転職活動では、応募した企業の面接を辞退（キャンセル）することもあります。
面接を辞退する理由としては、
・他社に内定が決まった
・面接を受ける気がなくなった
などがあります。
でも「面接を辞退するときにどうやって伝えたらいいか？」で悩む方もいますよね。
ここでは面接を辞退するときの電話やメールでの伝え方を紹介していきます。
面接を辞退するときの電話での伝え方
面接を辞退するときの電話での言い方は、それほどむずかしくはありません。
まず応募した企業に電話をします。
それで「はい、〇〇会社です」と社員の方が電話に出ます。
そうしたら、
と言いましょう。
電話に出た人が「採用担当ですね、少々お待ちください」と言います。
そして採用担当者に電話をかわってもらったら、
と言いましょう。
それで採用担当者は、
そうですか、わかりました。
受け付けてくれるはずです。
よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。
といって電話を切りましょう。
風邪などの理由で当日に面接をキャンセルするときも、同じ言い方でOKです。
最終面接までいくと「面接を辞退する理由」を聞かれるかもしれません。
そのときの理由は自分で考えておきましょう。
辞退する理由は
他社に内定が決まりまして、そちらに入社を決めました。
など正直に伝えてもかまいません。
でも「第一志望の企業に受かりまして…」などは言わない方がいいですね。
採用担当者が不在だったときは、ほかの社員の方に面接辞退することを伝えるか、採用担当者が戻ってくる日時を聞いて、その時間にまた電話をしてみましょう。
面接を辞退する連絡をしても採用担当者からキツいことを言われることはありません。
「面接辞退ですね。わかりました」と、あっさりと受け入れてくれる企業が多いと思いますので、電話をするときには緊張しなくても大丈夫ですよ。
面接を辞退するときのメールの例文
面接の辞退をメールで伝える時の件名と本文は、
【件名】面接辞退のご連絡
【本文】
〇〇株式会社
採用担当〇〇様
お世話になっております。
〇〇と申します。
〇月〇日（〇）の〇時から貴社の面接の予約を入れましたが、
諸事情により面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡致しました。
ご迷惑をお掛けして誠に申し訳ございませんが、よろしくお願い致します。
————————————-
〇〇〇〇（〇〇〇〇）
携帯電話：〇〇-〇〇-〇〇
e-mail:〇〇〇〇
————————————-
【件名】は返信メールの場合「Re：〇〇〇〇」となりますが、「面接辞退のご連絡」と書き換えてもかまいません。
上の例文の〇の部分を消して書き換えてください。
〇〇〇〇（〇〇〇〇）は自分の名前とふりがなを書いてください。
本文の会社名は「株式会社」まで書きます。
また「株式会社〇〇」「〇〇株式会社」と、社名が右か左のどちらかになりますので間違えないようにしましょう。
会社名の下に「採用担当〇〇様」と書きます。
企業の採用担当者の名前がわからないときは「採用担当者様」と書いておきましょう。
学生でない社会人の方は学校名の部分を消して「自分の名前」だけ書いておきます。
署名の「←（自分の名前とふりがな）」も消してください。
面接を辞退するときは電話かメールか？
「面接を辞退したい」と思ったら、なるべく早めに企業の採用担当者に連絡して伝えましょう。
企業の採用担当者も面接の準備をして時間をあけて応募者が来るのを待っています。
無断欠席をされると時間がムダになり迷惑をかけてしまいますので、面接を辞退するときには必ず連絡をしましょう。
面接の辞退は基本的には電話をかけて採用担当者に伝えることをおすすめします。
面接辞退をメールで伝えてもいいのですが、メールだと相手の反応がわかりません。
面接辞退することを伝えても返信メールが返ってこなかったり、辞退する理由を聞きたいために折り返し電話をかけてくる場合もあります。
また採用担当者は面接辞退を了承する返信メールを送ってくれますが、そんなメール文をつくるのもひと手間かかります。
企業の採用担当者に電話をして面接辞退することを伝えて相手の了承を得たほうが、はやく済みますし確実です。
特に面接当日に都合が悪くなって行けなくなったときは電話で伝えた方がいいですね。
ただ面接日程の調整など企業との連絡は電話ではなく、すべてメールやネットでやり取りしているのであれば、面接辞退の連絡もメールやネットで伝えましょう。
企業に電話・メール連絡をする時間帯
企業に電話をする時間帯は、基本的には勤務時間帯なら、何時でもいいと思います。
平日の朝9時から夕方17時までの間は、電話をかければどの企業でも普通に電話対応してくれます。
その時間帯の中でも仕事始めの9～10時は、採用担当者もほかの業務で忙しい場合もあります。
そして昼休みの12～13時はゆっくりしたい時間です。
電話をするのは平日の午前10～12時、午後13～17時の時間帯がおすすめです。
特に急ぎの用事でなければ、その時間帯に電話をしてみましょう。
その時間帯なら採用担当者も気持ちに余裕を持って対応してくれると思います。
メールは個人宛ではなく企業宛のメールであれば、24時間いつでも送信OKです。
日中に送ってもいいですし、深夜や休日でも迷惑になりませんし失礼でもありません。
深夜などの勤務時間外に送信したメールは翌日の朝に企業の採用担当者が確認します。
メールを作成したら送り忘れないようにすぐに送信しましょう。
以上になりますが、面接を辞退するときの参考にしてください。
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