卒業証明書・内定承諾書・健康診断書を郵送するときの添え状の作り方

内定

就職・転職活動の時は、

「卒業証明書」

「内定承諾書」

「成績証明書」

「健康診断書」

などの書類を封筒に入れて企業宛に郵送することがあります。

 

そのときに添え状(送付状)を同封するか迷うこともありますよね。

ここでは「上の書類を郵送するのに添え状が必要なのかどうか?」と「添え状のつくり方」を紹介していきます。

書類を郵送する際の参考にしてください。

 

書類を郵送するときに添え状は必要なのか?

「内定承諾書」「卒業証明書」「成績証明書」「健康診断書」などは企業宛に提出する重要な書類ですが、郵送するときは添え状も書いた方がいいのか?

 

結論から言うと、封筒に添え状を入れなくても大丈夫です。

添え状はそれほど重要ではありません。

封筒に添え状が入っていなくても採用担当者は気にしませんので、必要な書類だけを封筒に入れて郵送してもOKです。

私の会社でも添え状を入れてくる応募者は半分ぐらいですし、添え状が入ってなくても気にはしません。

書類一枚のために、わざわざ作るのも面倒ですよね。

 

添え状が入ってなかったために選考で不利になったり、内定取り消しになるようなことはありません。

必要な書類のみを封筒に入れて郵送しましょう。

ただ「添え状を同封したい!」という方のために、ここから先はパソコンを使った簡単な添え状のつくり方を紹介していきます。

 

パソコンで送付状をつくる方法

送付状の書面は一応の体裁がととのっていれば、それでいいと思います。

書式や文章などにこだわる必要はなく、ある程度のかたちが出来上がれば、それでOKとしましょう。

時間をかけて自分で文章を考えるものではないのです。

 

作り方としては、就職・転職活動の対策本やネットから、送付状の例文をマネして作るのが一番簡単でおすすめです。

送付状はほかの応募者と同じような書式や文面でもいいのです。

そして、いろんなことを書き込んで文字数を多くするより、わかりやすいシンプルな文面のほうが読む側も読みやすいです。

 

Googleドキュメントで添え状を作成する

Word(ワード)を使って添え状をつくる方が多いと思いますが、ここでは「Googleドキュメント」を使って作成する方法を説明します。

Googleドキュメントは、Googleが無料で提供しているアプリで、ブラウザ上で文章の作成ができます。

操作方法もWordとほとんど同じですし、Googleアカウントがあれば無料で利用できるので便利ですよ。

 

Googleアカウントをお持ちでない方はこちらで登録してください。

ここからはパソコンでGoogleドキュメントを使って添え状を作成する手順を説明していきます。

パソコンがない方はネットカフェのパソコンで作ってみてください。

ネットカフェはパソコンとプリンターがありますので添え状はすぐに作成できます。

 

まずグーグルのサイトに行きます。

そして右上の□の「Googleアプリ」から「ドキュメント」を選択します。

そしてGoogleアカウントでログインした後は、Googleドキュメントが開きます。

下の「空白」をクリックすると新しい書類が作成できるようになります。

そして左上の「無題のドキュメント」は「添え状」と入れておきましょう。

 

Googleドキュメントの使い方

Googleドキュメントを使うときの注意点を上げていきます。

Googleドキュメントに記載した文字は、すぐに自動保存されます。

そのためWordのような「保存ボタン」はありません。

作成したファイルを別にして保存したいときは「ファイル」→「コピー作成」で名前を変更して保存してください。

 

Googleドキュメントの左上にある「青いファイル」をクリックするとホームに戻ります。

その後は右上からほかのGoogleアプリを選んだり、Googleアカウントからログアウトすることができます。

 

ひとつ前の作業に戻るときはキーボードの「Ctrl」キーを押しながら「Z」キーを押すと戻ります。

左上の「編集」から「元に戻す」でも同じですが、作業中に何かミスをしたときは「Ctrl」+「Z」で元に戻りますよ。

文字が小さいと思ったときはフォントサイズを変えてみましょう。

 

またGoogleアカウントがあればパソコンのほかにスマホやタブレットでもGoogleドキュメントにログインして書類を作成したり編集ができます。

スマホでGoogleドキュメントを使って送付状をつくることもできますし、ネットカフェなどの自宅以外のパソコンでもGoogleドキュメントは利用できます。

ぜひためしてみてください。

 

添え状の例文

これは私がGoogleドキュメントで作成した添え状です。

このような感じで作ってみましょう。

 

文章の作成の仕方

送付状を作成する方法を紹介していきます。

最初は下のように「左揃え」で文章をひととおり書いていきましょう。

読みやすいように「文字の大きさ(フォントサイズ)」も変えて、文章全体が枠内に収まるように調整してみてください。

「〒」←「ゆうびん」で変換できます。

 

