【就活・転職】内定を辞退するときの電話・メール連絡の仕方

内定

新卒の就職活動や転職活動では、企業からの内定を辞退することもあります。

「複数の企業から内定をもらったとき」や「入社を考えていない企業の内定をことわるとき」もありますよね。

 

しかし「内定を辞退するときにどうやって伝えたらいいか?」で悩む方もいると思います。

ここでは内定を辞退するときの電話やメールでの伝え方を紹介していきます。

 

内定を辞退するときは電話かメールか?

「内定を辞退したい」と思ったら、なるべく早めに企業の採用担当者に連絡して伝えましょう。

企業への「内定の承諾・辞退」の返事には期日がありますので、それは守るようにしたいですね。

 

内定承諾書などの書類を提出する前だったら、採用担当者は内定辞退の申し出を受け入れてくれます。

この時点では簡単に内定辞退できますので、ことわるときにはすぐに連絡しましょう。

一般の求人からの応募なら内定辞退も問題なくできますが、学校からの推薦で応募した場合の内定辞退は、学校の就職課などに一度相談をした方がいいですね。

 

内定辞退は基本的には電話をかけて採用担当者に伝えることをおすすめします。

内定辞退をメールで伝えてもいいのですが、メールだと相手の反応がわかりません。

内定辞退することをメールで伝えても返信が返ってこなくて、了承してくれたのかどうかわからないときもあります。

 

それに採用担当者も「内定を辞退する理由」を本人から聞きたいと思っています。

「他社に内定が決まりまして、そちらの方にお世話になります」と正直に伝えてもいいので、理由を聞かれたら答えられるようにしておきたいですね。

 

ただ内定の通知がメールで来たときには、辞退する返事もメールで送るようにしましょう。

その後、採用担当者から内定辞退を了承するメールが送られてきたり、電話がかかってきたときには対応できるようにしておきましょう。

 

企業に電話・メール連絡をする時間帯

企業に電話をする時間帯は、基本的には勤務時間帯なら、何時でもいいと思います。

平日の朝9時から夕方17時までの間は、電話をかければどの企業でも普通に電話対応してくれます。

 

その時間帯の中でも仕事始めの9~10時は、採用担当者もほかの業務で忙しい場合もあります。

そして昼休みの12~13時はゆっくりしたい時間です。

 

電話をするのは平日の午前10~12時、午後13~17時の時間帯がおすすめです。

特に急ぎの用事でなければ、その時間帯に電話をしてみましょう。

その時間帯なら採用担当者も気持ちに余裕を持って対応してくれます。

 

メールは個人宛ではなく企業宛のメールであれば、24時間いつでも送信OKです。

日中に送ってもいいですし、深夜や休日でも迷惑になりませんし失礼でもありません。

 

深夜などの勤務時間外に送信したメールは翌日の朝に企業の採用担当者が確認します。

メールを作成したら送り忘れないようにすぐに送信しましょう。

 

内定を辞退するときの電話での伝え方

内定を辞退するときの電話のかけ方の例としては、

 

まず応募した企業に電話をします。

それで「はい、〇〇会社です」と社員の方が電話に出ます。

そうしたら、

 

「私(わたくし)、御社(おんしゃ)から内定のご連絡をいただきました○○(自分の名前)と申します。恐れ入りますが、採用担当〇〇様(もしくは採用担当者様)はいらっしゃいますでしょうか?」

と言いましょう。

 

電話に出た人が「採用担当ですね、少々お待ちください」と言います。

そして採用担当者に電話をかわってもらったら、

 

「私(わたくし)、御社(おんしゃ)から内定のご連絡をいただきました○○(自分の名前)と申します。誠に申し訳ありませんが、御社の内定を辞退させていただきたいと思いまして、お電話いたしました。」

と言いましょう。

 

それに対して採用担当者は、

そうですか、残念ですね…よろしければ辞退する理由を教えてもらえませんか?」

と聞いてくることもあります。

 

そのときは正直に、

「大変悩んだのですが…本当に申し訳ありませんが、ほかの会社に入社することを決めまして…」

と言ってもかまいません。

 

でも「第一志望の会社から内定をもらいまして、そちらに決めました」などは言いすぎですので、やめておきましょう。

 

また「もしよろしければ、内定先の企業を教えてもらえますか?」と聞いてくることもあります。

この質問は内定先の企業を参考として聞いておきたいだけなので、特別な意味はありません。

その答えとして「○○会社に入社することに決めました」と会社名を言ってもいいですし、「○○関係の会社に内定を頂きました」でもいいと思います。

 

または「ちょっと条件が合わないと思いまして、申し訳ありませんが内定を辞退させてください」でもいいと思います。

内定を辞退するときは、ほかの理由でもかまいません。

 

