置します。

令和〇年〇⽉〇⽇

〇〇〇〇株式会社
⼈事部
〇〇〇〇 様

〒〇〇〇ー〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町⼀丁⽬2番3号
〇〇アパート〇号室
090-1234-5678
⼭吉 治

応募書類の送付について

拝啓、貴社ますますご清栄の事とお喜び申し上げます。
この度、貴社求⼈に応募させて頂きたく、応募書類を添えて、ご送付させていただきました。
ご査収のほどよろしくお願い致します。

敬具

【添付書類】

履歴書 1通

職務経歴書 1通

ハローワーク紹介状 1通

以上

これで送付状のかたちができあがりました。

Wordの画面は下のような感じです。

あとは送付状の文章をなおすだけです。

 

送付状の文章の説明

送付状は、基本的には「日付」「送り先」「自分の連絡先と氏名」「タイトル・頭語・主文」「気書き」を書きます。

それぞれの文章を説明していきます。

 

日付

令和〇年〇⽉〇⽇

右揃えで日付を書きます。

日付は送付状を作成した日ではなく、履歴書などの応募書類と同じ提出日を記載します。

「年」は西暦(202X)と和暦(令和〇年)どちらを使っても問題ありませんが、同封する履歴書などの応募書類と記載方法を統一しましょう。

 

送り先

〇〇〇〇株式会社
⼈事部
〇〇〇〇 様

左揃えで送り先の会社名を書きます。

会社名は省略せずに正式名を書きましょう。

会社の正式名がわからないときにはネットで検索してみてください。

あとは「部署名」と「採用担当者名」を書きます。

「採用担当者名」がわからない場合は、氏名のところは「採用ご担当者様」と記載しておきましょう。

 

自分の連絡先と氏名

〒〇〇〇ー〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町⼀丁⽬2番3号
〇〇アパート〇号室
090-1234-5678
⼭吉 治

右揃えで自分の連絡先と氏名を書きます。

上から「郵便番号」「住所」「電話番号」「氏名」の順番で書きましょう。

「〒」←「ゆうびん」で変換できます。

電話番号のあとに「メールアドレス」を記載してもOKです。

 

タイトル・頭語・主文

応募書類の送付について

拝啓、貴社ますますご清栄の事とお喜び申し上げます。
この度、貴社求⼈に応募させて頂きたく、応募書類を添えて、ご送付させていただきました。
ご査収のほどよろしくお願い致します。

敬具

タイトルの「応募書類の送付について」は中央揃えにします。

「拝啓、貴社ますますご清栄の事とお喜び申し上げます。」の頭語は左揃えにします。

このあとに時候の挨拶を入れてもかまいません。

「この度、貴社求⼈に応募させて頂きたく、応募書類を添えて、ご送付させていただきました。
ご査収のほどよろしくお願い致します。」の主文も左揃えにします。

このあとに志望動機や自己PRの文を簡潔に入れてもOKです(志望動機や自己PRは応募書類に書くので、無理に入れなくてもいいです)。

「結語」である「敬具」を右揃えに記載して文章を締めくくります。

 

記書き

【添付書類】

履歴書 1通

職務経歴書 1通

ハローワーク紹介状 1通

以上

中央揃えで「記」と記載します。

その下に【添付書類】と記載して、あとは封筒に入れた書類の内容と枚数を箇条書きで書きます。

最後は「以上」を右揃えにします。

 

A4用紙への印刷の仕方

Wordで送付状をすべて書き終えたら、最後は文字の間違えがないようによく見直しましょう。

問題がなければ、プレビュー画面を見ます。

Wordの左上の「ファイル」をクリックして「印刷」を選択すると、下のプレビュー画面が出てきます。

問題がなければ、左上の「印刷」をクリックして用紙に印刷します。

 

これで完成です。

封筒に入れる時には、送付状は応募書類の一番上にしてください。

 

コンビニでの印刷の仕方

自宅にプリンターがないときは、コンビニのマルチコピー機を使って用紙に印刷しましょう。

ファミリーマートやローソンでも印刷はできますが、ここでは「セブンイレブンのネットプリント」の印刷の仕方を紹介します。

 

まずは作成した送付状をPDF形式に変換します。

左上の「ファイル」をクリックして「エクスポート」から「PDF/XPSの作成」ボタンを押すとPDFファイルに変換できます。

ファイル名「送付状」にしてデスクトップなどに保存しましょう。

 

セブンイレブンのネットプリントの使い方

ネットプリントのサイトに行きます。

「個人のお客様」をクリックして、「ユーザー登録なしでプリントする」をクリックします。

次のページで「今すぐファイル登録」をクリックします。

次のページで「利用規約および個人情報の取扱いに同意する」にチェックを入れて「利用を開始する」をクリックします。

 

下の「ファイルの新規登録」の画面が出てきます。

1)プリント用紙は「普通紙にプリント」を選択します

2)青の「参照」をクリックして、PDF形式の送付状ファイルを選択します

選択すると、赤枠の「送付状.pdf」が表示されます

3)プリントの設定は、用紙サイズ「A4」を選択、カラーモードは「白黒」を選択します。

そして「登録する」をクリックします。

 

その後、8ケタのプリント予約番号が出てきます。

プリント予約番号をスマホのカメラで撮影するか、スマホやメモ帳にメモをしておきます。

「メール通知」でメールアドレスにプリント予約番号を送信することもできますよ。

そして近所にあるセブンイレブンに行きます。

 

セブンイレブンのマルチコピー機のメニューで「プリント」を押します。

そのあとに「ネットプリント」を選択します。

あとは8ケタの予約番号を打ち込んで「確認」を押します。

A4サイズの白黒の用紙は1枚20円です。

支払いは現金かnanacoで支払いも可能です。

そして印刷します。

 

印刷後はマルチコピー機の画面を、最初のメニュー画面に戻しておきましょう。

印刷した送付状の内容はよく確認してください。

以上になりますが、Wordで送付状を作成するときの参考にしてください。

履歴書
スポンサーリンク
このブログを書いている人

東京のとある企業で人事担当の仕事をしております。

応募者の面接担当を受け持つこともありますが、私自身もこれまで3度の転職経験があります。

応募する側と採用する側の両方の経験がありますので、それを生かしてこのブログでは転職希望者や新卒者に向けた情報を提供していきます。

山吉 治をフォローする
転職経験者のブログ

コメント

タイトルとURLをコピーしました