卒業証明書などの書類を郵送するときの添え状の作り方

内定

就職・転職活動の時は企業宛に、

「卒業証明書」

「内定承諾書」

「成績証明書」

「健康診断書」

などの書類を封筒に入れて郵送することがあります。

 

そのときに添え状(送付状)を同封するか迷うこともありますよね。

ここでは「上の書類を郵送するのに添え状が必要なのかどうか?」と「添え状のつくり方」を紹介していきます。

書類を郵送する際の参考にしてください。

 

書類を郵送するときに添え状は必要なのか?

「内定承諾書」「卒業証明書」「成績証明書」「健康診断書」などは企業宛に提出する重要な書類ですが、郵送するときは添え状も書いた方がいいのか?

 

結論から言うと、封筒に添え状を入れなくても大丈夫です。

 

添え状はそれほど重要ではありません。

封筒に添え状が入っていなくても採用担当者は気にしませんので、必要な書類だけを封筒に入れて郵送してもOKです。

 

私の会社でも添え状を入れてくる応募者は半分ぐらいですし、添え状が入ってなくても気にはしません。

わざわざ作るのも面倒くさいですよね。

 

添え状が入ってなかったために選考で不利になったり、内定取り消しになるようなことはありません。

必要な書類のみを封筒に入れて郵送しましょう。

 

ただ「添え状を同封したい」という方のために、ここから先はパソコンを使った簡単な添え状のつくり方を紹介していきます。

 

Googleドキュメントで添え状を作成する

Word(ワード)を使って添え状をつくる方が多いと思いますが、ここでは「Googleドキュメント」を使って作成する方法を説明します。

Googleドキュメントは、Googleが無料で提供しているオフィスソフトで、ブラウザ上で文章の作成ができます。

 

操作方法もWordとほとんど同じですし、Googleアカウントがあれば無料で利用できるので便利ですよ。

 

Googleアカウントをお持ちでない方はこちらで登録してください。

 

ここからはパソコンでGoogleドキュメントを使って添え状を作成する手順を説明していきます。

パソコンがない方はネットカフェのパソコンで作ってみてください。

ネットカフェはパソコンとプリンターがありますので添え状はすぐに作成できます。

 

まずグーグルのサイトに行きます。

そして右上の□の「Googleアプリ」から「もっと見る」をクリックして「ドキュメント」を選択します。

 

そしてGoogleアカウントでログインした後は、Googleドキュメントが開きます。

 

上の「空白」をクリックすると新しく文章が作成できるようになります。

そして左上の「無題のドキュメント」は「添え状」と入れておきましょう。

 

Googleドキュメントを使うときの注意点は、

記載した文字はすぐに自動保存されます(そのため保存ボタンはありません)。

Googleドキュメントの左上にある「青いファイル」をクリックするとホームに戻ります。

作成したファイルを別にして保存したいときは「ファイル」→「コピー作成」で左上の名前も変更してください。

ひとつ前の作業に戻るときは「Ctrl」+「Z」を押すと戻ります。

文字が小さいと思ったときはフォントサイズを変えてみましょう。

これで文字を打ち込んでいきましょう。

 

添え状の例文

これは私がGoogleドキュメントで作成した添え状です。

このような感じで作ってみましょう。

 

文章の作成の仕方

送付状を作成する方法を紹介していきます。

Googleドキュメントを開くと上に、これがあります。

これは「左揃え」「中央揃え」「右揃え」で、文章を左に寄せたり、中央にそろえたり、右に寄せたりすることができます。

この操作はよく使いますので覚えておいてください。

 

あとは読みやすいように「文字の大きさ」なども変えてみて、文章全体が枠内に収まるようにEnterキーで改行して調整してください。

 

 

添え状の書き方は、それぞれの番号ごとに説明していきます。

1.提出日の日付

2.宛先・部署名・担当者名

3.自分の郵便番号・住所・電話番号・氏名

4.あいさつ文

5.添付書類

を書きます。

 

1.日付は書類の提出日を記載します。(右揃え)

 

2.宛先は正式の会社名を書きましょう。(左揃え)

「□□株式会社」と「株式会社□□」は違う会社になるので気をつけてください。

あとは「会社の部署名」と「採用担当者名」を書きます。

「採用担当者名」がわからない場合は、氏名のところは「採用ご担当者様」と記載しておきましょう。

 

3.送付者である自分の郵便番号・住所・電話番号・氏名を書きます。(右揃え)

 

4.あいさつ文はこのようにしました。

前略、いつもお世話になっております。
貴社より提出のご指示がございました書類一式を同封いたしました。
ご査収のほど、よろしくお願い致します。
草々

この文章はコピーアンドペーストして使ってください。

 

5.最初に「記」と「添付書類」を記載します。(中央揃え)

そして封筒の中に入れる書類名と枚数を書きます。(中央揃え)

例えば送付する書類が「卒業証明書」だけのときは、「卒業証明書 1通」とだけ書いておきましょう。

最後に「以上」と書きます。(右揃え)

 

ここまですべて書き終えたら、あとは用紙に印刷をします。

 

プリンターがないときの用紙への印刷の仕方

自宅にパソコンにつながったプリンターがあるときは、Googleドキュメントの左上にある「プリンターの絵」をクリックすれば送付状を用紙に印刷できます。

プリンターがないときは、コンビニのマルチコピー機を使って用紙に印刷しましょう。

 

ファミリーマートやローソンでも印刷はできますが、ここでは「セブンイレブンのネットプリント」での印刷の仕方を紹介します。

 

ネットプリントを使用するときは、Googleドキュメントで作成した送付状のファイルをPDF形式で保存します。

左上の「ファイル」から「形式を指定してダウンロード」→「PDFドキュメント」を選択します。

パソコンのデスクトップ上にファイル名「添え状」で保存しましょう。

 

ネットプリントとコンビニでの操作方法

そしてネットプリントのサイトに行きます。

右の「ユーザー登録なしでプリントする」をクリックします。

次のページで「今すぐファイル登録」をクリック。

次のページで「利用規約および個人情報の取扱いに同意する」にチェックを入れて「利用を開始する」をクリック。

 

「ファイルの新規登録」で「普通紙にプリント」をクリック。

「参照」をクリックして作成した「添え状.pdf」を選択すると上の赤い四角のように表示されます。

用紙サイズは「A4」、カラーモードは「白黒」を選択して「登録する」をクリックします。

 

それで8ケタのプリント予約番号が出てきます。

プリント予約番号をスマホのカメラで撮影するかメモをしておきます。

そして近所にあるセブンイレブンに行きます。

 

セブンイレブンのマルチコピー機のメニューで「プリント」を押します。

そのあとに「ネットプリント」を選択します。

あとは8ケタの予約番号を打ち込んで「確認」を押します。

 

A4サイズの白黒の用紙は1枚20円です。

支払いは現金かnanacoで支払いも可能です。

そして印刷します。

 

印刷後はマルチコピー機の画面を、最初のメニュー画面に戻しておきましょう。

これで完成です。

Googleドキュメントを使えば添え状の作成や文章の手直しも簡単です。

それに一度パソコンなどで送付状のファイルを作ってしまえば、あとはコンビニやネットカフェなどで印刷すれば何枚でも簡単に作成できます。

以上ですが、添え状の作成する際の参考にしてください。

内定
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このブログを書いている人

東京のとある企業で人事担当の仕事をしております。

応募者の面接担当を受け持つこともありますが、私自身もこれまで3度の転職経験があります。

応募する側と採用する側の両方の経験がありますので、それを生かしてこのブログでは転職希望者や新卒者に向けた情報を提供していきます。

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