「Gmail」送信メールの作成の仕方【スマホ・PC】

電話メール

新卒の就職活動や転職活動ではメールを利用することも多いと思います。

ここでは「Gmail」のメール文章の作り方や送信の仕方を紹介していきます。

 

また就活や転職活動で「Gmailをおすすめする理由」は下の記事をごらんください。

 

「Gmail」の送信メールのつくり方

メール文章の作り方は、

パソコンの場合は、Gmailを開いて左上の「作成」をクリックします。

スマホの場合は、Gmailアプリを開いて右下にある丸の画像をタップします。

 

下はパソコンの画面ですが、「新規メッセージ」という送信メールの画面が出てきます。

 

スマホでも同じような画面が出てきます。

「To」欄に宛先のメールアドレスを入力します。

「Cc」と「Bcc」は企業へ送信するだけなので、とりあえず使うことはないです。

 

メールの「件名」を入力します。

その下の大きなスペースにメッセージ(本文)を入力します。

 

「件名」はかならず書く

メールの「件名」はかならず書きましょう。

件名が書いてなくてもメールは送信できるのですが、件名が書いてないと、どんな内容のメールなのかわかりません。

 

(件名なし)だと「いたずらのメール?」と思われてしまい、メールの内容を見てもらえないこともあります。

企業にはメールがたくさん届きますので、わかりやすいように件名は必ず書いておきましょう。

 

件名は本文の内容を要約したものでいいのです。

例えば「会社説明会への出席通知」「エントリーシートの提出」「面接日程の件」などにしましょう。

件名を見て本文の内容が一目でわかるようにすると、受け取るほうも分かりやすいです。

 

本文の書き方

件名の下の大きなスペースにメッセージ(本文)を書きます。

 

本文の書き方としては、例えば、面接日時を選んで企業に伝えるときに、

「○○(自分の名前)です。面接は10日の13時でお願いします」

と一文だけ本文に書いて送っても間違いではないのですが…

 

そのメールを受け取った側からすると「マナーがなっていない」と思ってしまいます。

本文に用件だけしか書いてないメールはけっこう多いです。

 

必要なことだけを伝えるのではなく、メールにも書き方の形式やマナーがありますので、それをおさえておきましょう。

 

就職・転職活動のときのメールの本文は、文頭から

「宛先の会社名」

「会社の採用担当者名」

「自分の学校名と名前」

「用件」

「署名」

を書いていきます。

 

最初に「宛先の会社名」を書きます。

会社名は「株式会社」まで書きましょう。

また「株式会社 ○○」「○○株式会社」と、社名が右か左のどちらかになりますので間違えないようにしてください。

 

会社名の下に「採用担当○○様」と書きます。

企業の採用担当者の名前がわからないときは「採用担当者様」と書いておきましょう。

 

そして自分の名前を名乗ります。

学生は「学校名」と「自分の名前」を書きます。

社会人は「自分の名前」だけ書いておきます。

 

そのあとに「用件」を記載します。

本文の最後に「署名(しょめい)」をつけます。

 

署名の設定の仕方

メールの本文の最後には署名を入れておきましょう。

自分の学校名や名前は最初に名乗っているし、メールアドレスもわざわざ書く必要もないのですが…

署名はメールを送信する相手に、わかりやすさと安心感を与えるためのマナーとして根付いています。

 

「メールには絶対に署名を入れないといけない」というわけではありません。

署名がなくてもかまわないのですが、就職・転職活動のときはマナーとして、簡単でいいので署名を入れておきましょう。

 

Gmailの署名の設定の仕方は、こちらを参考にしてください。

パソコン

Android

iPhoneとiPad

署名の内容は「自分の名前(ふりがな)」「学校名」「電話番号」「メールアドレス」などが一般的です。

ただ記載する内容は上の4つと決まっているわけではありません。

 

社会人は学校名を書く必要はないですし、「電話番号は書きたくない」と思ったら記入しなくてもいいです。

そのときは「自分の名前(ふりがな)」と「メールアドレス」だけにしておきましょう。

署名の例としては、

————————————-

〇〇〇〇(〇〇〇〇)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
携帯電話:〇〇-〇〇-〇〇
e-mail:〇〇〇〇

————————————-

となります。

 

あとはハイフンなどの記号を使って線を引いてほかのメッセージと区切るのが一般的です。

Gmailの署名に設定すると、新規メッセージを作成するときに、自動的に署名が入ります。

 

送信メールの例文

送信メールの例文は、

件名:面接日程の件

本文:

○○株式会社
採用担当○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○と申します。

面接日程のご連絡ありがとうございます。
それでは○月○日(○)○時に貴社にお伺いします。
当日は何卒よろしくお願い致します。

————————————-

〇〇〇〇(〇〇〇〇)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
携帯電話:〇〇-〇〇-〇〇
e-mail:〇〇〇〇

————————————-

このように書いてみましょう。

 

メールの送信の仕方

メールの内容を入力して、メールを送信するときは…

 

パソコンの場合は、ページ下部にある 「送信」 をクリックするとメールを送信できます。

スマホの場合は、右上にある▶の送信アイコンをタップするとメールを送信できます。

送信したメールは「送信済み」で確認できますよ。

 

メールを送信する時間は、24時間いつでもかまいません。

夜遅くにプライベートのメールアドレス宛に送信すると、相手のスマホの着信音が鳴ってしまい寝ているところを邪魔してしまいますが…

企業宛のメールなら深夜に送っても問題はないです。

 

企業宛のメールは企業のパソコンのメールに届きますので、寝ているところを邪魔するわけではありません。

また土曜日や日曜日や祝日などの休日にメールを送信しても大丈夫です。

企業の採用担当者は朝に出社した時に自分のパソコンに届いているメールをチェックします。

 

もちろん平日昼間の採用担当者が仕事中のときにメールを送ってもOKです。

送信メールを完成させたら、忘れないうちに送信しておきましょう。

 

以上になりますが、Gmailを利用するときの参考にしてください。

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このブログを書いている人

東京のとある企業で人事担当の仕事をしております。

応募者の面接担当を受け持つこともありますが、私自身もこれまで3度の転職経験があります。

応募する側と採用する側の両方の経験がありますので、それを生かしてこのブログでは転職希望者や新卒者に向けた情報を提供していきます。

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