Googleドキュメントの上のメニューバーには、下のボタンがあります。

これは「左揃え」「中央揃え」「右揃え」で、文章を左に寄せたり、中央にそろえたり、右に寄せたりすることができます。

マウスで文章を選択した部分や、カーソルが置いてある行を「左」「中央」「右」に移動させることができます。

このボタンを使って文章を整えましょう。

 

記載内容の説明

 

添え状の書き方は、上から、

1.提出日の日付
2.宛先・部署名・担当者名
3.自分の郵便番号・住所・電話番号・氏名
4.あいさつ文
5.添付書類

を書きます。

それぞれの番号ごとに説明していきます。

 

1.日付は書類の提出日を記載します。(右揃え)

ここでは和暦で記載しましたが、西暦でもかまいません。

2.宛先は正式の会社名を書きましょう。(左揃え)

「〇〇〇〇株式会社」と「株式会社〇〇〇〇」は違う会社になるので気をつけてください。

あとは「会社の部署名」と「採用担当者名」を書きます。

「採用担当者名」がわからない場合は、氏名のところは「採用ご担当者様」と記載しておきましょう。

3.送付者である自分の郵便番号・住所・電話番号・氏名を書きます。(右揃え)

 

4.あいさつ文はこのようにしました。

書類送付のお知らせ(←中央揃え)

前略、いつもお世話になっております。
貴社より提出のご指示がございました書類一式を同封いたしました。
ご査収のほど、よろしくお願い致します。(ここまで左揃え)

草々(←右揃え)

仕事でよく使われるビジネス定型文で文章をつくってみました。

この文章はコピーアンドペーストして使ってください(←〇〇揃えと書いてあるカッコは消して使ってください)。

 

5.最初に「記」と「添付書類」を記載します。(中央揃え)

そして封筒の中に入れる書類名と枚数を書きます。(中央揃え)

例えば送付する書類が「卒業証明書」だけのときは、「卒業証明書 1通」とだけ書いておきましょう。

最後に「以上」と書きます。(右揃え)

ここまですべて書き終えたら、あとは用紙に印刷をします。

 

プリンターがないときの用紙への印刷の仕方

自宅にパソコンにつながったプリンターがあるときは、Googleドキュメントの左上にある「プリンターの絵」をクリックすれば送付状を用紙に印刷できます。

プリンターがないときは、コンビニのマルチコピー機を使って用紙に印刷しましょう。

 

ファミリーマートやローソンでも印刷はできますが、ここでは「セブンイレブンのネットプリント」での印刷の仕方を紹介します。

ネットプリントを使用するときは、Googleドキュメントで作成した添え状のファイルをPDF形式で保存する必要があります。

左上の「ファイル」から「印刷」を選択します。

印刷のプレビュー画面が出てきます。

右上の「送信先:PDFに保存」を選択して、「保存」をクリックします。

ファイル名「送付状」でパソコンのデスクトップに保存しましょう。

 

ネットプリントとコンビニでの操作方法

そしてネットプリントのサイトに行きます。

右の「ユーザー登録なしでプリントする」をクリックします。

次のページで「今すぐファイル登録」をクリック。

次のページで「利用規約および個人情報の取扱いに同意する」にチェックを入れて「利用を開始する」をクリック。

 

「ファイルの新規登録」で「普通紙にプリント」をクリック。

青色の「参照」をクリックして作成した「添え状.pdf」を選択すると上の赤い四角のように表示されます。

用紙サイズは「A4」、カラーモードは「白黒」を選択して「登録する」をクリックします。

 

それで8ケタのプリント予約番号が出てきます。

プリント予約番号をスマホのカメラで撮影するかメモをしておきます。

「メール通知」でメールアドレスにプリント予約番号を送信することもできます。

そして近所にあるセブンイレブンに行きます。

 

セブンイレブンのマルチコピー機のメニューで「プリント」を押します。

そのあとに「ネットプリント」を選択します。

あとは8ケタの予約番号を打ち込んで「確認」を押します。

A4サイズの白黒の用紙は1枚20円です。

支払いは現金かnanacoで支払いも可能です。

そして印刷します。

これで完成です。

印刷後はマルチコピー機の画面を、最初のメニュー画面に戻しておきましょう。

 

Googleドキュメントを使えば添え状の作成や文章の手直しも簡単です。

それに一度パソコンなどで添え状のファイルを作ってしまえば、あとはコンビニやネットカフェなどで印刷すれば何枚でも簡単に作成できます。

以上ですが、添え状の作成する際の参考にしてください。

内定
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このブログを書いている人

東京のとある企業で人事担当の仕事をしております。

応募者の面接担当を受け持つこともありますが、私自身もこれまで3度の転職経験があります。

応募する側と採用する側の両方の経験がありますので、それを生かしてこのブログでは転職希望者や新卒者に向けた情報を提供していきます。

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