そして最後に「内定を辞退する旨(むね)は、メールでもお伝えしたほうがよろしいでしょうか?」ということも聞いておきましょう。

あとで「内定を辞退するという話は聞いていない!」と言われないために、確認のために電話のあとにメールを送ってもいいと思います。

「必要ない」と言われたら、メールを送る必要はありません。

 

採用担当者が内定辞退を了承してくれたら「よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします」と言って電話を切りましょう。

 

採用担当者から内定通知の電話がかかってきたときに、辞退することをその場で告げてもかまいません。

自分から電話をしたときに採用担当者が不在だったときは、採用担当者が戻ってくる日時を聞いて、その時間にまた電話をしてみましょう。

 

内定を辞退する電話をしても採用担当者からキツいことを言われることはありません。

「残念です」と言われることはありますが、採用担当者も辞退者が出ることはある程度想定していますので、電話をするときには緊張しなくても大丈夫ですよ。

 

内定を辞退するときのメールの例文

内定辞退をメールで伝える時の件名と本文は、

【件名】内定辞退のご連絡

【本文】

○○株式会社
採用担当○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○と申します。

先日は、お忙しい中、面接のお時間を頂きありがとうございました。
貴社から内定のご連絡を頂けたことは、大変光栄に感じております。
ですが慎重に熟慮した結果、誠に勝手ではございますが、今回は内定を辞退させて頂きます。

就職活動を通して、お世話になりましたことを大変感謝しております。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

————————————-

〇〇〇〇(〇〇〇〇)←(自分の名前とふりがな)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
携帯電話:〇〇-〇〇-〇〇
e-mail:〇〇〇〇

————————————-

 

【件名】は返信メールの場合「Re:〇〇〇〇」となりますが、「内定辞退のご連絡」と書き換えてもかまいません。

上の例文の〇の部分を消して書き換えてください。

 

本文の会社名は「株式会社」まで書きます。

また「株式会社 ○○」「○○株式会社」と、社名が右か左のどちらかになりますので間違えないようにしましょう。

 

会社名の下に「採用担当○○様」と書きます。

企業の採用担当者の名前がわからないときは「採用担当者様」と書いておきましょう。

 

学生でない社会人の方は学校名の部分を消して「自分の名前」だけ書いておきます。

署名の「←(自分の名前とふりがな)」も消してください。

 

内定承諾書を提出した後の内定辞退はできるの?

内定を承諾した後は、企業から送られてくる内定承諾書や入社誓約書などの書類を書いて提出します。

しかしこれらの書類を提出した後に「やっぱり内定を辞退したい」というときもありますよね。

 

「内定承諾書や入社誓約書にサインしてしまったから、もう内定は辞退できないのでは?」

と思うかもしれませんが、書類を提出した後も内定を辞退することはできます。

 

内定後は内定承諾書や入社誓約書などを書かせる企業は多いですが、これには法的な拘束力はありません。

 

「内定辞退したい」という人を強制的に入社させて働かせる権利は企業にはありませんので、内定承諾書や入社誓約書などを書いた後も内定を辞退できるのですね(「内定承諾書」を書いた後の辞退は可能か?)。

「内定辞退するなら損害倍書を請求するぞ!」とおどしてくる企業もあるようですが、内定辞退者に損害賠償を請求しても企業側が得るものは何もありませんので、そのようなことはまずしてこないでしょう。

 

「会社まで謝りに来い!」というところもあるようですが、企業側が内定辞退者を呼び出す権利もありません。

ですのでそうした呼びかけに応じる必要もありません。

 

しかし企業との約束を破ったということで、キツく言われることがあるかもしれません。

それに入社直前になって辞退すると企業側とのトラブルになることもありますので、内定辞退をするときはできるだけ早く連絡をしましょう。

 

内定承諾書などを提出した後は電話をして誠実に謝罪して、内定辞退を受け入れてもらいましょう。

内定を辞退する理由も聞かれると思いますが、それも正直に答えておきましょう。

 

企業側も内定辞退者が出ることをある程度見込んではいますが、辞退者が出たときにはまた新しい人を見つけないといけなくなります。

それに内定承諾書などが提出されたら入社に向けての準備をしますので、辞退することが決まったらすぐに企業に連絡するようにしてください。

 

以上になりますが、内定を辞退するときの参考にしてください。

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このブログを書いている人

東京のとある企業で人事担当の仕事をしております。

応募者の面接担当を受け持つこともありますが、私自身もこれまで3度の転職経験があります。

応募する側と採用する側の両方の経験がありますので、それを生かしてこのブログでは転職希望者や新卒者に向けた情報を提供していきます。

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