【就活・転職】企業から不在着信があった時の折り返し電話の仕方

電話メール

新卒の就職活動や転職活動をしている時に、応募した企業から電話がかかってくることがあります。

その時に仕事や授業の最中で電話に出られなかったり、電話があったことに気づかないこともありますよね。

その時の対応の仕方や折り返しの電話の仕方などを紹介していきます。

 

また「企業からの電話に出なかったことが選考に影響するのでは?」と心配する方もいます。

でもそんな心配はしなくても大丈夫です。

 

電話に出ることができなかったとしても選考の影響することはありません。

何度電話をしてもつながらず、折り返しの電話もないときには「ウチの会社に就職する気はないのかな」と思って企業側もあきらめますが…

電話に不在着信が1~2度あったとしても選考に影響はありませんので気にしないでおきましょう。

 

留守番電話の設定はONにしておく

就職・転職活動の時は連絡を取る携帯電話の留守番電話はONにしておきましょう。

「留守番電話の設定の仕方」や「メッセージの再生の仕方」はしらべておいてください。

 

留守番電話がONになっていれば、電話をかけてきた相手は「会社名」「名前」「簡単な用件」などを残してくれますので、誰からのどういう用件の電話なのかわかりやすいです。

ただ留守番電話には「〇〇会社の〇〇です。またかけなおします」というメッセージだけが残っている場合もありますし、メッセージは何も残っていないときもあります。

 

そのときに「また電話がかかってくるのを待つ」でもいいのですが、相手の電話番号がわかるときには相手に折り返しの電話をしてみましょう。

 

再度相手から電話がかかってきたときに、なにかの用事があってまた電話に出られないこともあります。

自分が電話ができるときに、はやめに連絡を取って用件を聞いてしまったほうがいいですよね。

留守番電話にメッセージが残っていたり、着信履歴があったら折り返しの電話をしてみましょう。

 

着信があった電話番号を調べるには?

着信履歴が残っているけど「この電話番号は知らないな」というときは、番号検索をしてみましょう。

グーグルの検索窓に電話番号を入力して検索すれば、どこの電話番号かがわかります。

 

固定電話の番号なら企業名がわかりますし、携帯電話の番号でも誰がかけてきたかわかるときがあります。

検索してみて志望する企業からの電話だとわかったら、折り返し電話をしてみましょう。

どこからの電話かわからないときは折り返しの電話はしないで、再度かかってくるのを待ってもいいですね。

 

企業に電話をする最適の時間帯は?

どの企業も基本的には、平日の朝9時から夕方17時までは電話の受付をしています。

この時間帯に電話をかければ電話対応してもらえますが…

 

日中でも応募の電話をするための最適な時間帯は、

午前10~12時

午後13~17時

です。

 

人事担当者は朝に会社へ出勤するとやらないといけない仕事も多いため、9時ぐらいの始業時はバタバタしていることが多いです。

始業時に電話をかけてもいいのですが、会議などで不在の場合もあるかもしれません。

 

急ぎの用事でなければ午前中は10時以降に電話をしたほうがいいですね。

そのほうが人事担当者も余裕を持って対応してくれると思います。

 

そして12~13時はお昼休みの時間です。

会社員にとっては昼食をとるなど貴重な休み時間なので、この時間はなるべく仕事はしたくないのが本音です。

電話をすれば対応はしてくれますが、できれば午後は13時以降に電話をした方がいいと思います。

 

また17時を過ぎると人事担当者が退社していることもありますので、その時間の前に電話をしておきましょう。

ただ17時以降のあまり遅くない時間帯なら、人事担当者が残業していて電話対応してくれることもあります。

遅い時間に電話をかけても失礼ではありませんが、もう帰宅していて不在の時には翌日か休み明けに連絡した方がいいでしょう。

 

土曜日・日曜日・祝日は、会社が休みで誰も出勤していなければ留守電に伝言を残すようになります。

社員がいれば対応してくれることもあります。

休日に電話をすると「休み明けに電話してください」と言われるか、自分の連絡先を伝えて折り返しの電話を待つようになります。

 

