Word（ワード）で送付状を作成してみた

就職・転職活動の時は応募書類を封筒に入れて志望する企業宛に郵送します。

その際に、それらの応募書類と一緒に「送付状（そうふじょう）」も封筒に入れます。

でも「送付状（添え状とも言う）の作り方がよくわからない」という方もいますよね。

 

ここでは「パソコンのWordを使った送付状の作り方」を説明していきます。

簡単に作成できますので、就職・転職活動の際の参考にしてください。

 

パソコンのWordで作成した送付状

パソコンのWordで作成した送付状がこちらです。

こんな感じで送付状が作成できます。

 

Wordを使った送付状の作り方

送付状の書面は一応の体裁がととのっていれば、それでOKです。

書式や文章などにこだわる方もいますが、時間をかけて自分で文章を考えてつくるものではないです。

 

送付状の作り方は、就職・転職活動の対策本やネットから、例文をマネして作るのが一番簡単でおすすめです。

送付状はほかの応募者と同じような書式や文面でもいいのです。

送付状は選考には影響しないのですから。

そして、いろんなことを書き込んで文字数を多くするより、わかりやすいシンプルな文面のほうが読む側も読みやすいです。

ここからは送付状のつくり方を説明していきます。

 

送付状のテンプレート

下に送付状の例文（テンプレート）を作成してみました。

これを使って送付状をつくっていきましょう。

これが送付状の全文です。

まずは上の枠内の文章をマウスで全部選択してコピーしましょう。

文章をコピーするときは、マウスで文章を選択した後、キーボードの「Ctrl」キーを押しながら「C」キーを押すとコピーできます。

 

それをWordに貼りつけましょう。

パソコンでWordを開いて「白紙の文書」を選択して、そこに貼りつけます。

文章を貼りつけるときのキーボード操作は「Ctrl」キーを押しながら「V」キーを押すと、下のようにコピーした文章を貼り付けることができます。

 

送付状の行間をあける

次に文章に段落と行間をつくっていきます。

文章の「↓」にカーソルを置きます。

「Enter」キーを押して1～2行ぐらい文章の行間をあけてください。

戻すときは「BackSpace」キーを押してください。

下の余白まで文章が均等に行きわたるようにしましょう。

1枚の用紙におさまるように、下までバランスよく文章を配置してください。

文字サイズはデフォルトの10.5のまま作成しましたが、文字が小さいと思ったら、文字サイズを大きくしてください。

 

文章を左・中央・右に配置する

次に文章を左・中央・右に配置します。

Wordのツールバーには、下の赤枠のボタンがあります。

これは「左揃え」「中央揃え」「右揃え」で、文章を左に寄せたり、中央にそろえたり、右に寄せたりすることができます。

マウスで文章を選択した部分や、カーソルが置いてある行を「左」「中央」「右」に移動させることができます。

このボタンを使って下のように文章を配置します。

これで送付状のかたちができあがりました。

 

Wordの画面は下のような感じです。

あとは送付状の文章をなおすだけです。

 

Wordの送付状の書き方

送付状の書き方を説明していきます。

基本的には

「日付」
「送り先」
「自分の連絡先と氏名」
「タイトル・頭語・主文」
「気書き」

を書きます。

それぞれの文章を説明していきます。

 

日付

右揃えで日付を書きます。

日付は送付状を作成した日ではなく、履歴書などの応募書類と同じ提出日を記載します。

「年」は西暦（202X）と和暦（令和〇年）どちらを使っても問題ありませんが、同封する履歴書などの応募書類と記載方法を統一しましょう。

 

送り先

左揃えで送り先の会社名を書きます。

会社名は省略せずに正式名を書きましょう。

 

会社の正式名がわからないときにはネットで検索してみてください。

あとは「部署名」と「採用担当者名」を書きます。

「部署名」がわからないときは書かなくていいです。

「採用担当者名」がわからない場合は、氏名のところは「採用ご担当者様」と記載しておきましょう。

 

自分の連絡先と氏名

右揃えで自分の連絡先と氏名を書きます。

上から「郵便番号」「住所」「電話番号」「氏名」の順番で書きましょう。

「⼭吉 治」を消して自分の氏名を書いてください。

「〒」←「ゆうびん」で変換できます。

電話番号のあとに「メールアドレス」を記載してもOKです。

 

