転職活動中に応募した企業から電話がかかってくることがあります。
その時に仕事の最中で電話に出られなかったり、電話があったことに気づかないこともありますよね。
その時の対応の仕方や折り返しの電話の仕方などを紹介していきます。
また「企業からの電話に出なかったことが選考に影響するのでは？」と心配する方もいます。
でもそんな心配はしなくても大丈夫です。
電話に出ることができなかったとしても選考の影響することはありません。
何度電話をしてもつながらず、折り返しの電話もないときには「ウチの会社に就職する気はないのかな」と思って企業側もあきらめますが…
電話に不在着信が1～2度あったとしても選考に影響はありませんので気にしないでおきましょう。
折り返しの電話のかけ方
折り返しの電話をする前に、メモ帳と筆記用具を用意しておきましょう。
採用担当者が重要な用件を伝えてくることもありますので、そのときは覚えておくよりもしっかりメモしておいた方が確実です。
メモ帳は手帳やノートなど、筆記用具はシャーペンやボールペンなどを使いましょう。
また電話をするときには「メモができる机のある場所」と「会話ができる静かな場所」を選んで電話をした方がいいですね。
採用担当の携帯から電話があった場合
採用担当など個人の携帯電話に折り返しの電話をすると、電話をかけてきた本人が出ます。
そのときの言い方は、
と簡単に言ってもいいですね。
自分の名前を名乗れば、相手もすぐに気づいて用件を伝えてくれます。
また、ていねいに言う場合には、
と言えば話が通じます。
会社の固定・携帯電話から電話があった場合
会社の固定・携帯電話に折り返しの電話をするときは、ほかの社員が電話に出ることもあります。
電話をすると「はい、〇〇会社の〇〇です。」と社員の人が電話に出ます。
そのときの言い方としては、
と言いましょう。
採用担当者がいれば代わってくれます。
そして採用担当者が電話に出たら、
と言って用件を聞きましょう。
折り返しの電話をしたときに採用担当者が不在のときは、「ではまたお電話をお待ちしております。失礼いたします」と言って電話を切ります。
面接日時や場所はかならずメモをする
電話をするときには必ずメモを取るようにしましょう。
特に説明会や面接の場所や日時などの重要な情報は間違えてしまうと大変です。
企業の採用担当者から教えてもらったら自分から繰り返して相手に確認しましょう。
例えば企業の採用担当者が、
面接は4月1日の14時から△△ビルの3階でおこないます。
と言ったら、
相手から言われたことを間違えないようにその場でメモをとります。
面接は4月1日14時から△△ビルの3階ですね。
そしてかならずメモの内容を復唱して相手に確認するようにしましょう。
メモをしているときは電話の相手も待ってくれますので、落ち着いてメモを取りましょう。
メモをしないで覚えておこうとすると、電話を切った時に内容を忘れてしまうことがあります。
電話の内容を忘れてしまったり「面接は13時？15時？どっちだっけ？」というようなあやふやな状態だと、また電話をして確認しないといけなくなります。
ですので必ずメモはしておきたいですね。
留守番電話の設定はONにしておく
転職活動の時は、連絡を取る携帯電話の留守番電話はONにしておきましょう。
「留守番電話の設定の仕方」や「メッセージの再生の仕方」はしらべてみてください。
留守番電話がONになっていれば、電話をかけてきた相手は「会社名」「名前」「簡単な用件」などを残してくれますので、誰からのどういう用件の電話なのかわかりやすいです。
ただ留守番電話には「〇〇会社の〇〇です。またかけなおします」というメッセージだけが残っている場合もありますし、メッセージは何も残っていないときもあります。
そのときに「また電話がかかってくるのを待つ」でもいいのですが、相手の電話番号がわかるときには相手に折り返しの電話をしてみましょう。
再度相手から電話がかかってきたときに、なにかの用事があってまた電話に出られないこともあります。
自分が電話ができるときに、はやめに連絡を取って用件を聞いてしまったほうがいいですよね。
留守番電話にメッセージが残っていたり、着信履歴があったら折り返しの電話をしてみましょう。
着信があった電話番号を調べるには？
着信履歴が残っているけど「この電話番号は知らないな」というときは、番号検索をしてみましょう。
Googleの検索窓に電話番号を入力して検索すれば、どこの電話番号かわかります。
固定電話の番号なら企業名がわかりますし、携帯電話の番号でも誰がかけてきたかわかるときがあります。
検索してみて志望する企業からの電話だとわかったら、折り返し電話をしてみましょう。
どこからの電話かわからないときは折り返しの電話はしないで、再度かかってくるのを待ってもいいですね。
企業に電話をする最適の時間帯は？
どの企業も平日の朝9時から夕方17時までは電話の受付をしています。
この時間帯に電話をかければ電話対応してもらえますが…
日中でも応募の電話をするための最適な時間帯は、
午前10～12時
午後13～17時
です。
朝の出勤時はいそがしい
人事担当者は朝に会社へ出勤するとやらないといけない仕事も多いため、9時ぐらいの始業時はバタバタしていることが多いです。
始業時に電話をかけてもいいのですが、会議などで不在の場合もあるかもしれません。
急ぎの用事でなければ午前中は10時以降に電話をしたほうがいいですね。
そのほうが人事担当者も余裕を持って対応してくれると思います。
午後は13時以降がオススメ
そして12～13時はお昼休みの時間です。
会社員にとっては貴重な休み時間なので、この時間はなるべく仕事はしたくないのが本音です。
電話をすれば対応はしてくれますが、できれば午後は13時以降に電話をした方がいいと思います。
また17時を過ぎると人事担当者が退社していることもありますので、その時間の前に電話をしておきましょう。
ただ17時以降のあまり遅くない時間帯なら、人事担当者が残業していて電話対応してくれることもあります。
遅い時間に電話をかけても失礼ではありませんが、もう帰宅していて不在の時には翌日か休み明けに連絡した方がいいでしょう。
土曜日・日曜日・祝日は、会社が休みで誰も出勤していなければ留守電に伝言を残すようになります。
社員がいれば対応してくれることもあります。
休日に電話をすると「休み明けに電話してください」と言われるか、自分の連絡先を伝えて折り返しの電話を待つようになります。
以上になりますが、企業から不在着信があった時の参考にしてください。
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