折り返しの電話のかけ方

折り返しの電話をする前に、メモ帳と筆記用具を用意しておきましょう。

採用担当者が重要な用件を伝えてくることもありますので、そのときは覚えておくよりもしっかりメモしておいた方が確実です。

メモ帳は手帳やノートなど、筆記用具はシャーペンやボールペンなどを使いましょう。

 

また電話をするときには「メモができる机のある場所」と「会話ができる静かな場所」を選んで電話をした方がいいですね。

 

個人の携帯電話に折り返しの電話をすると、電話をかけてきた本人が出ます。

そのときの言い方は、

「お忙しいところ恐れ入ります。私(わたくし)△△大学の○○(自分の名前)と申します。○時頃にお電話をいただいたのですが、ご用件はどのようなことでしょうか?」

と言えば話が通じます。

 

またはもっと簡単に「○時頃にお電話をいただきました○○(自分の名前)です」と言ってもいいですね。

名前を名乗った後に採用担当者もすぐに気づいて用件を伝えてくれます。

 

会社の固定・携帯電話に折り返しの電話をするときは、ほかの社員が電話に出ることもあります。

そのときの言い方としては、

「お忙しいところ恐れ入ります。私(わたくし)△△大学の○○(自分の名前)と申します。○時頃に御社(おんしゃ)の〇〇様(もしくは採用担当者様)よりお電話をいただいたのですが、出ることができませんでしたので、折り返しお電話いたしました」

と言いましょう。

 

そして採用担当者が電話に出たら、

「お忙しいところ恐れ入ります。私(わたくし)△△大学の○○(自分の名前)と申します。○時頃にお電話をいただいたのですが、ご用件はどのようなことでしょうか?」

と言って用件を聞きましょう。

 

折り返しの電話をしたときに採用担当者が不在のときは、「ではまたお電話をお待ちしております。失礼いたします」と言って電話を切ります。

社会人の方は学校名は名乗らず、自分の名前だけ名乗るようにしましょう。

 

面接日時や場所はよく確かめておく

電話をするときには必ずメモを取るようにしましょう。

特に説明会や面接の場所や日時などの重要な情報は間違えてしまうと大変です。

 

企業の採用担当者から教えてもらったら自分から繰り返して相手に確認しましょう。

例えば企業の採用担当者が「面接は4月1日の14時から△△ビルの3階でおこないます」と言われたら、

「面接は4月1日14時から△△ビルの3階ですね」と相手から言われたことを復唱して相手に確認するようにしましょう。

そして間違えないようにメモをしておきます。

メモをしているときは電話の相手も待ってくれますので、落ち着いてメモを取りましょう。

 

メモをしないで覚えておこうとすると、電話を切った時に内容を忘れてしまうことがあります。

電話の内容を忘れてしまったり「面接は13時?15時?どっちだっけ?」というようなあやふやな状態だと、また電話をして確認しないといけなくなります。

ですので必ずメモはしておきたいですね。

 

日中に電話に出ることができないときは?

日中は会社で仕事をしていたり学校の授業があるため電話に出ることができない時間帯もあります。

そんな時は履歴書の本人希望記入欄や備考欄にひと言書いておきましょう。

例として、

現在、在職中のため、日中は電話に出ることができない場合がございます。
何かご連絡等がございましたら、お手数ですが留守番電話にご伝言をお願い致します。
確認次第、折り返しご連絡させていただきます。

もしくは、

現在、在職中のため、月曜日~金曜日の9~17時の時間帯は電話に出ることができません。
何かご連絡等がございましたら、お手数ですが留守番電話にご用件を入れていただくか、メールでのご連絡をお待ちしております。
よろしくお願いいたします。

という文章を書いておくとわかりやすいです。

メールでやり取りする場合は、履歴書に連絡可能なメールアドレスも記載しておきたいですね。

以上になりますが、企業から不在着信があった時の参考にしてください。

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このブログを書いている人

東京のとある企業で人事担当の仕事をしております。

応募者の面接担当を受け持つこともありますが、私自身もこれまで3度の転職経験があります。

応募する側と採用する側の両方の経験がありますので、それを生かしてこのブログでは転職希望者や新卒者に向けた情報を提供していきます。

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