新卒の就職活動や転職活動では、求人の企業に電話で応募を申し込むこともあります。
その時に「どうやって伝えたらいいかわからない」という方もいますよね。
特に企業に電話をかける時には緊張してうまく話せない場合もあります。
「変な言い方をして印象を悪くしたらどうしよう？」と心配になる方もいらっしゃいますが…
応募の電話する際の話し方やマナーなどをくわしく知らない方のために、ここでは電話での会話の例を紹介していきます。
就活や転職の際の参考にしてください。
電話をかける前に用意しておくもの
企業に応募の電話をするときに用意するものは、
・筆記用具
・メモ帳
の２つです。
メモ帳は手帳でもいいですし、ノートなどでもかまいません。
筆記用具はシャーペンかボールペンなどでメモを取ります。
メモ帳には電話をかける企業名を最初に書いておきましょう。
電話したときに企業の採用担当者から「今後の選考日時」や「その際の持ち物」などを伝えてくることがあります。
それらの重要なことはしっかりとメモしておきましょう。
電話対応してくれた企業の担当者の名前もメモしておきましょう。
また電話をするときには「メモができる机のある場所」と「会話ができる静かな場所」を選んで電話をした方がいいですね。
企業に電話をする最適の時間帯は？
どの企業も基本的には、平日の朝9時から夕方17時までは電話の受付をしています。
この時間帯に電話をかければ電話対応してもらえますが…
日中でも応募の電話をするための最適な時間帯は、
午前10～12時
午後13～17時
です。
人事担当者は朝に会社へ出勤するとやらないといけない仕事も多いため、9時ぐらいの始業時はバタバタしていることが多いです。
始業時に電話をかけてもいいのですが、会議などで不在の場合もあるかもしれません。
急ぎの用事でなければ午前中は10時以降に電話をしたほうがいいですね。
そのほうが人事担当者も余裕を持って対応してくれると思います。
そして12～13時はお昼休みの時間です。
会社員にとっては昼食をとるなど貴重な休み時間なので、この時間はなるべく仕事はしたくないのが本音です。
電話をすれば対応はしてくれますが、できれば午後は13時以降に電話をした方がいいと思います。
また17時を過ぎると人事担当者が退社していることもありますので、その時間の前に電話をしておきましょう。
ただ17時以降のあまり遅くない時間帯なら、人事担当者が残業していて電話対応してくれることもあります。
遅い時間に電話をかけても失礼ではありませんが、もう帰宅していて不在の時には翌日か休み明けに連絡した方がいいでしょう。
土曜日・日曜日・祝日は、会社が休みで誰も出勤していなければ留守電に伝言を残すようになります。
社員がいれば対応してくれることもあります。
休日に電話をすると「休み明けに電話してください」と言われるか、自分の連絡先を伝えて折り返しの電話を待つようになります。
電話で応募するときの会話の例
求人の企業へはじめて電話をするときは緊張すると思います。
でも企業の人事担当者は応募者からの電話対応にも慣れていますので、それほど緊張しなくても大丈夫です。
まず求人に書いてある企業の電話番号に電話をかけます。
自分の携帯電話からかけてもいいですし、固定電話から電話してもOKです。
企業に電話をすると、社員の方が電話に出て「〇〇会社です」と会社名や名前を名乗ります。
そうしたら、
と言いましょう。
上の〇〇は自分の名前です。
学生は「学校名＋自分の名前」を名乗ってもいいですね。
電話をしたときに採用担当者が不在の時もあります。
「会社にいるけど電話中だったり席を外している」「担当者が休み」「もう退社した」などの理由で電話に出られないときもあります。
そんな時は「いつ連絡が取れそうなのか？」を聞いて、その時にまた再度電話をかけるようにしましょう。
「それではまた〇時ごろにご連絡させていただきます。失礼いたします」と言って電話を切りましょう。
採用担当者の方から折り返し電話をしてくれるのなら、自分の名前と電話番号を社員の方に伝えて、電話がかかってくるのを待ちましょう。
採用担当者がいる時には、
「担当者に代わりますので、しばらくお待ちください」
と言って、採用担当者に代わってもらえます。
採用担当者「お電話代わりました。採用担当の○○と申します。」
と電話に出たら、
と聞きましょう。
採用担当者「はい、募集しております。応募希望ですか？」
応募者「はい、よろしくお願いします」
採用担当者「ではお名前から教えてください」
そして自分の名前や学校名や連絡先などを伝えます。
用件が済んで、電話を切るときは、
応募者「ではよろしくお願いします。失礼いたします。」
といって電話を切りましょう。
電話をする際の注意点
電話をするときには必ずメモを取るようにしましょう。
特に説明会や面接の場所や日時などの重要な情報は間違えてしまうと大変です。
企業の担当者から教えてもらったら、例えば「面接は〇月〇日〇時から△△ビルの3階ですね」と相手から言われたことを自分から復唱して相手に確認しましょう。
そして間違えないようにメモをしておきます。
メモをしているときは電話の相手も待ってくれますので、落ち着いてメモを取りましょう。
メモをしないで覚えておこうとすると、電話を切った時に内容を忘れてしまうことがあります。
内容を忘れてしまったり「面接は13時？15時？どっちだっけ？」というようなあやふやな状態だと、また電話をして確認しないといけなくなります。
ですので必ずメモはしておきたいですね。
そして電話で話をするときにはタメ口などは使わずに敬語で話すようにしましょう。
特に学生の方は電話対応の仕方や敬語で話す機会などあまりないために、企業の担当者と電話での受け答えがうまくできずに「失敗した！」と思うこともあるのではないでしょうか。
でも企業の担当者は学生の電話の受け答えが多少変でも気にしてませんから安心してください。
言い方がぎこちなかったり所々で言葉がおかしかったとしても、用件がしっかり伝わっていればそれでOKです。
あまり気にしないでおきましょう。
以上になりますが、就活や転職の応募する際の参考にしてください。
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