タイトル・頭語・主文

タイトルの「応募書類の送付について」は中央揃えにします。

「拝啓、貴社ますますご清栄の事とお喜び申し上げます。」の頭語は左揃えにします。

このあとに時候の挨拶を入れてもかまいません。

 

「この度、貴社求⼈に応募させて頂きたく、応募書類を添えて、ご送付させていただきました。
ご査収のほどよろしくお願い致します。」の主文も左揃えにします。

このあとに志望動機や自己PRの文を簡潔に入れてもOKです（志望動機や自己PRは応募書類に書くので、無理に入れなくてもいいです）。

「結語」である「敬具」を右揃えに記載します。

 

記書き

中央揃えで「記」と記載します。

その下に【添付書類】と記載して、あとは封筒に入れた書類の内容と枚数を箇条書きで書きます。

転職活動は基本的には「履歴書1通」と「職務経歴書1通」です。

2通あるときは「2通」と書いてください。

ハローワークの紹介状がないときには、「ハローワーク紹介状1通」は消してください。

新卒の就職活動は「エントリーシート1通」または「履歴書1通」と書き換えてください。

最後は「以上」を右揃えにします。

 

A4用紙への印刷の仕方

Wordで送付状をすべて書き終えたら、最後は文字の間違えがないようによく見直しましょう。

問題がなければ、プレビュー画面を見ます。

Wordの左上の「ファイル」をクリックして「印刷」を選択すると、下のプレビュー画面が出てきます。

問題がなければ、左上の「印刷」をクリックして用紙に印刷します。

これで完成です。

封筒に入れる時には、送付状は応募書類の一番上にしてください。

 

コンビニでの印刷の仕方

自宅にプリンターがないときは、コンビニのマルチコピー機を使って用紙に印刷しましょう。

ここでは「セブンイレブンのネットプリント」の印刷の仕方を紹介します。

ネットプリントの仕様の詳細には「文書を印刷するときはPDF文書を推奨しています」と書いてあります。

ですので、まずは履歴書ファイルをPDF形式に変換します。

 

左上の「ファイル」をクリックして「エクスポート」を選択します。

下の「PDF/XPSの作成」ボタンを押すとPDFファイルに変換できます。

ファイル名「送付状」にしてデスクトップなどに保存しましょう。

 

ファミリーマートやローソンで印刷する場合には、下の記事をごらんください。

・ファミリーマートやローソンでPDFファイルを用紙に印刷する方法

 

セブンイレブンのネットプリントの使い方

ネットプリントのサイトに行きます。

「個人のお客様」をクリックして、「ユーザー登録なしでプリントする」をクリックします。

次のページで「今すぐファイル登録」をクリックします。

次のページで「利用規約および個人情報の取扱いに同意する」にチェックを入れて「利用を開始する」をクリックします。

 

下の「ファイルの新規登録」の画面が出てきます。

１）プリント用紙は「普通紙にプリント」を選択します

２）「参照」をクリックして、PDF形式の送付状ファイルを選択します

選択すると、赤枠の「送付状.pdf」が表示されます

３）プリントの設定は、用紙サイズ「A4」を選択、カラーモードは「白黒」を選択します。

そして「登録する」をクリックします。

その後、8ケタのプリント予約番号が出てきます。

プリント予約番号をスマホのカメラで撮影するか、スマホやメモ帳にメモをしておきます。

「メール通知」でメールアドレスにプリント予約番号を送信することもできますよ。

そして近所にあるセブンイレブンに行きます。

 

セブンイレブンのマルチコピー機のメニューで「プリント」を押します。

そのあとに「ネットプリント」を選択します。

あとは８ケタの予約番号を打ち込んで「確認」を押します。

A4サイズの白黒の用紙は1枚20円です。

支払いは現金かnanacoで支払いも可能です。

そして印刷します。

 

印刷後はマルチコピー機の画面を、最初のメニュー画面に戻しておきましょう。

印刷した送付状の内容はよく確認してください。

以上になりますが、Wordで送付状を作成するときの参考にしてください。