【就活・転職】企業から不在着信があった時の折り返し電話の仕方

電話メール

新卒の就職活動や転職活動をしている時に、応募した企業から電話がかかってくることがあります。

その時に仕事や授業の最中で電話に出られなかったり、電話があったことに気づかないこともありますよね。

その時の対応の仕方や折り返しの電話の仕方などを紹介していきます。

 

また「企業からの電話に出なかったことが選考に影響するのでは?」と心配する方もいます。

でもそんな心配はしなくても大丈夫です。

 

電話に出ることができなかったとしても選考の影響することはありません。

何度電話をしてもつながらず、折り返しの電話もないときには「ウチの会社に就職する気はないのかな」と思って企業側もあきらめますが…

電話に不在着信が1~2度あったとしても選考に影響はありませんので気にしないでおきましょう。

 

留守番電話の設定はONにしておく

就職・転職活動の時は連絡を取る携帯電話の留守番電話はONにしておきましょう。

「留守番電話の設定の仕方」や「メッセージの再生の仕方」はしらべておいてください。

 

留守番電話がONになっていれば、電話をかけてきた相手は「会社名」「名前」「簡単な用件」などを残してくれますので、誰からのどういう用件の電話なのかわかりやすいです。

ただ留守番電話には「〇〇会社の〇〇です。またかけなおします」というメッセージだけが残っている場合もありますし、メッセージは何も残っていないときもあります。

 

そのときに「また電話がかかってくるのを待つ」でもいいのですが、相手の電話番号がわかるときには相手に折り返しの電話をしてみましょう。

 

再度相手から電話がかかってきたときに、なにかの用事があってまた電話に出られないこともあります。

自分が電話ができるときに、はやめに連絡を取って用件を聞いてしまったほうがいいですよね。

留守番電話にメッセージが残っていたり、着信履歴があったら折り返しの電話をしてみましょう。

 

着信があった電話番号を調べるには?

着信履歴が残っているけど「この電話番号は知らないな」というときは、番号検索をしてみましょう。

グーグルの検索窓に電話番号を入力して検索すれば、どこの電話番号かがわかります。

 

固定電話の番号なら企業名がわかりますし、携帯電話の番号でも誰がかけてきたかわかるときがあります。

検索してみて志望する企業からの電話だとわかったら、折り返し電話をしてみましょう。

どこからの電話かわからないときは折り返しの電話はしないで、再度かかってくるのを待ってもいいですね。

 

折り返しの電話のかけ方

折り返しの電話をする前に、メモ帳と筆記用具を用意しておきましょう。

採用担当者が重要な用件を伝えてくることもありますので、そのときは覚えておくよりもしっかりメモしておいた方が確実です。

メモ帳は手帳やノートなど、筆記用具はシャーペンやボールペンなどを使いましょう。

 

また電話をするときには「メモができる机のある場所」と「会話ができる静かな場所」を選んで電話をした方がいいですね。

 

個人の携帯電話に折り返しの電話をすると、電話をかけてきた本人が出ます。

そのときの言い方は、

「お忙しいところ恐れ入ります。私(わたくし)△△大学の○○(自分の名前)と申します。○時頃にお電話をいただいたのですが、ご用件はどのようなことでしょうか?」

と言えば話が通じます。

 

またはもっと簡単に「○時頃にお電話をいただきました○○(自分の名前)です」と言ってもいいですね。

名前を名乗った後に採用担当者もすぐに気づいて用件を伝えてくれます。

 

会社の固定・携帯電話に折り返しの電話をするときは、ほかの社員が電話に出ることもあります。

そのときの言い方としては、

「お忙しいところ恐れ入ります。私(わたくし)△△大学の○○(自分の名前)と申します。○時頃に御社(おんしゃ)の〇〇様(もしくは採用担当者様)よりお電話をいただいたのですが、出ることができませんでしたので、折り返しお電話いたしました」

と言いましょう。

 

採用担当者が電話に出たら、

「お忙しいところ失礼致します。私(わたくし)△△大学の○○(自分の名前)と申します。○時頃にお電話をいただいたのですが、ご用件はどのようなことでしょうか?」

と言って用件を聞きましょう。

 

折り返しの電話をしたときに採用担当者が不在のときは、「ではまたお電話をお待ちしております。失礼いたします」と言って電話を切ります。

社会人の方は学校名は名乗らず、自分の名前だけ名乗るようにしましょう。

 

電話をする際の注意点

電話をするときには必ずメモを取るようにしましょう。

特に説明会や面接の場所や日時などの重要な情報は間違えてしまうと大変です。

 

採用担当者から教えてもらったら、例えば「面接は〇月〇日〇時から△△ビルの3階ですね」と相手から言われたことを自分から復唱して相手に確認しましょう。

そして間違えないようにメモをしておきます。

メモをしているときは相手も待ってくれますので、落ち着いて間違えがないようにメモを取りましょう。

 

また折り返しの電話は就業時間内にするようにしましょう。

その中でも、できれば始業直後やお昼休みの時間帯は避けたほうがいいですね。

10~12時、13~17時くらいが妥当だと思います。

留守電に気がついたのが就業時間が過ぎてからだったら、翌日か休み明けの午前中に連絡しましょう。

 

日中に電話に出ることができないときは?

日中は会社で仕事をしていたり学校の授業があるため電話に出ることができない時間帯もあります。

そんな時は履歴書の本人希望記入欄や備考欄にひと言書いておきましょう。

例として、

 

現在、在職中のため、日中は電話に出ることができない場合がございます。
何かご連絡等がございましたら、お手数ですが留守番電話にご伝言をお願い致します。
確認次第、折り返しご連絡させていただきます。

 

現在、在職中のため、月曜日~金曜日の9~17時の時間帯は電話に出ることができません。
何かご連絡等がございましたら、お手数ですが留守番電話にご用件を入れていただくか、メールでのご連絡をお待ちしております。
よろしくお願いいたします。

 

という文章を書いておくと

メールでやり取りする場合は、履歴書に連絡可能なメールアドレスも記載しておきたいですね。

以上になりますが、企業から不在着信があった時の参考にしてください。

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このブログを書いている人

東京のとある企業で人事担当の仕事をしております。

応募者の面接担当を受け持つこともありますが、私自身もこれまで3度の転職経験があります。

応募する側と採用する側の両方の経験がありますので、それを生かしてこのブログでは転職希望者や新卒者に向けた情報を提供していきます。

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